MS Access 2003 - Bài 33: Tạo Mailing Labels (nhãn thư)

MOD

Trong phần trước, bạn đã tìm hiểu về Lable Wizard mà bạn có thể sử dụng để tạo các nhãn thư tín. Mailing labels cần thiết trong mọi doanh nghiệp. Giả sử bạn có cơ sở dữ liệu Customer.mdb, bạn có thể bắt đầu quy trình tạo nhãn thư tín bằng cách chọn Report từ thực đơn Insert hoặc kích nút Report ở ngay cửa sổ Database. Hộp thoại New Report xuất hiện như hình 1

Hình 1: Hộp thoại New Report

Sử dụng danh sách xổ xuống phía dưới hộp thoại để chọn bảng Business Customers làm nguồn dữ liệu. Khi hoàn thành việc này, chọn Lable Wizard và kích chuột vào nút OK. Access hiển thị bước đầu tiên trong Label Wizard như hình 2

Hình 2: Chọn một loại nhãn

Bước đầu tiên trong việc tạo các label là xác định loại label bạn muốn dùng. Thật may là Access rất dễ dàng để xác định một loại label. Trong khi có rất nhiều các lable khác nhau hiện hữu trên thị trường, kỹ nghệ tiêu chuẩn cho các loại label khác nhau. Label Wizard hỗ trợ trên 650 loại label từ 13 hãng sản xuất khác nhau. Rất may là bạn có thể tìm được label cụ thể đã được xác định trước đó bởi Access

Để chọn một loại label, sử dụng 3 điều khiển ở giữa hộp thoại để lọc những label nào được hiển thị. 3 điều khiển đó như sau:

• Unit of Measure. Bạn có thể chọn English hoặc Metric. Sự chọn lựa của bạn sẽ quyết định những label nào được hiển thị trong danh sách

• Label Type. Bạn có thể chọn Sheet Feed hoặc Continuous. ( Sheet-feed được sử dụng cùng với máy in khi mà yêu cầu bạn điều khiển mỗi trang tính của label. Continuous được sử dụng khi máy in điều khiển cung cấp chất liệu cho máy). Sự lựa chọn của bạn quyết định những label nào được hiển thị trong danh sách.

• Filter by Manufacturer: Sử dụng danh sách xổ xuống này để cho biết ai tạo ra label của bạn. Chỉ các label được sản xuất bởi hãng sản xuất sẽ được liệt kê trong danh sách

Nếu bạn đang ở US, và không thấy hãng sản xuất được liệt kê, bạn chọn Avery. Phần lớn các hãng sản xuất lable có tiêu chuẩn giống như kích thước được hỗ trợ bởi Avery. Nếu không thể tìm thấy nhãn Avery, bạn có thể chuyển tới cột Dimensions trên hộp thoại để tìm hiểu label bạn muốn sử dụng.

Chú ý: nếu không thể tìm thấy label bạn muốn hoặc một label tương ứng, bạn có thể kích chuột vào nút Customize để cho biết loại label cụ thể bạn đang sử dụng.

Trong ví dụ này, bạn đang tạo label dạng chuẩn (1” x 4”). Đây là label Avery 5216. Những label này cho phép bạn in 6 dòng trên label và được thiết kế cho máy in laser, đây là một label chuẩn được sản xuất bởi nhiều đại lý khác. Minh họa cho ví dụ này, chọn ở mục Unit of Measure là English, Label type là Sheet Feed và hãng sản xuất là Avery. Sau đó chọn label 5216.

Chọn Fonts chữ và màu sắc

Kích chuột vào nút Next để cho biết bạn đã hoàn thành việc chọn loại label. Lúc này bạn đã sẵn sàng chọn font chữ và màu sắc. Access hiển thị hộp thoại như hình 3.

Hình 3: Chọn font chữ và màu sắc.

Font và kích thước mà Label Wizard đưa ra là Font chữ Arial và kích thước font chữ là 8, sử dụng font weight là light. Đây là một điểm có kích thước nhỏ hơn và bạn nên tăng nó thêm một chút nếu có thể. Dù có thay đổi kích thước font chữ hay không thì đều phụ thuộc vào loại máy in của bạn và các tính năng của nó. Minh họa cho ví dụ này, chúng ta không thay đổi kích thước font chữ, nhưng có thể thay đổi bất kỳ đặc tính khác mà bạn muốn. Ví dụ, bạn có thể thay đổi Font Weight thành Normal hoặc Bold. Trừ khi bạn có một máy in màu, nếu không thì không có ý nghĩa khi thay đổi Text Color.

Chọn nội dung Label

Sau khi đã xác định font chữ sử dụng, kích chuột vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại như hình 4.

Hình 4: Trình bày qua về nội dung label

Label Wizard cho phép bạn xác định cách bạn muốn label xuất hiện như thế nào. Phía bên trái hộp thoại, bạn có thể chọn các trường khác nhau từ bảng. Bạn cũng có thể nhập nội dung mà sẽ xuất hiện trên mọi label. Bạn muốn làm điều này thì phải chèn dấu cách, dấu phẩy, dấu gạch chân.

Sẽ chỉ có 6 dòng để làm việc, bạn cần phải dự tính cách muốn label xuất hiện. Label Wizard sẽ sử dụng hai dòng cho dấu cách ở phía trên và phía dưới mỗi label, do đó bạn chỉ còn 4 dòng để làm việc. Bạn biết rằng, tên công ty và địa chỉ sẽ mất 3 dòng. Điều này có nghĩa bạn chỉ còn một dòng. Nó phải có ích nếu bạn được sử dụng dòng trên cùng của label để hiển thị đề mục.

Để tạo một label theo dạng thức này, thực hiện các bước sau:

1. Trong hộp Prototype, nhập nội dung Your account number is. (Đừng quên thêm một dấu cách vào cuối nội dung. Dấu cách này sẽ ngăn cách nội dung từ trương mục hiện tại)

2. Chọn trường Account Number trong danh sách trường, sau đó kích chuột vào nút >. Thao tác này sẽ di chuyển số trương mục tới cuối dòng đầu tiên trong label. Bạn đã hoàn thành dòng đầu tiên.

3. Ấn phím ENTER để hoàn thành dòng đầu tiên và di chuyển tới dòng thứ hai của label.

4. Kích chuột vào trường Company Name trong danh sách trường, sau đó kích chuột vào nút >.

5. Ấn phím ENTER.

6. Kích chuột vào trường Address 1 trong danh sách trường, sau đó kích vào nút >

7. Ấn phím ENTER.

8. Kích chuột vào trường City trong danh sách và kích vào nút >.

9. Nhập một dấu phẩy

10. Kích chuột vào trường State trong danh sách, và kích vào nút >.

11. Nhập dấu cách thứ hai

12. Kích chuột vào trường Zip Code trong danh sách và chọn nút >.

Bạn đã hoàn thành việc thiết kế label, và nó sẽ xuất hiện như hình 5. Hãy dành một chút xem lại label để chắc chắn nó sẽ hiển thị đúng. Nếu không đúng, bạn có thể chọn dòng bạn muốn để thay đổi và ấn phím DEL để bỏ dòng. Sau đó có thể thiết lâp lại một cách đúng đắn.

Hình 5: Kết thúc label layout.

Sắp xếp Label

Khi đã vừa ý với lable layout, kích chuột vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại như hình 6.

Hình 6: Chọn sắp xếp theo thứ tự.

Thường thì bạn muốn sắp xếp label theo Zip code, nhưng có thể sử dụng bất kỳ trường nào mà bạn muốn. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ sắp xếp với hai mức độ: đầu tiên là theo Zip code và sau đó là theo company name. Để làm điều này, chọn mỗi trường trong những trường này theo thứ tự, sau đó kích nút >. Cả hai trường sẽ xuất hiện phía bên phải hộp thoại.

Kết thúc Label

Bạn đã thực sự hoàn thành label của mình. Kích chuột vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại như hình 7.

Hình 7: Kết thúc label

Không có gì là bạn cần để thay đổi trong hộp thoại này. Kích chuột vào nút Finish và Access hiển thị một chế độ xem trước khi in. Hình 8 hiển thị những gì chúng ta thấy.

Hình 8: Chế độ xem trước khi in cho label