Những tính năng Word nâng cao giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn

Microsoft Word không chỉ là một phần mềm xử lý văn bản cơ bản; nó còn được tích hợp nhiều tính năng mạnh mẽ được thiết kế nhằm giúp việc viết và quản lý tài liệu của bạn trở nên mượt mà và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, nhiều người dùng chỉ khai thác bề nổi những gì Word thực sự có thể làm. Có rất nhiều tính năng ít được biết đến của Microsoft Word mà bạn nên biết nếu bạn muốn thực sự thành thạo với phần mềm này.

Ẩn ribbon và chế độ toàn màn hình

Bạn muốn sự tập trung tuyệt đối khi soạn thảo văn bản. Vì giao diện của Microsoft Word được tích hợp đầy đủ các tính năng, nên nó có thể hơi lộn xộn khi bạn chỉ muốn xem văn bản mà không bị phân tâm.

Để giảm thiểu sự phân tâm khi làm việc, bạn có thể ẩn Ribbon bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + F1. Ngoài ra, hãy nhấp vào biểu tượng Ribbon Display Options (mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của Ribbon) và chọn Show tabs only. Để có không gian làm việc gọn gàng hơn, hãy chọn tùy chọn Full-screen mode để ẩn cả Ribbon và các tab.

Tương tự, khi đọc hoặc xem lại tài liệu, bạn có thể nhấn Alt + W + F để bật Chế độ đọc của Word. Ở chế độ này, bạn có thể chạm đúp bằng ngón tay hoặc nhấp đúp bằng chuột để phóng to và làm cho đồ họa, chẳng hạn như bảng, biểu đồ và hình ảnh, lấp đầy màn hình.

Sắp xếp lại bằng Outline View

Phác thảo các ý chính và nhanh chóng hoàn thành bản thảo đầu tiên là cách chắc chắn để tăng năng suất xử lý văn bản. Với chế độ xem Outline, bạn có thể nhanh chóng điều hướng đến các cấp tiêu đề cụ thể trong một tài liệu dài, lập kế hoạch hiệu quả cho các phần chính trước khi viết nội dung và dễ dàng di chuyển các khối văn bản lớn.

Để truy cập, hãy vào tab View và nhấp vào Outline trong nhóm View. Thao tác này sẽ mở ra một thanh công cụ đặc biệt có tên là Outlining, với các điều khiển để nâng cấp hoặc hạ cấp văn bản đã chọn. Bạn có thể sử dụng các điều khiển để ẩn hoặc hiển thị văn bản đã chọn.

Tìm và sửa lỗi bằng Microsoft Editor

Khi nhắc đến ngữ pháp và chính tả, bạn không nhất thiết phải dựa vào các công cụ của bên thứ ba, vì Word bao gồm Microsoft Editor. Nó có thể kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả trong tài liệu của bạn, cũng như đưa ra các gợi ý làm nội dung rõ ràng và súc tích hơn.

Bạn có thể truy cập Microsoft Editor bằng cách nhấp vào nút Editor trong tab Home. Từ đó, bạn có thể xem lại các gợi ý trong bảng Editor và nhấp vào chúng để đưa nội dung mong muốn vào tài liệu của bạn.

Chuyển đổi bảng thành biểu đồ

Hãy lựa chọn: một bảng được định dạng gọn gàng với nhiều dữ liệu hay một biểu đồ được thiết kế đẹp mắt giúp bạn trực quan hóa dữ liệu đó? Mọi người thường lựa chọn cái sau.

Word giúp bạn dễ dàng chuyển đổi thông tin dạng bảng thành biểu đồ. Khi bạn không có quá nhiều dữ liệu dạng bảng, tốt nhất là tạo biểu đồ trong Word thay vì sử dụng Excel.

Để chuyển đổi bảng dữ liệu thành biểu đồ:

1. Nhấp vào tab Insert trên Ribbon.
2. Nhấp vào công cụ Object trong nhóm Text và chọn Object.
3. Từ danh sách Object Types, chọn Microsoft Graph Chart và nhấp vào OK.

Viết phương trình

Phần mềm soạn thảo phương trình luôn là một tính năng quan trọng của MS Word. Trong các phiên bản Word mới nhất, nó được gọi là Equation. Để sử dụng, hãy chọn Insert > Equation > Insert New Equation.

Sau đó, sử dụng thanh công cụ Equation để tạo các phương trình nâng cao cho toán học, vật lý hoặc hóa học. Word cũng cung cấp một bộ sưu tập các phương trình nổi tiếng mà bạn có thể chèn chỉ bằng một cú nhấp chuột.