Word 2019 (Phần 23): Biểu đồ

Biểu đồ là một công cụ bạn có thể sử dụng để truyền đạt thông tin bằng đồ thị. Bao gồm một biểu đồ trong tài liệu có thể giúp bạn minh họa dữ liệu số như so sánh và xu hướng để người đọc dễ hiểu hơn.

Tìm hiểu chung về biểu đồ trong Word

Các loại biểu đồ

Có một số loại biểu đồ để lựa chọn. Để sử dụng biểu đồ một cách hiệu quả, bạn sẽ cần hiểu điều gì làm cho mỗi biểu đồ trở nên độc đáo. Microsoft Word có nhiều loại biểu đồ khác nhau, mỗi loại đều có những ưu điểm riêng.

Biểu đồ cột sử dụng các thanh dọc để biểu diễn dữ liệu. Chúng có thể làm việc với nhiều loại dữ liệu khác nhau, nhưng chúng thường được sử dụng nhiều nhất để so sánh thông tin.

Biểu đồ đường lý tưởng để hiển thị xu hướng. Các điểm dữ liệu được kết nối với nhau bằng các đường, giúp bạn dễ dàng xem liệu các giá trị đang tăng hay giảm theo thời gian.

Biểu đồ hình tròn giúp bạn dễ dàng so sánh tỷ lệ. Mỗi giá trị được hiển thị dưới dạng một phần của hình tròn, vì vậy, thật dễ dàng để xem giá trị nào tạo nên tỷ lệ phần trăm tổng thể.

Biểu đồ thanh hoạt động giống như biểu đồ cột, nhưng chúng sử dụng thanh ngang thay vì thanh dọc.

Biểu đồ miền tương tự như biểu đồ đường, ngoại trừ việc nó bao gồm các khu vực phía dưới đường nối các điểm dữ liệu.

Biểu đồ Surface cho phép bạn hiển thị dữ liệu trên toàn cảnh 3D. Chúng hoạt động tốt nhất với các tập dữ liệu lớn, cho phép bạn xem nhiều loại thông tin cùng một lúc.

Xác định các phần của biểu đồ

Ngoài các loại biểu đồ, bạn sẽ cần hiểu cách đọc biểu đồ. Biểu đồ chứa một số yếu tố hoặc các phần khác nhau, có thể giúp bạn diễn giải dữ liệu.

Chèn biểu đồ

Word sử dụng một cửa sổ bảng tính riêng để nhập và chỉnh sửa dữ liệu biểu đồ, giống như một bảng tính trong Excel. Quá trình nhập dữ liệu khá đơn giản.

Để chèn biểu đồ:

1. Đặt điểm chèn ở nơi bạn muốn biểu đồ xuất hiện.

2. Điều hướng đến tab Insert, sau đó nhấp vào lệnh Chart trong nhóm Illustrations.

3. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Để xem các tùy chọn của bạn, hãy chọn một loại biểu đồ từ ngăn bên trái, sau đó duyệt qua các biểu đồ ở bên phải.

4. Chọn biểu đồ mong muốn, sau đó bấm OK.

5. Một cửa sổ biểu đồ và bảng tính sẽ xuất hiện. Văn bản trong bảng tính chỉ là một trình giữ chỗ mà bạn sẽ cần thay thế bằng dữ liệu nguồn của riêng mình. Dữ liệu nguồn là những gì Word sẽ sử dụng để tạo biểu đồ.

6. Nhập dữ liệu nguồn của bạn vào bảng tính.

7. Chỉ dữ liệu nằm trong hộp màu xanh lam mới xuất hiện trong biểu đồ. Nếu cần, hãy nhấp và kéo góc dưới bên phải của hộp màu xanh lam để tăng hoặc giảm phạm vi dữ liệu theo cách thủ công.

8. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào X để đóng cửa sổ bảng tính.

9. Biểu đồ sẽ hoàn chỉnh.

Để chỉnh sửa lại biểu đồ, chỉ cần chọn nó, sau đó nhấp vào lệnh Edit Data trên tab Design. Cửa sổ bảng tính sẽ xuất hiện lại.

Tạo biểu đồ với dữ liệu Excel hiện có

Nếu đã có dữ liệu trong file Excel hiện có mà bạn muốn sử dụng trong Word, bạn có thể sao chép và dán nó thay vì nhập thủ công. Chỉ cần mở bảng tính trong Excel, sao chép dữ liệu, sau đó dán nó làm dữ liệu nguồn trong Word.

Bạn cũng có thể nhúng biểu đồ Excel hiện có vào tài liệu Word của mình. Điều này rất hữu ích nếu bạn biết mình sẽ cập nhật file Excel sau này. Biểu đồ trong Word sẽ tự động cập nhật bất kỳ khi nào thay đổi được thực hiện.

Sửa đổi biểu đồ bằng các công cụ biểu đồ

Có nhiều cách để tùy chỉnh và sắp xếp biểu đồ trong Word. Ví dụ, bạn có thể nhanh chóng thay đổi loại biểu đồ, sắp xếp lại dữ liệu và thậm chí thay đổi hình thức của biểu đồ.

Cách chuyển đổi dữ liệu hàng và cột

Đôi khi bạn có thể muốn thay đổi cách nhóm dữ liệu biểu đồ của mình. Ví dụ, trong biểu đồ bên dưới, dữ liệu được nhóm theo thể loại, với các cột cho mỗi tháng. Nếu chuyển đổi các hàng và cột, thay vào đó, dữ liệu sẽ được nhóm theo tháng. Trong cả hai trường hợp, biểu đồ chứa cùng một dữ liệu - nó chỉ được trình bày theo một cách khác mà thôi.

1. Chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Design sẽ xuất hiện ở phía bên phải của Ribbon.

2. Từ tab Design, hãy bấm vào lệnh Edit Data trong nhóm Data.

3. Bấm lại vào biểu đồ để chọn lại, sau đó bấm vào lệnh Switch Row/Column.

4. Các hàng và cột sẽ được chuyển đổi. Trong ví dụ, dữ liệu hiện được nhóm theo tháng, với các cột cho từng thể loại.

Cách thay đổi loại biểu đồ

Nếu bạn thấy rằng loại biểu đồ đã chọn không phù hợp với dữ liệu của mình, bạn có thể thay đổi nó thành một loại biểu đồ khác. Ví dụ sẽ thay đổi loại biểu đồ từ biểu đồ cột thành biểu đồ đường.

1. Chọn biểu đồ bạn muốn thay đổi. Tab Design sẽ xuất hiện.

2. Từ tab Design, bấm vào lệnh Change Chart Type.

3. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn biểu đồ mong muốn, sau đó bấm OK.

4. Loại biểu đồ mới sẽ được áp dụng. Trong ví dụ, biểu đồ đường giúp bạn dễ dàng xem các xu hướng theo thời gian hơn.

Cách thay đổi bố cục biểu đồ

Để thay đổi cách sắp xếp của biểu đồ, hãy thử chọn một bố cục khác. Bố cục có thể ảnh hưởng đến một số yếu tố, bao gồm tiêu đề biểu đồ và nhãn dữ liệu.

1. Chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Design sẽ xuất hiện.

2. Từ tab Design, bấm vào lệnh Quick Layout.

3. Chọn bố cục mong muốn từ menu drop-down.

4. Biểu đồ sẽ cập nhật để phản ánh bố cục mới.

Nếu không thấy bố cục biểu đồ giống chính xác những gì bạn cần, bạn có thể nhấp vào lệnh Add Chart Element trên tab Design để thêm tiêu đề trục, đường lưới và các phần tử biểu đồ khác.

Để điền vào chỗ dành sẵn (chẳng hạn như tiêu đề biểu đồ hoặc tiêu đề trục), hãy nhấp vào phần tử và nhập văn bản.

Cách thay đổi kiểu biểu đồ

Các kiểu biểu đồ của Word cung cấp cho bạn một cách dễ dàng để thay đổi thiết kế của biểu đồ, bao gồm màu sắc, kiểu và những yếu tố bố cục nhất định.

1. Chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Design sẽ xuất hiện.

2. Từ tab Design, hãy nhấp vào mũi tên drop-down More trong nhóm Chart Styles.

3. Một menu drop-down các kiểu sẽ xuất hiện. Chọn phong cách bạn muốn.

4. Kiểu biểu đồ sẽ được áp dụng.

Để tùy chỉnh nhanh hơn nữa, hãy sử dụng các phím tắt định dạng ở bên phải biểu đồ. Những điều này cho phép bạn điều chỉnh kiểu, thành phần biểu đồ và thậm chí thêm bộ lọc vào dữ liệu của mình.