AI tích hợp bảng tính: Gemini trong Sheets và Copilot trong Excel

Tất cả những gì bạn đã học cho đến nay đều có thể áp dụng với bất kỳ trợ lý AI nào - dù là ChatGPT, Claude, Gemini hay các công cụ khác. Tuy nhiên, vào năm 2025, cả Google và Microsoft đều đã tích hợp AI trực tiếp vào các công cụ bảng tính của họ. Những tính năng tích hợp sẵn này có thể thực hiện được những việc mà AI bên ngoài không làm được: Thao tác trực tiếp trên bảng tính, tạo biểu đồ ngay lập tức và truy cập vào dữ liệu thực tế của bạn.

Hãy cùng khám phá những gì mà mỗi nền tảng mang lại.

Trong bài học trước, bạn đã xây dựng các dashboard bằng cách sử dụng công thức và tự tạo biểu đồ thủ công. AI tích hợp sẵn có thể đẩy nhanh quy trình đó - Gemini và Copilot có thể tạo biểu đồ, định dạng ô và chèn công thức trực tiếp mà bạn không cần phải sao chép và dán từ một công cụ riêng biệt nào khác.

Gemini trong Google Sheets

Gemini được tích hợp sẵn trong Google Sheets dành cho tất cả người dùng Workspace (được cung cấp miễn phí từ tháng 1 năm 2025). Bạn có thể truy cập công cụ này bằng cách nhấp vào biểu tượng tia sáng "Ask Gemini" ở góc trên bên phải.

Những gì Gemini có thể làm

Các tác vụ đa bước: Thế mạnh vượt trội của Gemini

Tính năng nổi bật của Gemini là khả năng thực hiện nhiều hành động chỉ từ một câu lệnh duy nhất. Thay vì phải yêu cầu thực hiện từng thay đổi riêng lẻ:

Câu lệnh duy nhất:

Định dạng lại bảng theo dõi dự án này: Thêm menu drop-down 'Mức độ ưu tiên' với các tùy chọn Cao/Trung bình/Thấp vào cột E; tạo công thức ở cột F để tính số ngày giữa Ngày bắt đầu (C) và Ngày kết thúc (D); áp dụng định dạng có điều kiện cho cột F (màu đỏ nếu trên 30 ngày, màu vàng nếu trên 14 ngày, màu xanh lá cây cho các trường hợp còn lại); và cố định hàng đầu tiên.

Gemini thực hiện cả 4 hành động cùng lúc. Không cần chuyển đổi qua lại giữa các menu.

Khả năng tạo dữ liệu của Gemini

Gemini cũng có thể tạo dữ liệu mới hoàn toàn:

Tạo một bộ dữ liệu mẫu gồm 20 nhân viên với các cột: Tên, Phòng ban (Kỹ thuật/Tiếp thị/Kinh doanh/Nhân sự), Ngày bắt đầu, Mức lương (khoảng $50.000-$120.000), Đánh giá hiệu suất (1-5).

Tính năng này rất lý tưởng để thử nghiệm công thức và xây dựng các mẫu bảng tính.

Copilot trong Excel

Microsoft Copilot được tích hợp trong các gói đăng ký Microsoft 365 (tính đến cuối năm 2025). Bạn có thể truy cập công cụ này từ thanh công cụ (ribbon) ở tab Home hoặc nút Copilot trên thanh công cụ.

Những gì Copilot có thể làm

Chế độ Agent: Công cụ xử lý đa bước của Excel

Chế độ Agent trong Excel giúp lập kế hoạch, thực hiện và kiểm chứng các tác vụ gồm nhiều bước ngay trên bảng tính. Nó hiển thị từng bước cho bạn xem trước khi thực hiện, giúp bạn luôn nắm quyền kiểm soát.

Phân tích dữ liệu bán hàng này: tạo Pivot table để tóm tắt doanh thu theo danh mục sản phẩm, thêm biểu đồ cột để trực quan hóa kết quả và làm nổi bật 3 danh mục hàng đầu.

Chế độ Agent chia tác vụ này thành các bước nhỏ, hiển thị kế hoạch cho bạn và thực hiện từng bước sau khi có sự chấp thuận của bạn.

Hàm COPILOT

Đây là cải tiến quan trọng nhất: một hàm công thức đưa AI trực tiếp vào các ô tính.

Mở ChatGPT (chat.openai.com), Claude (claude.ai) hoặc Gemini (gemini.google.com) và bắt đầu một cuộc trò chuyện mới. Sao chép câu lệnh này: 

=COPILOT("Tóm tắt xu hướng trong cột B")

Cách điền thông tin chi tiết của bạn: Thay thế các phần trong ngoặc vuông [] bằng thông tin cụ thể từ tình huống thực tế của bạn. Đầu vào mơ hồ sẽ cho kết quả mơ hồ - hãy đưa ra thông tin cụ thể.

Những gì bạn sẽ thấy: Chỉ trong vài giây, AI sẽ trả về phản hồi có cấu trúc dựa trên câu lệnh trên. Hãy đọc kỹ và coi đó là bản nháp, không phải câu trả lời cuối cùng.

Cách xử lý kết quả: Lưu phản hồi vào file ghi chú. Chọn ra một gợi ý mang lại hiệu quả cao nhất và thực hiện nó trong tuần này - đừng cố gắng làm mọi thứ cùng lúc.

Nếu kết quả không như ý: Nếu các gợi ý có vẻ chung chung, hãy dán câu lệnh bổ sung sau: "Hãy cụ thể hơn dựa trên bối cảnh thực tế của tôi. Bỏ qua những lời khuyên chung chung". Nếu AI bỏ qua các chi tiết quan trọng bạn đã cung cấp, hãy hỏi: "Bạn đã bỏ sót [X] trong bối cảnh của tôi - hãy thực hiện lại với yếu tố đó là ràng buộc chính".

Khác với thanh bên (nơi cung cấp câu trả lời một lần), hàm COPILOT là một công thức động. Khi dữ liệu của bạn thay đổi, kết quả sẽ được tính toán lại - giống hệt như hàm SUM hay AVERAGE.

Các trường hợp sử dụng:

• =COPILOT("Phân loại mô tả sản phẩm này: " & A2) - Tự động phân loại văn bản
• =COPILOT("Địa chỉ email này có hợp lệ không? " & B2) - Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu
• =COPILOT("Dịch sang tiếng Tây Ban Nha: " & C2) - Dịch trực tiếp trong ô

AI tích hợp sẵn so với AI bên ngoài: Khi nào nên sử dụng mỗi loại?

Cách tiếp cận tối ưu: sử dụng AI tích hợp để thao tác trực tiếp trên bảng tính và sử dụng AI bên ngoài để tạo các công thức phức tạp cũng như xây dựng chiến lược dữ liệu.

Bài tập thực hành

Hãy thử các thao tác sau trên công cụ bảng tính của bạn:

Đối với người dùng Google Sheets:

1. Mở một bảng tính có dữ liệu và nhấp vào biểu tượng tia sáng Gemini
2. Yêu cầu Gemini: "Tạo bản tóm tắt dữ liệu trong bảng tính này"
3. Yêu cầu Gemini thực hiện tác vụ gồm nhiều bước: "Áp dụng định dạng có điều kiện cho cột C, tạo danh sách drop-down ở cột D và cố định hàng tiêu đề"

Đối với người dùng Excel:

1. Mở một file bảng tính và nhấp vào nút Copilot
2. Yêu cầu Copilot "Hiển thị các thông tin chi tiết quan trọng từ dữ liệu này"
3. Thử dùng hàm COPILOT: Tại một ô, nhập =COPILOT("Summarize " & A2) để xử lý văn bản

Những điểm chính cần ghi nhớ

• Gemini (Google Sheets) và Copilot (Excel) là các công cụ AI tích hợp có khả năng thao tác trực tiếp trên bảng tính của bạn
• Gemini xử lý rất tốt các tác vụ gồm nhiều bước chỉ với một câu lệnh duy nhất
• Hàm COPILOT của Excel đưa AI vào trong các ô dưới dạng một công thức hoạt động trực tiếp và có khả năng tự động tính toán lại
• Hãy sử dụng AI tích hợp để thao tác trực tiếp; sử dụng AI bên ngoài cho các tác vụ đòi hỏi suy luận phức tạp và làm việc đa nền tảng
• Cả hai công cụ này đều được cung cấp miễn phí kèm theo gói đăng ký sử dụng nền tảng tương ứng