5 hàm ẩn trong Google Sheets mà Excel không có

Khi nói về bảng tính, Microsoft Excel có lẽ là điều đầu tiên bạn nghĩ đến. Nó là một công cụ mạnh mẽ kinh điển, được tích hợp nhiều tính năng, tích hợp mạnh mẽ và khả năng xử lý dữ liệu khổng lồ như một chuyên gia. Đối với nhiều người, nó giống như một tiêu chuẩn, và theo nhiều cách, điều này vẫn đúng. Tuy nhiên, Excel không làm được tất cả mọi thứ.

Nhiều người sử dụng cả hai ứng dụng thường xuyên. Dù có chủ yếu dựa vào Excel cho các công việc nặng nhọc, nhưng có một số hàm trong Sheets mà bạn sẽ nhớ mỗi khi quay lại. Nếu bạn đang nghĩ rằng đã đến lúc ngừng sử dụng Google Sheets và quay lại Excel, thì bạn nên biết mình sẽ bỏ lại những gì.

Hàm ISEMAIL và ISURL

Xác thực dữ liệu một cách đơn giản

Hai hàm này cho phép bạn xác nhận xem một chuỗi trong ô có phải là địa chỉ email được định dạng đúng hay là một URL hợp lệ hay không. Nếu bạn nhập công thức sau vào một ô, Google Sheets sẽ ngay lập tức trả về TRUE hoặc FALSE tùy thuộc vào việc văn bản trong ô A2 có đáp ứng tiêu chí của một địa chỉ email thực hay không:

=ISEMAIL(A2)

Hàm ISURL hoạt động tương tự đối với các liên kết web.

Thoạt nhìn, các hàm này có vẻ như chỉ là những tiện ích nhỏ, nhưng chúng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi làm việc với dữ liệu khách hàng, biểu mẫu đăng ký hoặc danh sách tiếp thị. Ví dụ, nếu bạn quản lý danh sách email khách hàng trước khi gửi hóa đơn, một công thức duy nhất có thể đánh dấu các mục có vấn đề, ngăn ngừa những sự cố khi giao hàng. Tương tự, việc xác thực URL có thể ngăn các liên kết hỏng xuất hiện trong báo cáo hoặc bài thuyết trình.

Excel không có chức năng tương đương trực tiếp. Để đạt được kết quả tương tự, bạn sẽ phải ghép các công thức phức tạp với những hàm như SEARCH hoặc viết các đoạn code VBA tùy chỉnh. Mặc dù các phương pháp đó hoạt động, nhưng chúng đòi hỏi các kỹ năng kỹ thuật có vẻ hơi quá mức so với sự tiện lợi nhỏ này.

Hàm COUNTUNIQUE

Đếm giá trị duy nhất tức thì

Với hàm này, Google Sheets giúp bạn dễ dàng xác định số lượng giá trị riêng biệt trong tập dữ liệu. Bằng cách nhập công thức sau, bạn có thể tính toán số lượng mục duy nhất xuất hiện trong phạm vi đó mà không cần phức tạp:

=COUNTUNIQUE(A1:A100)

Nếu danh sách của bạn bao gồm apple, apple, banana, orange, orange, kết quả là 3. Mỗi mục duy nhất sẽ có một giá trị, bất kể nó xuất hiện bao nhiêu lần.

Bạn có thể sử dụng hàm này để đếm số lượng khách hàng riêng lẻ trong danh sách đơn hàng, số lượng danh mục sản phẩm duy nhất trong kho hoặc số lượng mã dự án riêng biệt trong tập dữ liệu. Thay vì sắp xếp, lọc hoặc quét thủ công qua các hàng, bạn có thể đếm trực tiếp chỉ trong một bước.

Excel cũng có thể cho ra kết quả tương tự, nhưng nó yêu cầu bạn kết hợp các hàm như sau:

=COUNTA(UNIQUE(A1:A100))

Mặc dù kết quả chính xác, nhưng nó vẫn là một quy trình hai bước được ngụy trang trong một công thức duy nhất. Điều này càng chứng minh rằng Google Sheets thường đơn giản hóa việc xử lý dữ liệu, trong khi Excel chủ yếu cung cấp các khối xây dựng và kỳ vọng bạn tự lắp ráp chúng.

Hàm IMPORTFEED, IMPORTHTML, IMPORTRANGE và IMPORTXML

Dữ liệu trực tiếp trong tầm tay bạn

Một ưu điểm khác của Google Sheets là bộ hàm IMPORT, cho phép bạn nhập dữ liệu bên ngoài trực tiếp vào bảng tính chỉ bằng một công thức. Mỗi hàm có vai trò riêng:

Ví dụ, bạn có thể dán công thức này vào một ô:

=IMPORTHTML("https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_countries_and_dependencies_by_area", "table", 2)

Dòng lệnh này yêu cầu Sheets lấy bảng thứ hai từ trang Wikipedia đã chỉ định và hiển thị trong bảng tính của bạn. Sau khi cấp quyền truy cập, dữ liệu sẽ tự động được nhập vào và thậm chí cập nhật khi nguồn thay đổi.

Excel cũng có các công cụ để lấy dữ liệu bên ngoài, chẳng hạn như WEBSERVICE và FILTERXML, nhưng chúng cồng kềnh hơn và có phạm vi sử dụng hạn chế. Để có kết quả tương tự, bạn có thể cần thiết lập lệnh Power Query hoặc cấu hình kết nối dữ liệu bên ngoài.

Hàm ARRAYFORMULA

Mảng động thực sự thích ứng

Thay vì viết công thức trong ô C1 rồi kéo xuống hàng trăm hàng, bạn có thể viết một công thức duy nhất tự động điền vào toàn bộ cột:

=ARRAYFORMULA(B1:B100*2)

Công thức này sẽ nhân ngay lập tức mọi giá trị trong cột B với 2, và kết quả sẽ xuất hiện trong các ô tương ứng ở cột C.

Điều này không có nghĩa là Excel không có công thức mảng, nhưng cách tiếp cận của nó luôn phức tạp hơn. Đầu tiên, các phiên bản cũ yêu cầu phương thức Ctrl + Shift + Enter. Trước tiên, bạn phải chọn phạm vi, nhập công thức và sau đó xác nhận bằng cách nhấn phím tắt. Sau đó, Excel khóa công thức bằng dấu ngoặc nhọn, tạo ra một cấu trúc cứng nhắc, khó chỉnh sửa hoặc mở rộng.

Microsoft 365 cuối cùng đã giới thiệu mảng động, hoạt động giống như hàm ARRAYFORMULA của Sheets. Bạn có thể nhập công thức như thế này và để kết quả tự động mở rộng:

=K1:K100*2

Tuy nhiên, kết quả sẽ không tự động mở rộng khi bạn thêm dữ liệu mới. Nếu bạn mở rộng phạm vi nguồn, Excel buộc bạn phải điều chỉnh công thức và cập nhật mảng theo cách thủ công.

Với hàm ARRAYFORMULA trong Sheets, bước đó không cần thiết. Hàm này sẽ tự động mở rộng tỷ lệ thuận với dữ liệu của bạn.

Điều này rất hữu ích cho các báo cáo hoặc tập dữ liệu thay đổi thường xuyên. Nó cũng cải thiện hiệu quả vì thay vì hàng trăm công thức riêng lẻ tính toán lại, bạn chỉ cần một công thức duy nhất. Điều đó có nghĩa là ít lỗi hơn, bảng tính sạch hơn và hiệu suất tổng thể được cải thiện.

Hàm QUERY

Sức mạnh SQL trong bảng tính

Hàm QUERY là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất trong Google Sheets. Mặc dù không hoàn toàn ẩn, nhưng nó thường bị bỏ qua vì nhiều người không biết đến khả năng của nó. Tóm lại, nó đưa các lệnh kiểu SQL trực tiếp vào bảng tính của bạn. Bạn có thể lọc, sắp xếp, nhóm và tổng hợp dữ liệu, giống như khi bạn làm việc với cơ sở dữ liệu.

Hãy tưởng tượng bạn muốn nhóm doanh thu theo khu vực và sắp xếp tổng số từ cao đến thấp. Bạn có thể viết như sau:

=QUERY(A1:G100, "SELECT C, SUM(D) WHERE G = TRUE GROUP BY C ORDER BY SUM(D) desc")

Nói một cách đơn giản, truy vấn này lấy dữ liệu từ các cột A đến G, kiểm tra một điều kiện, nhóm các hàng theo cột C, tính tổng cột D và sắp xếp kết quả từ lớn đến nhỏ - tất cả trong một công thức.

Excel có một công cụ tương đương là Power Query, một công cụ cực kỳ mạnh mẽ để chuyển đổi dữ liệu. Trên thực tế, Power Query có thể xử lý các quy trình làm việc phức tạp hơn nhiều so với hàm QUERY của Sheets. Tuy nhiên, nó nằm trong một giao diện riêng biệt, yêu cầu quy trình chỉnh sửa khác và không tích hợp trực tiếp vào ô bảng tính như QUERY.

Lý do nên chọn sự đơn giản

Google Sheets đã xây dựng danh tiếng của mình dựa trên sự nhẹ nhàng, khả năng cộng tác và dễ tiếp cận hơn cho công việc hàng ngày. 5 hàm này thậm chí còn chứng minh điều đó. Với chúng, bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào dữ liệu của mình và ít thời gian hơn để tìm hiểu cách thao tác với nó.

Excel có thể đáp ứng hầu hết các khả năng này, cho dù thông qua những hàm mới hơn, Power Query hay các script VBA. Nhưng nó không đơn giản như vậy. Nếu mục tiêu của bạn là xử lý dữ liệu ít căng thẳng và hoạt động đơn giản, Google Sheets thường giúp bạn đạt được điều đó nhanh hơn.