Gems & extension trong Google Gemini

AI của bạn, quy tắc của bạn

Bài học số 4 đã cho thấy cách Gemini hoạt động trong Workspace - Gmail, Docs, Sheets, Slides, Meet. Tuy nhiên, mỗi cuộc trò chuyện đều bắt đầu lại từ đầu; các tùy chọn về cách đặt câu lệnh (prompt), giọng văn thương hiệu và kiến ​​thức chuyên môn của bạn không được lưu giữ qua các phiên làm việc. Gems giải quyết vấn đề này. Các extension lại giải quyết một vấn đề khác - kết nối Gemini với dữ liệu thời gian thực từ những dịch vụ của Google.

Xây dựng Gems

Gems là các trợ lý AI tùy chỉnh với những hướng dẫn cố định. Hãy coi chúng như những "nhân cách" của Gemini mà bạn thiết kế một lần và có thể sử dụng mãi mãi.

Cách tạo một Gem:

1. Truy cập gemini.google.com → Nhấp vào Trình quản lý Gem (thanh bên trái)
2. Nhấp vào Gem mới
3. Viết hướng dẫn cho Gem (tên, cách thức hoạt động, chuyên môn, các giới hạn)
4. Kiểm thử bằng một vài câu lệnh
5. Lưu lại

Nội dung trong phần hướng dẫn của Gem bao gồm:

• Vai trò: Gem sẽ đóng vai ai (huấn luyện viên viết lách, người đánh giá code, huấn luyện viên thể hình)
• Quy tắc ứng xử: Cách Gem phản hồi (luôn đặt câu hỏi làm rõ vấn đề, sử dụng gạch đầu dòng, tránh dùng thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu)
• Ngữ cảnh kiến ​​thức: Thông tin chuyên môn cụ thể mà Gem cần nắm
• Các giới hạn: Những điều Gem tuyệt đối không được làm (không đưa ra lời khuyên y tế, luôn trích dẫn nguồn)
• Định dạng đầu ra: Tùy chọn định dạng mặc định (bảng, danh sách đánh số, markdown)

Ví dụ về Gem - Trợ lý chuẩn bị cuộc họp:

Bạn là trợ lý chuẩn bị cuộc họp. Khi tôi cung cấp chủ đề cuộc họp và danh sách người tham dự, bạn sẽ: 
1. Soạn thảo chương trình họp gồm 3 mục chính kèm phân bổ thời gian 
2. Chuẩn bị 2-3 câu hỏi thảo luận cho mỗi mục trong chương trình 
3. Liệt kê các quyết định tiềm năng cần được đưa ra 
4. Đề xuất tài liệu đọc trước hoặc dữ liệu mà người tham dự cần xem xét

Giới hạn thời lượng cuộc họp trong 60 phút trừ khi tôi có yêu cầu khác. Sử dụng gạch đầu dòng thay vì viết thành đoạn văn. Nếu tôi cung cấp ghi chú từ cuộc họp trước, hãy tham chiếu đến các vấn đề chưa được giải quyết.

Ý tưởng về Gem theo vai trò

Chia sẻ Gem

Bạn có thể chia sẻ Gem thông qua các tùy chọn cấp quyền của Google Drive - tương tự như cách chia sẻ tài liệu:

• Quyền xem: Người khác có thể sử dụng Gem của bạn nhưng không thể chỉnh sửa các hướng dẫn của nó.
• Quyền chỉnh sửa: Người khác có thể thay đổi cách thức hoạt động của Gem.
• Chia sẻ qua liên kết: Chia sẻ đường dẫn (URL) cho phép bất kỳ ai cũng có thể truy cập Gem.

Tính năng này giúp Gem trở nên hữu ích cho các nhóm làm việc. Ví dụ, bạn có thể tạo một Gem chuyên viết nội dung theo giọng văn thương hiệu (Brand Voice Writer) và chia sẻ nó với nhóm tiếp thị; khi đó, mọi người đều có thể sử dụng cùng một trợ lý AI mà không cần phải tự thiết lập riêng.

Extension: Kết nối dữ liệu trực tiếp

Các extension giúp kết nối Gemini với những dịch vụ của Google để lấy dữ liệu trực tiếp. Chúng đã được xây dựng sẵn - bạn chỉ cần kích hoạt để sử dụng:

Kích hoạt extension: Cài đặt → Tiện ích mở rộng → Bật từng tiện ích. Sau khi được kích hoạt, Gemini sẽ tự động sử dụng tiện ích phù hợp khi câu hỏi của bạn khớp với chức năng của tiện ích đó.

Kết hợp nhiều tiện ích trong một cuộc trò chuyện:

Tôi đang lên kế hoạch cho chuyến đi cuối tuần đến Portland. Hãy tìm các chuyến bay thẳng từ SFO, một khách sạn boutique ở trung tâm thành phố với giá dưới 250 USD/đêm, 3 nhà hàng hàng đầu nằm trong khoảng cách đi bộ từ khách sạn và một video YouTube về những hoạt động thú vị tại Portland.

Gemini sẽ truy vấn các dịch vụ Flights, Hotels, Maps và YouTube, sau đó trình bày những kết quả có sự liên kết với nhau trong cùng một câu trả lời. Bạn có thể đặt câu hỏi tiếp nối: "Hãy hiển thị các chuyến bay vào sáng thứ Bảy thay vì lúc đó" hoặc "Có nhà hàng nào trong số đó phục vụ món chay không?"

Tích hợp NotebookLM

NotebookLM là công cụ nghiên cứu của Google cho phép bạn upload lên các nguồn tài liệu (file PDF, trang web, video YouTube, Google Docs) và thực hiện những cuộc trò chuyện với AI dựa trên chính các nguồn tài liệu cụ thể đó.

Sự tích hợp với Gemini: Đính kèm notebook NotebookLM vào cuộc trò chuyện với Gemini. Lúc này, Gemini sẽ trả lời các câu hỏi dựa trên thư viện tài liệu do bạn chọn lọc thay vì dựa vào dữ liệu huấn luyện tổng quát của nó.

Tại sao điều này quan trọng:

• Gemini thông thường: trả lời dựa trên dữ liệu huấn luyện (có thể tạo ra các trích dẫn sai lệch/ảo)
• Gemini + NotebookLM: trả lời dựa trên các nguồn tài liệu bạn đã upload lên (kèm theo trích dẫn có thể truy xuất nguồn gốc).

Quy trình làm việc thực tế:

1. Tạo notebook NotebookLM cho dự án của bạn
2. Upload lên các nguồn tài liệu liên quan (tối đa 300 nguồn cho mỗi notebook)
3. Trong Gemini, đính kèm notebook đó vào cuộc trò chuyện
4. Đặt câu hỏi - Gemini sẽ đưa ra câu trả lời dựa trên các nguồn tài liệu của bạn
5. Kiểm tra đối chiếu các trích dẫn với tài liệu gốc.

Deep Research 

Deep Research là một tính năng nâng cao (dành cho gói Pro/Ultra) giúp tự động thực hiện quy trình nghiên cứu trên web qua nhiều bước:

1. Bạn đưa ra câu hỏi nghiên cứu
2. Gemini lập kế hoạch nghiên cứu (các chủ đề cần tìm hiểu, những nguồn cần tham khảo)
3. Hệ thống thực hiện kế hoạch - tìm kiếm, đọc và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn
4. Kết quả là một bản báo cáo có cấu trúc kèm theo các trích dẫn nguồn

Các câu lệnh (prompt) hiệu quả cho Deep Research:

• "Nghiên cứu tình trạng hiện tại của các quy định về AI tại EU. Bao gồm mốc thời gian của Đạo luật AI (AI Act), cơ chế thực thi và phản ứng của ngành. Cần có ít nhất 5 nguồn tài liệu được công bố trong năm 2025."
• "So sánh 5 công cụ quản lý dự án hàng đầu dành cho các nhóm làm việc từ xa có quy mô dưới 50 người. Bao gồm thông tin về giá cả, tính năng chính, hệ sinh thái tích hợp và dữ liệu về mức độ hài lòng của người dùng."

Kết quả đầu ra là một bản báo cáo có cấu trúc - không phải là câu trả lời thông thường của chatbot. Báo cáo bao gồm các phần nội dung, trích dẫn và dữ liệu có nguồn gốc rõ ràng.

Hãy thử ngay: Mẫu thiết kế Gem + extension

Hãy đóng vai kiến ​​trúc sư thiết kế Gem cho tôi. Dựa trên quy trình làm việc định kỳ của tôi, hãy thiết kế một Gem bao gồm các hướng dẫn, extension bắt buộc và tùy chọn sử dụng NotebookLM làm nguồn dữ liệu tham chiếu - để tôi nhận được kết quả nhất quán và đã được xác thực mà không cần viết lại câu lệnh mỗi lần sử dụng.

Gem mục tiêu của tôi:
- Vai trò của Gem: [ví dụ: "trợ lý tổng hợp thông tin tình báo cạnh tranh hàng tuần của tôi"]
- Người sử dụng: [chỉ mình tôi / nhóm của tôi gồm N người]
- Nguồn dữ liệu cần thiết: [web trực tiếp / nguồn NotebookLM / Workspace Drive / không cần]
- Giọng văn + định dạng: [mô tả cụ thể]
- Mức độ nhạy cảm: [công khai / nội bộ / bảo mật]

Kết quả đầu ra:
1. Nội dung hướng dẫn Gem hoàn chỉnh (có thể sao chép và dán ngay): vai trò, quy tắc hành vi, phạm vi kiến ​​thức, quy tắc từ chối phản hồi, định dạng đầu ra.
2. Các extension bắt buộc (Maps, Flights, Hotels, YouTube, Search) kèm lý do cho từng tiện ích.
3. Khuyến nghị về nguồn tham chiếu NotebookLM: các tài liệu cần tải lên + lý do (tối đa 300 nguồn).
4. Quy trình xác thực: các bước người dùng (bao gồm cả tôi) cần thực hiện với kết quả từ Gem trước khi đưa ra hành động.
5. Quy trình đánh giá Gem hàng quý: các yếu tố cần kiểm tra (độ mới của nguồn dữ liệu, sự sai lệch so với hướng dẫn ban đầu, chất lượng đầu ra, sự thay đổi/mở rộng quyền truy cập).

QUY TẮC BẮT BUỘC:
- Gem là một cấu hình đã được lưu trữ. Hãy coi nó như một tài khoản dịch vụ (service account). Tuyệt đối không đưa thông tin bí mật, thông tin định danh cá nhân (PII) hoặc thông tin đặc quyền vào phần hướng dẫn của Gem. 
- Nếu Gem xử lý dữ liệu khách hàng / PHI (thông tin sức khỏe) / PCI (dữ liệu thẻ thanh toán) / NDA (thông tin bảo mật): phiên bản Gemini dành cho người dùng cá nhân có thể không phù hợp. Hãy chuyển sang sử dụng Gemini dành cho doanh nghiệp (Workspace Enterprise) với thỏa thuận BAA/DPA đã được ký kết.
- Các Gem được chia sẻ (trong nhóm) sẽ kế thừa các hướng dẫn của bạn. Với tư cách là người tạo, bạn thực chất đang soạn thảo quy định cho tổ chức. Hãy xem xét kỹ lưỡng dưới góc độ doanh nghiệp và trách nhiệm nghề nghiệp.
- Quyền của extension: Các tiện ích như Flights/Hotels/Maps có thể truy cập dữ liệu vị trí Google và lịch sử đặt chỗ của bạn. Hãy cân nhắc kỹ trước khi kích hoạt chúng trên một Gem được sử dụng bởi nhiều người khác.
- Tiện ích YouTube có thể đọc lịch sử xem video — tránh tạo Gem hiển thị nội dung từ lịch sử xem cho các thành viên trong nhóm (do các vấn đề về quyền riêng tư và nhân sự).
- Cơ sở dữ liệu tham chiếu trong NotebookLM: hỗ trợ tối đa 300 nguồn tài liệu cho mỗi notebook. Nguồn tài liệu không đồng nghĩa với sự xác thực tuyệt đối. Ngay cả các câu trả lời dựa trên nguồn tài liệu cũng có thể hiểu sai hoặc trích dẫn sai; hãy đối chiếu các trích dẫn với văn bản gốc.
- Tính năng Deep Research tổng hợp thông tin từ 5 đến hơn 50 nguồn. Hãy xác thực từng thông tin được trích dẫn. Đừng công bố kết quả từ Deep Research như một thông tin chuẩn xác tuyệt đối nếu chưa đọc các tài liệu gốc.
- Thiên kiến ​​trong việc chọn lọc nguồn tài liệu: nguyên tắc "đầu vào sai lệch thì đầu ra cũng sai lệch". Nếu các nguồn tài liệu trong NotebookLM bị thiên kiến, câu trả lời của Gem cũng sẽ bị thiên kiến ​​nhưng lại mang vẻ tự tin sai lệch.
- Đối với các Gem thuộc lĩnh vực chuyên môn có quy định/cần giấy phép: Hãy ghi lại hướng dẫn và quy trình đánh giá Gem như một phần của hồ sơ tuân thủ (ví dụ: ABA 512, HIPAA, FINRA, v.v.).
- Gem có thể bị thay đổi theo thời gian (drift): Khi Google cập nhật mô hình nền tảng, kết quả đầu ra của Gem có thể thay đổi. Cần thực hiện đánh giá hàng quý và chạy các bộ dữ liệu kiểm thử (test cases) cho mỗi Gem.
- Kiểm toán Gem được chia sẻ: Xác định ai có quyền truy cập, ai là tác giả và ai có quyền chỉnh sửa. Quản trị viên trong Workspace kiểm soát các Gem của nhóm; các liên kết chia sẻ cho người dùng bên ngoài có mức độ kiểm soát hạn chế hơn.
- Không tạo Gem để đưa ra lời khuyên thuộc các lĩnh vực có quy định chặt chẽ (y tế, pháp lý, tài chính) nếu thiếu giấy phép phù hợp, tuyên bố miễn trừ trách nhiệm và quy trình kiểm duyệt bởi con người.
- Đối với Gem liên quan đến chính trị/bầu cử: Cần tuân thủ quy định công khai sử dụng AI của 46 tiểu bang, quy tắc của FEC và Điều 50 của Đạo luật AI EU.
- Đối với Gem dành cho trẻ em (giáo dục, gia sư): Bắt buộc tuân thủ COPPA/FERPA và các thỏa thuận với nhà cung cấp công nghệ giáo dục của tiểu bang.
- Gem liên quan đến nội dung sức khỏe tâm thần: Cần đưa vào thông tin tham chiếu như đường dây nóng 988 / 116 123 / hoặc nhắn tin HOME tới 741741 khi có khủng hoảng. Không được dùng Gem để thay thế chuyên gia y tế có giấy phép hành nghề.
- Thu hồi quyền sử dụng: Nếu Gem hoạt động không đúng hoặc mức độ rủi ro thay đổi, cần biết cách vô hiệu hóa và xóa tất cả các cuộc trò chuyện đã sử dụng Gem đó.

Cách điền thông tin chi tiết: Thay thế các phần trong ngoặc vuông [] bằng thông tin cụ thể từ tình huống thực tế của bạn. Đầu vào mơ hồ sẽ tạo ra kết quả mơ hồ - hãy đưa ra thông tin cụ thể.

Những gì bạn sẽ nhận được: Một bản thiết kế Gem sẵn sàng để sao chép, bao gồm hướng dẫn, danh sách extension, tích hợp dữ liệu nền (NotebookLM), quy trình xác minh và đánh giá hàng quý - tất cả đều tuân thủ các tiêu chuẩn: Không chứa thông tin nhạy cảm trong cấu hình Gem, sử dụng Workspace Enterprise cho lĩnh vực có quy định, xác minh nguồn dữ liệu, kiểm tra sự thay đổi hàng quý, kiểm toán quản trị Gem chia sẻ, yêu cầu giấy phép cho lời khuyên chuyên môn và cung cấp thông tin hỗ trợ khủng hoảng (như 988).

Cách xử lý kết quả: Lưu phản hồi vào file ghi chú (Notes). Chọn ra một đề xuất mang lại hiệu quả cao nhất và thực hiện ngay trong tuần này - đừng cố gắng làm tất cả mọi thứ cùng lúc.

Nếu kết quả chưa phù hợp: Nếu các đề xuất có vẻ quá chung chung, hãy dán câu lệnh tiếp theo này: "Hãy đưa ra thông tin cụ thể hơn dựa trên bối cảnh thực tế của tôi. Bỏ qua những lời khuyên chung chung". Nếu nó bỏ qua các chi tiết quan trọng bạn đã cung cấp, hãy thêm nội dung: "Bạn đã bỏ sót [X] trong ngữ cảnh của tôi - hãy làm lại với điều đó làm ràng buộc chính".

Những điểm chính cần ghi nhớ:

• Gems là các trợ lý AI bền vững với những hướng dẫn tùy chỉnh - xây dựng một lần, sử dụng mãi mãi, chia sẻ với nhóm của bạn
• Các hướng dẫn Gem tốt sẽ chỉ định vai trò, quy tắc hành vi, ngữ cảnh kiến ​​thức, ràng buộc và định dạng đầu ra
• Các extension kết nối Gemini với các dịch vụ Google trực tiếp -  Flights, Hotels, Maps, YouTube, Search 
• Tích hợp NotebookLM giúp Gemini dựa trên các nguồn cụ thể của bạn với những trích dẫn có thể truy vết
• Nghiên cứu chuyên sâu tự động hóa nghiên cứu web nhiều bước với các báo cáo có cấu trúc và trích dẫn nguồn
• Kết hợp Gems + extension cho các quy trình làm việc chuyên biệt: Một Gem "lập kế hoạch du lịch" với các extension  Maps/Flights/Hotels