MS Access 2003 - Bài 2: Sử dụng môi trường Access

Allen WyAtt

Trước khi làm việc với Access, bạn cần khởi động chương trình. Khởi động Access có nhiều cách giống như khởi động các chương trình Windows khác. Đầu tiên, kích chuột vào menu Start, sau đó chọn Programs. Cách này sẽ hiển thị tất cả các chương trình đã được cài đặt trong hệ thống. Sau đó chọn Microsoft Access từ menu Programs. Ngay lúc đó, bạn sẽ thấy một thông báo “Welcome to Access”. Tại phía dưới củamàn hình, bạn có thể thấy thanh trạng thái hiển thị những gì xảy ra trong khi Access đang tải.

Khi Access đã được khởi động, bạn sẽ thấy một hộp thoại hỏi muốn tạo một cơ sở dữ liệu mới (Create a new database) hay mở một cơ sở dữ liệu có sẵn (Open an existing file), Hình 1.

Hình 1: Bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu mới hoặc mở một cơ sở dữ liệu có sẵn

Trong các bài sau bạn sẽ học cách để tạo một cơ sở dữ liệu từ đầu. Hầu hết, bạn làm việc với cơ sở dữ liệu đó lặp đi lặp lại bởi vậy phía dưới của hộp thoại liệt kê danh sách 9 cơ sở dữ liệu gần nhất đã mở, cùng với lựa chọn More Files.

Để thấy được cách Access làm việc, hãy mở một cơ sở dư liệu mẫu bằng Access. Để làm được việc này, kích chuột vào lựa chọn More Files ở phía bên dưới hộp thoại, sau đó kích OK. Access hiển thị hộp thoại Open, hình 2

Hình 2: Hộp thoại Open

Hộp thoai Open trông khá quen thuộc với bạn. Nó giống như hộp thoại sử dụng để mở các tài liệu trong mọi chương trình. Tất cả những thứ cần làm là phải chắc rằng chọn đúng ổ đĩa và thư mục, sau đó lựa chọn file bạn muốn mở. Thư mục con chứa các file cơ sở dữ liệu mẫu sẽ nằm trong thư mục cài đặt Office trên ổ đĩa chính. Nếu bạn cần trợ giúp ở ngoài nơi những cơ sở dữ liệu mẫu được định vị, bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm trong Windows để tìm ra file Northwind.mdb.

Xác định vị trí và file cần mở trong hộp thoại Open, tiếp đó kích chuột vào nút Open. Ngay lúc đó, cửa sổ chương trình Access xuất hiện như hình 3.

Hình 3: Cửa sổ chương trình Microsoft Access

Trong cửa sổ chương trình Access, có một số mục chọn bạn nên chú ý. Mục đầu tiên là menu bar, được đặt tại phía trên cửa sổ Access. Khi làm việc, các menu dùng được có thể thay đổi phụ thuộc vào việc bạn đang thao tác với thành phần nào. Mục thứ hai là toolbar, hiển thị bên dưới thanh menu. Biểu tượng Toolbar cho bạn thực hiện các thao tác phổ biến dễ dàng và nhanh hơn.

Cửa sổ Cơ sở dữ liệu

Một trong những phần quan trọng trong môi trường Access là cửa sổ Database (Hình 3). Bạn sẽ thấy cửa sổ Database mỗi khi tạo hoặc tải một tệp cơ sở dữ liệu (chỉ làm việc được trên 1 cửa sổ). Như trong phần đầu tiên giới thiệu, bạn đã biết cơ sở dữ liệu chứa các bảng, biểu mẫu, truy vấn, báo cáo, và các đối tượng khác. Cửa sổ Database cho phép bạn chọn vùng cơ sở dữ liệu để làm việc. Phía bên trái cửa sổ là một loạt các nút cho biết loại đối tượng theo dõi cơ sở dữ liệu. Khi kích chuột vào một trong những nút đó, Access đưa ra danh sách các đối tượng. Ví dụ, nếu bạn nhìn vào cửa sổ Database hình 3, sẽ thấy danh sách các bảng có sẵn trong cơ sở dữ liệu Northwind. Khi bạn kích chuột vào nút Form thì sẽ thấy danh sách các biểu mẫu sẵn có (hình 4)

Hình 4: Form hiển thị các biểu mẫu có sẵn trong cơ sở dữ liệu

Tìm hiểu về Wizard

Access là một công cụ rất mạnh mẽ, nó giúp bạn có thể quản lý dữ liệu gần như theo cách mà bạn đã tưởng tượng ra. Với nhiều chương trình cơ sơ dữ liệu, bạn cần hiểu những lệnh phức tạp để sử dụng các tính năng đó. Điều đó là không đúng đối với nhiều tính năng trong Access. Để khắc phục được vấn đề này, Access sử dụng một loạt Wizard để từng bước hoàn thành các thao tác. Bạn có thể gọi các Wizard này bằng cách chọn các công cụ từ nhiều thanh công cụ khác nhau, cũng có thể chọn từ các menu ở trong cửa sổ cơ sở dữ liệu. Ví dụ, khi tạo một bảng mới trong cơ sở dữ liệu, chỉ cần kích đúp chuột vào Create Table By Using Wizard, nó sẽ hiện ra cửa sổ cơ sở dữ liệu như hình 3. Sau đó bước đầu tiên là Access khởi động Wizard (hình 5).

Hình 5: Ví dụ về Wizard

Bạn làm việc thông qua Wizard bằng cách trả lời những câu hỏi trong hộp thoại hoặc lựa chọn từ những thông tin được đưa ra. Thực hiện từng từng bước bằng cách kích chuột vào nút điều khiển ở phía trên mỗi hộp thoại.

Access cung cấp Wizard để giúp tạo cơ sở dữ liệu, các bảng, biểu mẫu, truy vấn, báo cáo và biểu đồ. Sử dụng Wizrad tạo các đối tượng trong biểu mẫu, báo cáo, thiết kế các nhãn và đưa ra thông tin. Thực tế, Wizard thực hiện các thao tác rất dễ dàng nên chúng được dùng trong suốt loạt bài này. Có rất nhiều phần bạn làm phải dựa vào Wizard.

Khai thác sự trợ giúp

Access cung cấp khá nhiều trợ giúp mà bạn có thể dùng bất kỳ lúc nào, có ba cách trợ giúp chính:

Office Assistant
Hệ thống trợ giúp trực tuyến
ToolTips

Cách trợ giúp đơn giản nhất trong Access là ấn phím F1, nó sẽ hiển thị Office Assitant, đó là một hình ảnh hướng dẫn giúp bạn tìm ra câu trả lời cho những vấn đề cần thiết. Thường sử dụng Office Assitant khi có một thao tác cần thực hiện. Tính năng này giúp bạn trong suốt các thao tác để hoàn thành công việc. Nếu trong một vài trường hợp vì lý do gì đó, Office Assitant không xuất hiện khi ấn phím F1, bạn có thể gọi trợ giúp bằng cách chọn Show the Office Assistant từ menu Help.

Nếu muốn đăng nhập vào hệ thống trợ giúp trong Access, sử dụng menu Help luôn sẵn có ở mọi lúc. Bạn có thể tuy nhập vào hệ thống Help bằng cách kích chuột vào nút Microsoft Access Help phía bên phải trên thanh công cụ, nó có hình dấu hỏi.

Tính năng trợ giúp khác trong Access là context-sensitive help. Bắt đầu tính năng này bằng cách chọn What's This từ menu trợ giúp. Khi dùng trợ giúp này và kích chuột vào tùy chọn khác trong môi trường Access, hệ thống trợ giúp hiển thị nhiều thông tin sẵn có trong chủ đề cần trợ giúp. Ví dụ, khi bạn chọn What’s This và sau đó kích chuột vào một thanh công cụ trên Toolbar, bạn sẽ thấy thông tin chi tiết về công cụ đó. Context-sensitive help là tính năng rất mạnh mẽ có thể sử dụng để trợ giúp tức thời.

Một tính năng nữa của Access là ToolTips. Những lời khuyên này hiển thị mọi nơi mà bạn chỏ chuột phía trên một công cụ lên toolbar. Ví dụ, Access hiển thị Tooltip như hình 6 nếu bạn di chuyển chuột lên trên công cụ hình cái kéo. Hộp nhỏ màu vàng xuất hiện phía dưới con trỏ cho biết mục đích của công cụ.

Hình 6: ToolTips giúp bạn hiểu được mục đích của các công cụ