MS Access 2003 - Bài 19: Lọc dữ liệu

Trong phần trước, bạn đã học cách sử dụng cửa sổ Filter để thực hiện sắp xếp phức tạp. Bạn có thể sử dụng cửa sổ Filter để lọc dữ liệu. Một filter cho phép bạn giới hạn các bản ghi để xem. Việc lọc dữ liệu không làm mất các bản ghi, nó chỉ cho phép xác định những bản ghi nào bạn muốn Access hiển thị.

Khi xác định một filter, bạn chỉ định tiêu chuẩn mà dữ liệu cần có trước khi Access hiển thị nó. Ví dụ, một filter liệt kê các bản ghi về công nhân sống ở New York.

Access chỉ hiển thị những bản ghi phù hợp với tiêu chuẩn filter đưa ra. Thực tế, khi tạo một tập hợp con dữ liệu, bạn có thể làm việc với tập hợp dữ liệu đó như thể nó là một bảng: bạn có thể thêm, xóa các bản ghi và thực hiện các thay đổi như mong muốn. Accees sẽ cập nhật bảng gốc để cho thấy mỗi sự thay đổi mà bạn đã thực hiện.

Sử dụng filter để quản lý dữ liệu dễ dàng hơn. Ví dụ, giả sử bạn đang làm việc với một danh sách các khách hàng, và cần thay thế một trong số những người đại diện bán hàng. Lúc này bạn phải cập nhật bảng khách hàng để có một người đại diện mới.

Bạn có thể sử dụng chức năng Replace (được miêu tả ở chương 2, “Học Access trong 1 giờ”), nhưng thay vào đó bạn muốn tạo một filter để có thể xem lại các khách hàng trước khi thật sự muốn thay thế họ. Trong trường hợp này, filter giới hạn các bản ghi mà Access chỉ hiển thị gồm đại diện người bán hàng cũ. Trong hầu hết các trường hợp, đó là cách dễ dàng để làm việc với bảng nhỏ hơn là với toàn bộ bảng khách hàng.

Tạo một Filter

Để tạo một filter, bạn cần làm việc với cửa sổ Filter. Kích chuột vào tùy chọn Filter từ thực đơn Records, sau đó chọn Advanced Filter/Sort từ trình đơn phụ. Access hiển thị cửa sổ Filter như hình 1.

Hình 1: Cửa sổ Filter

Để tạo một filter, tất cả nhưng gì cần làm là đặt một trường và chỉ rõ tiêu chuẩn bạn muốn áp dụng cho trường. Nếu muốn, bạn cũng có thể xác định cách sắp xếp cho trường. (Theo cách đó, bạn vừa sắp xếp và lọc dữ liệu cùng một lúc.)

Ví dụ, giả sử bạn có một bảng chứa các bản ghi về bản kiểm kê (bảng Inventory) được hiển thị trong hình 1. Ở bảng này, một trong các trường được đặt tên là Supplier. Bạn sử dụng trường này để theo dõi người cung cấp một mục đặc biệt. Giả sử bạn cần xem mục nào được cung cấp bởi Allied Industries. Sử dụng filter, bạn có thể giới hạn các bản ghi mà Access hiển thị tới những bản ghi mà nhà cung cấp là Allied industries. Để tạo một filter, bạn thực hiện theo những bước sau:

1. Chọn Filter từ thực đơn Records, sau đó chọn Advanced Filter/Sort từ trình đơn phụ.

2. Trong cột đầu tiên của khung phía dưới cửa sổ, chọn trường Supplier.

3. Trong ô Criteria của cột, gõ dấu =, sau đó là cụm từ Allied Industries. Khi nhấn phím ENTER, cửa sổ Filter xuất hiện như hình 2. (Chú ý rằng Access tự động thêm dấu trích dẫn quanh tên nhà cung cấp)

Hình 2: Tạo một filter đơn giản

4. Kích chuột vào Apply Tilter trên thanh công cụ.

Access áp dụng các quy tắc lựa chọn (được chỉ rõ bằng filter) và hiển thị những bản ghi về Allied Industries. Kết quả đưa ra tập hợp con của bảng kiếm kê sẽ dễ dàng để làm việc hơn là toàn bộ bảng. Trong trường hợp này, filter của bạn chỉ dẫn Access xem xét mỗi bản ghi trong bảng và chỉ hiển thị các bản ghi về trường Supplier có chứa tên Allied Industries.

Loại bỏ một Filter

Thật không lấy làm lạ khi sử dụng một filter để nhanh chóng xem dữ liệu theo cách đặc biệt, và sau đó muôn loại bỏ bộ lọc để xem tất cả các bản ghi. Access thực hiện việc này rất dễ dàng và bạn có thể hoàn thành thao tác này sử dụng một trong hai cách thức khác nhau.

Cách thức thứ nhất (có lẽ là dễ nhất) là kéo thanh công cụ. Khi một filter được hoạt động, trên thanh công cụ có biểu tượng giống như hình cái phễu. Thực tế, có 3 công cụ chứa hình phễu, nhưng chỉ có một công cụ chứa hình phễu mà không có bất kỳ biểu tượng thêm nào khác và nó đang được chọn. Nếu bạn đưa con trỏ chuột lên công cụ đó, bạn sẽ thấy tên của nó là Remove Filter. Kích vào Remove Filter, khi đó tất cả các bản ghi sẽ xuất hiện trở lại, filter được gõ bỏ hoàn toàn.

Phương thức khác của việc gỡ bỏ một filter là sử dụng các thực đơn. Trên thực đơn Record là tùy chọn Remove Filter/Sort. Nếu bạn chọn tùy chọn này, tất cả các bản ghi được hiển thị trở lại.

Lưu một filter

Access chỉ giữ lại filter cho đến khi bạn đóng bảng lại. Do vậy, nếu đóng bảng và sau đó quyết định sử dụng filter lại, bạn sẽ cần tạo lại một filter từ scratch. Cách đó có thể gây chán và tốn thời gian.

Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể lưu filter như một query (truy vấn). Bạn sẽ học tất cả các truy vấn trong chương 6 “Sử dụng các truy vấn để xem xét dữ liệu”. Các Filter có liên quan tới truy vấn, mặc dù chúng không có nhiều tính năng hay sự linh hoạt. Khi các filter và truy vấn liên quan, Access cho phép bạn lưu giữ filter dưới tên một truy vấn. Để làm điều này, chắc chắn cửa sổ Filter đã hiển thị. Sau đó, chọn Save As Query từ thực đơn File hoặc kích chuột vào Save As Query trên thanh công cụ. Access hiển thị hộp thoại Save As Query như hình 3.

Hình 3: Hộp thoại Save As Query

Nhập tên mà bạn muốn để lưu filter. Tên có thể là bất kỳ tên nào mà bạn muốn. Ví dụ, nếu muốn lưu filter hiển thị các bảng kiếm kê cung cấp bởi Allied Industries, bạn có thể sử dụng tên Supplied by Allied Industries. Gõ tên và ấn ENTER hoặc kích chuột vào nút OK.

Để sử dụng lại filter, hiển thị cửa sổ Filter và lựa chọn Load From Query từ thực đơn File. Access hiển thị hộp thoại Applicable Filter như hình 4.

Hình 4: Hộp thoại Applicable Filter

Đánh dấu tên truy vấn mà bạn muốn nhập vào Filter và chọn OK. Access tải Filter. Bạn có thể sử dụng Filter hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi để lọc như bạn muốn.