MS Access 2003 - Bài 8: Thay đổi thông tin trong bảng

Trong phần trước, bạn đã học cách sử dụng chế độ Datasheet view để nhập thông tin cho bảng. Chế độ Datasheet view cũng cho phép bạn sửa thông tin có sẵn nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể thực hiện theo những bước sau:

1. Lựa chọn trường muốn thay đổi.

2. Nhấn phím F2.

3. Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển qua nội dung trường, thực hiện thay đổi theo yêu cầu.

4. Nhấn một trong các phím điều hướng để Access lưu lại sự thay đổi và di chuyển tới trường khác.

Bạn có thể sử dụng chuột để soạn thảo nhanh hơn. Trong trường hợp này, nếu muốn thay đổi trong một trường, kích chuột vào trường đó. Sau đó thực hiện bước 3 và 4 ở phía trên.

Tìm thông tin

Nếu có nhiều bản ghi trong bảng, bạn sẽ nhận thấy là rất khó để tìm thấy một bản ghi cụ thể bằng bàn phím. Để giúp bạn nhanh chóng tìm ra bản ghi đó, Access cho phép bạn tìm để xác định dữ liệu như tên hay số điện thoại. Để tìm kiếm bảng cho dữ liệu cụ thể, lựa chọn Find từ menu Edit. Access hiển thị hộp thoại Find and Replace như hình 1.

Hình 1: Tab Find của hộp thoại Find and Replace.

Trong hộp Find What, bạn nhập dữ liệu muốn tìm kiếm vào đó. Có thể nhập nhiều từ vào trong hộp này như tên, số điện thoại hay tên thành phố. Bạn cũng có thể sử dụng các ký tự đại diện để mở rộng việc tìm kiếm. Ví dụ, bạn tìm kiếm số điện thoại đầu tiên có mã vùng là 212, hoặc thành phố có tên bắt đầu bằng chữ A. Access cung cấp một số lượng lớn các ký tự đại diện để bạn sử dụng trong việc tìm kiếm. Bảng 1 liệt kê các ký tự đại diện có sẵn.

Bảng 1: Các ký tự đại diện có thể sử dụng trong khi tìm kiếm.

Có thể bạn đã quen thuộc với khái niệm các dấu gộp. Hầu hết mọi người đều quen các ký tự đại diện như dấu sao (*) và dấu (?). Dấu (?) được sử dụng thay cho bất kỳ ký tự đơn nào. Dấu (*) sử dụng để đánh dấu số cho ký tự, và nó được sử dụng ở mọi nơi trong đặc tả tìm kiếm. Do vậy, để tìm kiếm những từ bắt đầu bằng từ br và kết thúc bằng ed, bạn sử dụng như sau: br*ed

Trong trường hợp này, sự tìm kiếm của bạn có thể cho kết quả phù hợp với từ breed, branded hay bruised. Nếu sử dụng dấu ngoặc, dấu chấm than (!), và dấu trừ (-) trong đặc tả, bạn có thể mở rộng tìm kiếm hơn. Dấu ngoặc cho phép bạn mở rộng một danh sách những ký tự được chấp nhận. Ví dụ, đặc tả của tìm kiếm từ bold và bond là: bo[ln]d

Bạn không thể tìm được từ Boyd bởi vì nó là ký tự không được chấp nhận.

Bạn có thể sử dụng dấu than để đảo ngược quá trình. Ví dụ, nếu muốn tìm nhiều từ không kể chữ cái l và n ở vị trí thứ 3, bạn sử dụng cách sau: bo[!ln]d

Lúc này, Access sẽ tìm thấy từ Boyd, nhưng không thấy từ bold hay bond

Sử dụng dấu trừ (-) để xác định phạm vi bao gồm các từ. Để minh họa trường hợp này, đặc tả sau sẽ tìm kiếm nhiều từ với chữ cái c tới n ở vị trí thứ 4: hea[c-n]*

Nếu sử dụng hộp Look In, kéo danh sách xổ xuống, bạn có thể chỉ rõ nơi tìm kiếm cần hướng dẫn. Có 2 lựa chọn sẵn có, đó là tìm trong trường hiện hành hoặc trong toàn bộ bảng. Rõ ràng, việc giới hạn tìm kiếm trong trường hiện thời cho kết quả nhanh hơn.

Bạn có thể sử dụng hộp thoại Find để xác định phần bảng muốn tìm kiếm. Nếu kích chuột vào mũi tên bên phải hộp Match, có thể chọn để tìm kiếm trong các vùng sau:

• Bất kỳ phần thuộc trường nào
• Tất cả trường
• Bắt đầu trường

Có thể xác định thêm việc tìm kiếm bằng cách kích chuột vào nút More. Kết quả này là việc mở rộng hộp thoại Find and Replace được hiển thị như trong hình 2

Hình 2: Mở rộng tab Find của hộp thoại Find and Replace

Vùng sẵn có của hộp thoại cho phép bạn xác định rõ mục đích trong đó việc tìm kiếm phải được hướng dẫn. Sử dụng mục Search kéo danh sách xổ xuống, bạn có thể chỉ định Up (lên trên) (về phía bắt đầu bảng), Down (xuống dưới) (phía cuối bảng), và All. Bạn cũng có thể giới hạn việc tìm kiếm bằng cách tích vào 2 hộp bên cạnh. Chúng có tác dụng cho phép Access tìm kiếm chính xác chữ hoa – chữ thường hay tìm kiếm theo định dạng.

Sau khi định rõ tiêu chuẩn tìm kiếm, kích chuột vào nút Find Next để hiển thị kết quả lần tìm kiếm đầu tiên. Nếu lần tìm kiếm đầu tiên không chứa dữ liệu cần tìm, tiếp tục tìm kiếm bằng cách kích chuột vào nút Find Next.

Thay thế thông tin

Khi làm việc với dữ liệu, sẽ có lúc bạn cần tìm một trường sao sau đó thay đổi nội dung của nó. Ví dụ, nếu một số điện thoại thay đổi, bạn sẽ cần tìm và cập nhật số điện thoại mới.

Tùy chọn Replace từ menu Edit có liên quan tới nút Find, nó cho phép bạn không chỉ tìm kiếm thông tin mà còn thay thế nó với thông tin khác. Để bắt đầu với nút Replace, chọn Replace từ menu Edit hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + H. Bạn sẽ thấy hộp thoại Find and Replace hiển thị như hình 3

Hình 3: Tab Replace của hộp thoại Find and Replace.

Lưu ý là hộp thoại Replace khá giống với hộp thoại Find hình 1. Trong hộp Find What, nhập dữ liệu bạn muốn tìm, có thể sử dụng giống như tìm kiếm (bao gồm các ký tự đại diện) ở phần trước. Trong hộp Replace With, nhập dữ liệu mới dùng để thay thế cho thông tin trong hộp Find What. Bạn không thể sử dụng các ký tự đại diện trong hộp Replace With

Sử dụng mục Look In trong danh sách xổ xuống, chỉ cho Access nơi bạn tìm kiếm (các trường hiện thời hoặc toàn bộ bảng). Mục Match trong danh sách thả xuống thực hiện chức năng giống như khi thực hiện việc tìm kiếm đơn giản. Kích chuột vào nút More hiển thị các nút điều khiển giống như trong hình 2.

Sau khi điền vào những thông tin thay thế đầy đủ, kích chuột vào Find Next để tìm kiếm kết quả đầu tiên trong chuỗi Find What. Khi Access định vị được một kết quả, nó sẽ hiển thị kết quả đó trên màn hình. Sau đó nếu bạn muốn thay thế kết quả đó, kích chuột vào nút Replace. Nếu không muốn thay đổi kết quả nào đó, bạn kích vào nút Find Next để bỏ qua và tiếp tục tìm kiếm đến kết quả tiếp theo. Nếu bạn chắc chắn muốn thay đổi tất cả dữ liệu cần tìm kiếm trong bảng mà không phải kích vào Replace nhiều lần, có thể kích vào Replace All. Khi đó Access sẽ tự động thay thế tất cả trong một bước.