MS Access 2003 - Bài 31: Tạo một Report

Để bắt đầu với Report Wizard, phải chắc chắn là tab Reports đã được chọn trong cửa sổ Database. Sau đó, kích đúp chuột vào Create Report By Using Wizard. Access hiển thị hộp thoại Report Wizard như hình 1.

Hình 1: Hộp thoại Report Wizard

Phía bên trái hộp thoại Report Wizard, bạn có thể sử dụng danh sách xổ xuống để xác định những nguồn nào mà Access nên dùng cho báo cáo mới này. Hãy nhớ là bạn có thể sử dụng cả dữ liệu nguồn là các bảng và truy vấn. Vì cơ sở dữ liệu My Friends chỉ có một bảng (bảng My Friends) và Access đã chọn nó cho bạn. Nếu bạn đang làm việc với một cơ sở dữ liệu đã chứa các bảng và truy vấn khác, bạn có thể sử dụng danh sách xổ xuống để thay đổi nguồn dữ liệu

Chọn lựa thông tin

Tại vị trí phía dưới bên trái hộp thoại là một danh sách của tất cả các trường đã được xác định trong việc chọn bảng hay truy vấn. Nếu bạn thay đổi nguồn dữ liệu từ danh sách, thì các trường hiện hữu cũng sẽ thay đổi. Bạn có thể sử dụng danh sách và các điều khiển ở phía bên phải danh sách, để cho biết trường nào bạn muốn có trong báo cáo đang tạo. Từ một báo cáo đơn giản này, bạn sử dụng các trường sau đây:

• Last Name
• First Name
• Address
• City
• State
• Zip Code
• Home Phone
• Work Phone

Để cho Access biết bạn muốn sử dụng một trường trong báo cáo, kích chuột vào tên trường (theo thứ tự hiển thị phía dưới đây) và kích chuột vào nút >. Access sẽ chuyển trường từ cột phía bên trái sang cột phía bên phải. Lặp lại quá trình này cho tới khi bạn lựa chọn và chuyển tất cả các trường đã liệt kê ở trên. Sau khi đã hoàn thành, kích chuột vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại như hình 2.

Hình 2: Chọn các trường để gộp nhóm.

Nhóm các thông tin

Bước tiếp theo là quyết định bạn muốn thông tin được nhóm lại theo thứ tự cụ thể nào. Gộp nhóm thường được thực hiện trong các báo cáo về tài chính, mặc dù nó không có nghĩa là giới hạn các báo cáo tài chính. Ví dụ, nếu bạn tạo một báo cáo hiển thị việc bán hàng cho một công ty, bạn muốn thông tin trong báo cáo được nhóm theo tháng, theo người bán hàng hoặc theo khu vực.

Tạo một báo cáo đơn giản dựa vào bảng My Friends, việc gộp nhóm có thể là không cần thiết. Để xem cách nó làm việc như thế nào, hãy nói rằng bạn có một số lượng lớn bạn bè trong cơ sở dữ liệu và muốn được nhóm lại theo trường State. Để thực hiện, chỉ cần chọn trường State ở phía bên trái hộp thoại và kích vào nút >. Hộp thoại Report Wizard thay đổi để hiển thị cách gộp nhóm như hình 3.

Hình 3: Gộp nhóm sẽ giúp bạn tổ chức đầu ra trong một báo cáo.

Chú ý rằng trường State được chuyển lên trên cùng của mẫu báo cáo và nút Group Options được hoạt động. Với một số loại báo cáo, bạn có thể thay đổi các tùy chọn nhóm. Làm như vậy sẽ cho phép bạn xác định cách Access nên phân tích trường mà bạn đang gộp nhóm. Trong trường hợp này, thay đổi tùy chọn gộp nhóm là không cần thiết.

Để tiến hành bước tiếp theo, kích chuột vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại như hình 4.

Hình 4: Chọn các trường để sắp xếp theo.

Sắp xếp thông tin cho báo cáo

Bây giờ, bạn cần quyết định thông tin trong báo cáo được sắp xếp như thế nào. Access cho phép bạn chỉ định tối đa 4 trường có thể sắp xếp. Trong phần lớn các trường hợp bạn chỉ sử dụng một hoặc 2 trường để sắp xếp. Nếu bạn tạo một danh sách bạn bè, và muốn tên của họ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Bạn nên chọn trường LastName và FirstName.

Sử dụng danh sách xổ xuống thứ nhất với việc sắp xếp để chọn trường LastName. Nếu muốn, bạn có thể kích chuột vào nút sắp xếp phía bên phải trường để cho biết Access nên sắp xếp trường theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Và bây giờ, bạn sử dụng danh sách xổ xuống thứ hai để chọn trường FirstName.

Khi đã hoàn thành việc chọn các trường để sắp xếp, bạn có thể kích chuột vào nút Next để tiến hành bước tiếp theo. Access hiển thị hộp thoại như hình 5.

Hình 5: Xác định layout cho báo cáo.

Xác định Report Layout

Sử dụng hộp thoại hình 5, bạn có thể biểu thị các tùy chọn khác nhau cho việc bố trí bản báo cáo. Các nút tùy chọn trong hộp thoại điều chỉnh các bố trí khác nhau. Cách tốt nhất để tìm hiểu cách mà bạn muốn dữ liệu xuất hiện là thử các nút khác nhau. Access sẽ thay đổi mẫu báo cáo để biểu thị thông tin.

Chú ý rằng, các điều chỉnh trong hộp thoại không thực hiện với nội dung, mà chỉ áp dụng với cách các báo cáo trình bày nội dung mà bạn đã chọn. Bên cạnh việc chọn một kiểu bố trí, hộp thoại cũng cho phép bạn chọn một sự định hướng cho báo cáo (đó là quay ngang hoặc quay dọc báo cáo). Theo các trường bao gồm trong báo cáo này, bạn chắc chắn chọn kiểu xoay ngang.

Bạn cũng có thể sử dụng hộp thoại này để chỉ ra Access nên giới hạn kích thước của mỗi trường ở đầu ra. Nếu hộp chọn Adjust (phía dưới hộp thoại) được chọn, Access có thể cắt bỏ một số dữ liệu. Nếu bạn bỏ qua hộp chọn này, dữ liệu không bị cắt bỏ nhưng nó có thể không nằm hết trên một dòng. Vì mục đích của báo cáo này, chấp nhận sự mặc định là cho phép điều chỉnh độ rộng cho cột. (Nhớ là bạn luôn có thể thay đổi report layout sau đó).

Khi hoàn thành, kích chuột vào nút Next để thực hiện hộp thoại tiếp theo (hình 6).

Hình 6: Chọn kiểu báo cáo.

Tại đây, bạn có thêm cơ hội để xác định cách bạn muốn nội dung sẽ xuất hiện như thế nào. Access cung cấp 6 kiểu đã được định nghĩa trước mà xác định các yếu tố báo cáo như font chữ, màu sắc, dòng, … Bạn có thể chọn lần lượt mỗi kiểu và xem báo cáo của bạn sẽ xuất hiện như thế nào trong hộp thoại. Chọn một kiểu và kích vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại cuối cùng như hình 7.

Hình 7: Kết thúc tạo báo cáo

Bạn đã gần hoàn thành xong việc định nghĩa báo cáo. Trong hộp thoại cuối, Access hỏi bạn về tiêu đề sử dụng cho báo cáo. Tiêu đề này được dùng trong hai vị trí: phía trên cùng của mỗi trang trong bản báo cáo được in, và khi lưu báo cáo thực trong cơ sở dữ liệu. Chú ý rằng, Wizard cung cấp cùng một tên như bảng đã được sử dụng. Trong trường hợp này thì đó là một tiêu đề phù hợp, do vậy bạn có thể dùng lại nó.

Lúc này bạn đã sẵn sàng để kích chuột vào nút Finish. Khi đó, Access sử dụng thuộc tính xem trước khi in để hiển thị cho bạn bản báo cáo sẽ được in ra như thế nào. Đây là cách có thể xem nếu bạn cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Hình 8 hiển thị báo cáo cuối cùng.

Hình 8: Báo cáo cuối cùng

Report Wizard đã tạo một báo cáo rất hay. Có vài thay đổi bạn có thể thực hiện (như thay đổi lề, độ rộng các trường) nhưng thay đổi toàn bộ báo cáo thì không nên. Ở chương 14, bạn sẽ học cách sử dụng cửa sổ thiết kế báo cáo và vì vậy bạn có thể tạo những báo cáo riêng từ sự hỗn tạp và thực hiện các thay đổi cho báo cáo.

Khi đã xem xong báo cáo, đóng cửa sổ xem trước khi in bằng cách kích chuột vào công cụ Close trên thanh công cụ hoặc kích vào biểu tượng Close (X) ở phía góc trên bên phải cửa sổ. Access chỉ hiển thị cửa sổ Design khi đã hoàn thành. Bạn có thể đóng cửa sổ thiết kế bằng cách kích chuột vào biểu tượng Close ở phía góc trên bên phải cửa sổ Design. Lúc này bạn đã hoàn thành bản báo cáo đầu tiên trong Access.