6 loại file hữu ích hơn PDF bạn có thể upload lên ChatGPT

PDF đã trở thành lựa chọn mặc định cho câu hỏi "làm thế nào để đưa nội dung này vào ChatGPT", ngay cả khi file gốc vốn lưu giữ được cấu trúc hữu ích hơn nhiều. PDF được thiết kế chủ yếu để bảo toàn hình thức cố định của tài liệu. Mặc dù những file PDF được tạo bài bản có thể chứa tag và cấu trúc logic, nhưng quá trình xuất file thường biến bảng tính, bản trình chiếu và các file làm việc khác thành những trang tài liệu khó phân tích một cách chính xác. Các bảng có thể mất đi mối liên hệ rõ ràng giữa các cột, văn bản nhiều cột có thể bị đảo lộn thứ tự, và những công thức tính toán sẽ biến mất, chỉ còn lại giá trị hiển thị.

Trước khi upload lên một file PDF, nhiều người thường tự hỏi file gốc trông như thế nào trước khi được xuất ra định dạng đó. 6 định dạng dưới đây thường cung cấp cho ChatGPT dữ liệu tốt hơn để thực hiện các tác vụ mà chúng được thiết kế để xử lý.

CSV

Biến các hàng dữ liệu thành câu trả lời

CSV là lựa chọn hàng đầu khi công việc chỉ xoay quanh một bảng dữ liệu duy nhất và gọn gàng. ChatGPT hỗ trợ chính thức việc phân tích dữ liệu CSV, cho phép tóm tắt các cột, tìm xu hướng và những giá trị bất thường, thực hiện tính toán cũng như tạo biểu đồ. Công cụ này hoạt động hiệu quả nhất khi hàng đầu tiên chứa các tiêu đề mô tả và mỗi hàng tiếp theo đại diện cho một bản ghi dữ liệu.

CSV cũng thúc đẩy sự đơn giản hóa hữu ích. Hãy loại bỏ các dòng trống ngăn cách, tiêu đề gộp ô, những dòng tổng phụ nằm giữa dữ liệu và các bảng không liên quan trước khi xuất file. Bạn sẽ mất đi các công thức và nhiều trang tính, nhưng đổi lại sẽ có một file dữ liệu minh bạch và dễ dàng kiểm tra bằng bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào.

XLSX

Giữ nguyên cấu trúc toàn bộ workbook

File XLSX phát huy tối đa hiệu quả khi bảng tính là một file tổng hợp nhiều workbook thay vì chỉ đơn thuần là một bảng dữ liệu đơn lẻ. Giả sử, hãy tạo một file gồm các trang tính riêng biệt như Summary, Transactions và Labels, sau đó yêu cầu ChatGPT kiểm tra cấu trúc của nó. Hệ thống sẽ nhận diện được cả 3 trang tính và đọc được các giá trị tổng, trung bình và khoản chi lớn nhất từ ​​trang Summary. Việc giữ nguyên cấu trúc workbook là ưu điểm thực tế so với định dạng PDF. PDF có thể hiển thị các số liệu tương tự, nhưng nó loại bỏ ranh giới giữa các trang tính gốc và thường chuyển đổi công thức thành kết quả hiển thị tĩnh. Ngược lại, định dạng XLSX giữ các bảng dữ liệu liên quan cùng nhau trong workbook gốc.

OpenAI cũng khuyến nghị sử dụng bố cục bảng tính gọn gàng, tránh các bảng không liên quan, những hàng/cột trống ngăn cách hoặc hình ảnh chứa các giá trị cần thiết cho việc phân tích.

JSON

Giữ nguyên cấu trúc phân cấp (cây dữ liệu)

JSON rất hữu ích khi các thông tin quan trọng không thể sắp xếp gọn gàng theo dạng hàng và cột. Dữ liệu xuất từ ​​ứng dụng, phản hồi API, file cấu hình, bản ghi trình duyệt và nhật ký chẩn đoán thường chứa các đối tượng lồng nhau, trong đó mỗi trường dữ liệu mô tả mối quan hệ của nó với những phần còn lại. Cấu trúc này cho phép truy vấn dữ liệu xuất đồ sộ (ví dụ: từ Google Takeout) gần giống như cách truy vấn cơ sở dữ liệu.

Bạn không cần phải là lập trình viên mới có thể tận dụng lợi ích này. Bạn có thể yêu cầu ChatGPT giải thích một lược đồ (schema) lạ bằng ngôn ngữ thông thường, so sánh các đối tượng, liệt kê các trường còn thiếu hoặc chuyển đổi những thuộc tính đã chọn thành dạng bảng. Hãy kiểm tra tính hợp lệ của file gốc trước, vì chỉ cần thiếu dấu phẩy hoặc dấu ngoặc bị lỗi cũng có thể làm hỏng cấu trúc dữ liệu. Đối với các tác vụ tính toán, hãy nêu rõ những phép tính cần thực hiện và yêu cầu ChatGPT hiển thị phương pháp hoặc code để bạn có thể kiểm chứng kết quả.

DOCX

Cho phép tiếp tục chỉnh sửa bản nháp

Khi muốn ChatGPT xử lý nội dung văn bản thay vì chỉ tập trung vào bố cục trang, bạn hãy upload lên file Word. Định dạng DOCX rất hữu ích cho việc trích xuất tiêu đề, di chuyển các phần, tinh chỉnh đoạn văn, so sánh những bản nháp và thay đổi giọng văn mà vẫn giữ nguyên cấu trúc cơ bản của tài liệu. OpenAI liệt kê các tác vụ như so sánh tài liệu, viết lại, trích xuất thông tin và phân tích giọng văn vào nhóm những mục đích sử dụng chính cho tính năng upload file.

Việc upload lên file DOCX chủ yếu hữu ích cho việc xử lý nội dung văn bản hơn là bảo toàn mọi khía cạnh định dạng của Word. Đừng mặc định rằng các ghi chú, tính năng theo dõi thay đổi, kiểu chữ hay những đối tượng được nhúng sẽ luôn có sẵn dưới dạng dữ liệu đầu vào có thể sử dụng được. Theo hướng dẫn hiện tại của OpenAI, hình ảnh được nhúng trong tài liệu và bài thuyết trình không được hỗ trợ. Tuy nhiên, điều thú vị là ChatGPT vẫn đọc được một số dòng thông tin từ ảnh chụp màn hình trong tài liệu thử nghiệm, bao gồm code lỗi và thời gian đồng bộ gần nhất.

Bạn vẫn nên upload riêng các hình ảnh quan trọng nếu độ chính xác là yếu tố ưu tiên hàng đầu.

PPTX

Làm rõ mạch nội dung xuyên suốt các slide

Cấu trúc thực sự của một bài thuyết trình nằm ở thứ tự các slide, mật độ thông tin, các ý tưởng lặp lại và sự phát triển của nội dung từ việc nêu vấn đề đến khi đưa ra quyết định. Việc upload lên file PPTX gốc giúp bảo toàn cấu trúc slide nguyên bản thay vì chuyển đổi nó thành một chuỗi các trang văn bản thông thường.

Các file PPTX đặc biệt hữu ích trong việc phát hiện những slide chứa quá nhiều thông tin, thiếu các phần chuyển tiếp, những luận điểm lặp lại và các kết luận chưa đủ sức thuyết phục. Văn bản thường là nguồn dữ liệu đáng tin cậy nhất. Tuy nhiên, tương tự như ví dụ với file DOCX, ChatGPT cũng trích xuất được các thông tin dễ đọc từ ảnh chụp màn hình, bao gồm code lỗi, thời gian đồng bộ và thông tin chẩn đoán.

PNG

Hiển thị vấn đề ngay trên màn hình

Đôi khi, nguồn dữ liệu chính là bản thân màn hình hiển thị. Ảnh chụp màn hình định dạng PNG rất phù hợp để ghi lại thông báo lỗi, trang cài đặt, giao diện phần mềm, biểu đồ, biên lai hoặc bảng dữ liệu vốn chỉ tồn tại dưới dạng hình ảnh. Việc upload trực tiếp ảnh lên cho phép ChatGPT phân tích các pixel thay vì phải xử lý hình ảnh đã bị nhúng vào một file khác.

Khắc phục sự cố dựa trên thông báo lỗi là một trong những thủ thuật sử dụng ảnh chụp màn hình giúp ChatGPT trở nên hữu ích hơn nhiều. Vì vậy, tính năng này đã được thử nghiệm với một màn hình mô phỏng lỗi đồng bộ đám mây. ChatGPT đã nhận diện chính xác code lỗi, thời gian đồng bộ thành công gần nhất, mã định danh chẩn đoán và thậm chí cả số bản build nhỏ ở phía dưới cùng. Những thông tin chi tiết này đủ để biến ảnh chụp màn hình thành công cụ hỗ trợ khắc phục sự cố hiệu quả, đồng thời chuyển đổi dữ liệu trên màn hình thành một bản ghi chú hỗ trợ ngắn gọn mà không cần phải chép lại thủ công từng mục thông tin.