Sử dụng hàm VLOOKUP, INDEX/MATCH và các kỹ thuật tra cứu nâng cao với AI

Các hàm Lookup là nội dung được tìm kiếm nhiều nhất trên Google liên quan đến bảng tính. Riêng hàm VLOOKUP đã có hơn 5 triệu lượt tìm kiếm mỗi tháng. Cặp hàm INDEX/MATCH thường gây bối rối ngay cả với những người dùng dày dạn kinh nghiệm. Còn việc tra cứu dữ liệu giữa các trang tính thì sao? Đừng nghĩ đến chuyện đó nữa - vì đó là lúc hầu hết mọi người đều bỏ cuộc.

Với sự hỗ trợ của AI, mọi sự phức tạp đó sẽ biến mất. Bạn chỉ cần mô tả những gì mình muốn tìm kiếm.

Trong bài học trước, bạn đã học cách làm sạch dữ liệu bảng tính bằng cách chỉ định chính xác các định dạng và những điểm chưa nhất quán trong câu lệnh (prompt) gửi cho AI. Các hàm lookup cũng tuân theo nguyên tắc tương tự: Bạn cung cấp cho AI càng nhiều thông tin về cấu trúc bảng tính thì công thức được tạo ra sẽ càng hiệu quả.

3 hàm lookup chính

Trước khi nhờ AI thực hiện tra cứu, bạn nên hiểu rõ chức năng của từng hàm:

Tin vui là bạn không cần phải ghi nhớ bất kỳ điều gì trong số này. Chỉ cần nói cho AI biết bạn cần gì, và nó sẽ chọn hàm phù hợp.

Tra cứu đơn giản trên một trang tính (Sheet) duy nhất

Tình huống: Bạn có một danh sách sản phẩm với tên sản phẩm ở cột A và giá ở cột C. Bạn muốn tìm giá của một sản phẩm cụ thể.

Cách thực hiện:

Mở ChatGPT (chat.openai.com), Claude (claude.ai) hoặc Gemini (gemini.google.com) và bắt đầu một cuộc trò chuyện mới. Sao chép câu lệnh này:

Trong Google Sheets, tôi có tên sản phẩm ở cột A và giá ở cột C (từ hàng 2 đến 100). Hãy tạo một công thức lấy tên sản phẩm trong ô F2 và trả về giá của nó. Hiển thị 'Not found' nếu sản phẩm không tồn tại.

AI tạo ra kết quả như sau: 

=IFERROR(VLOOKUP(F2, A2:C100, 3, FALSE), "Not found")

Cách điền thông tin chi tiết của bạn: Thay thế các phần trong ngoặc vuông [] bằng thông tin cụ thể từ tình huống thực tế của bạn. Đầu vào mơ hồ sẽ tạo ra kết quả mơ hồ - hãy đưa ra thông tin cụ thể.

Những gì bạn sẽ thấy: Chỉ trong vài giây, AI sẽ trả về phản hồi có cấu trúc dựa trên câu lệnh trên. Hãy đọc kỹ và coi đó là bản nháp, không phải câu trả lời cuối cùng.

Cách xử lý kết quả: Lưu phản hồi vào file ghi chú (Notes). Chọn gợi ý mang lại hiệu quả cao nhất và thực hiện nó trong tuần này - đừng cố làm mọi thứ cùng lúc.

Nếu kết quả có vẻ không đúng: Nếu các gợi ý có vẻ chung chung, hãy dán câu lệnh bổ sung sau: "Hãy cụ thể hơn dựa trên bối cảnh thực tế của tôi. Bỏ qua những lời khuyên chung chung". Nếu AI bỏ qua các chi tiết quan trọng bạn đã cung cấp, hãy thêm yêu cầu: "Bạn đã bỏ sót [X] trong bối cảnh của tôi - hãy làm lại với yếu tố đó là ràng buộc chính"

Hãy chú ý cách AI tự động thêm hàm IFERROR để xử lý trường hợp "Not found" (Không tìm thấy). Nó cũng sử dụng chính xác tham số FALSE cho kiểu khớp chính xác (exact match) và số 3 cho cột thứ ba.

Tra cứu giữa các trang tính

Đây là phần khiến nhiều người gặp khó khăn - và cũng là nơi AI thể hiện rõ nhất ưu thế của mình.

Tình huống: Bạn có một trang tính "Orders" chứa mã sản phẩm và một trang tính "Inventory" chứa mã sản phẩm, tên sản phẩm và số lượng tồn kho. Bạn muốn đưa dữ liệu số lượng tồn kho vào trang tính "Orders".

Tôi có hai trang tính. Trang tính 'Orders' có mã đơn hàng ở cột A và mã sản phẩm ở cột B. Trang tính 'Inventory' có mã sản phẩm ở cột A, tên sản phẩm ở cột B và số lượng tồn kho ở cột C. Hãy tạo công thức cho cột C của trang tính 'Orders' để tra cứu từng mã sản phẩm trong trang tính 'Inventory' và trả về số lượng tồn kho. Hiển thị giá trị 0 nếu không tìm thấy sản phẩm.

AI tạo ra công thức:

=IFERROR(VLOOKUP(B2, Inventory!A:C, 3, FALSE), 0)

Chi tiết quan trọng: AI tham chiếu chính xác vùng dữ liệu `Inventory!A:C` để thực hiện tra cứu giữa các trang tính vì bạn đã nêu tên những trang tính trong câu lệnh của mình.

Tra cứu với nhiều điều kiện

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cần khớp dữ liệu dựa trên HAI điều kiện? VLOOKUP không thể tự mình làm điều này - nhưng AI biết cách sử dụng kết hợp INDEX và MATCH.

Tình huống: Tìm doanh số bán hàng với điều kiện nhân viên bán hàng là "Alice" VÀ tháng là "January".

Cột A chứa tên nhân viên bán hàng, cột B chứa tên tháng và cột C chứa doanh số bán hàng. Hãy tạo công thức trả về doanh số bán hàng khi cột A là 'Alice' VÀ cột B là 'January'.

AI tạo công thức sau (Excel):

=INDEX(C:C, MATCH(1, (A:A="Alice")*(B:B="January"), 0))

(Nhập bằng tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter trong các phiên bản Excel cũ, hoặc tự động tràn dữ liệu trong những phiên bản mới hơn).

AI tạo công thức sau (Google Sheets):

=INDEX(C:C, MATCH(1, ARRAYFORMULA((A:A="Alice")*(B:B="January")), 0))

XLOOKUP: Giải pháp thay thế hiện đại (chỉ dành cho Excel)

Nếu bạn sử dụng Excel, XLOOKUP sẽ thay thế cả VLOOKUP và INDEX/MATCH với cú pháp đơn giản hơn.

Trong Excel, mã sản phẩm nằm ở cột A và giá nằm ở cột D. Hãy sử dụng XLOOKUP để tìm giá cho mã sản phẩm trong ô G2. Trả về 'N/A' nếu không tìm thấy.

AI tạo ra:

=XLOOKUP(G2, A:A, D:D, "N/A")

Gọn gàng hơn nhiều. Không cần số chỉ mục cột, không cần TRUE/FALSE - chỉ đơn giản là: tìm gì, tìm ở đâu, trả về kết quả gì và giá trị thay thế khi không tìm thấy.

Lưu ý cho người dùng Google Sheets: XLOOKUP không có sẵn trong Google Sheets. Tuy nhiên, bạn có thể nói với AI rằng "Tôi đang dùng Google Sheets" và nó sẽ tự động sử dụng VLOOKUP hoặc INDEX/MATCH thay thế.

Khắc phục lỗi hàm lookup

Khi công thức lookup trả về lỗi #N/A hoặc #REF!, hãy dán lỗi đó vào AI:

Hàm VLOOKUP này trả về lỗi #N/A: =VLOOKUP(B2, Products!A:C, 3, FALSE). Ô B2 chứa giá trị 'Widget-A' và trang tính Products có chứa 'Widget-A' ở cột A. Nguyên nhân nào có thể gây ra lỗi này?

AI sẽ gợi ý các nguyên nhân phổ biến: Khoảng trắng thừa, mã hóa văn bản khác nhau, ký tự ẩn hoặc không khớp kiểu dữ liệu (số được lưu dưới dạng văn bản so với số thực).

Bài tập thực hành

1. Tạo hai trang tính: "Employees" (Tên, Phòng ban, Lương) và "Departments" (Phòng ban, Ngân sách, Quản lý)
2. Yêu cầu AI cung cấp công thức để lấy ngân sách phòng ban của từng nhân viên vào trang tính Employees
3. Yêu cầu AI cung cấp công thức trả về tên người quản lý cho phòng ban của từng nhân viên
4. Thử thêm một trường hợp lỗi: viết sai chính tả tên một phòng ban và xem điều gì xảy ra

Những điểm chính cần nhớ

• Mô tả nhu cầu tìm kiếm của bạn bằng ngôn ngữ thông thường: Tìm gì, tìm ở đâu, trả về kết quả gì và điều gì xảy ra khi không tìm thấy
• Luôn nêu tên các trang tính trong câu lệnh khi thực hiện dò tìm giữa những trang tính
• VLOOKUP phù hợp cho các tác vụ dò tìm đơn giản
• Sử dụng INDEX/MATCH cho các trường hợp tra cứu nhiều điều kiện hoặc tra cứu ngược (sang trái)
• XLOOKUP (chỉ có trên Excel) là lựa chọn tối ưu nhất khi có sẵn
• Dán các lỗi #N/A vào AI để được hỗ trợ sửa lỗi tức thì