PowerPoint 2016: Tạo và mở bài thuyết trình

Các file PowerPoint được gọi là các bài thuyết trình. Bất cứ khi nào bạn bắt đầu một dự án mới trong PowerPoint, bạn sẽ cần phải tạo một bài thuyết trình mới, có thể làm mới hoàn toàn hoặc từ một template. Bạn cũng sẽ cần biết cách mở bài thuyết trình hiện có.

Cách tạo bài thuyết trình mới

Khi bắt đầu một dự án mới trong PowerPoint, bạn thường muốn bắt đầu với một bài thuyết trình trống mới.

1. Chọn tab File để chuyển đến chế độ xem Backstage.

2. Chọn New ở bên trái của cửa sổ, sau đó nhấp vào Blank Presentation.

3. Một bài thuyết trình mới sẽ xuất hiện.

Cách tạo bài thuyết trình mới từ một template

Template là một bài thuyết trình được thiết kế trước mà bạn có thể sử dụng để tạo nội dung mới một cách nhanh chóng. Các template thường bao gồm định dạng và thiết kế tùy chỉnh, vì vậy chúng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi bắt đầu một dự án mới.

1. Nhấp vào tab File để truy cập chế độ xem Backstage, sau đó chọn New.

2. Bạn có thể nhấp vào tìm kiếm được đề xuất để tìm template hoặc sử dụng thanh tìm kiếm để tìm nội dung cụ thể hơn. Trong ví dụ ở bài viết này, ta sẽ tìm kiếm bảng từ khóa.

3. Chọn một template để xem xét.

4. Bản xem trước của template sẽ xuất hiện cùng với thông tin bổ sung về cách sử dụng template đó.

5. Nhấp vào Create để sử dụng template đã chọn.

6. Một bài thuyết trình mới sẽ xuất hiện với template đã chọn.

Điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả các template đều được tạo bởi Microsoft. Nhiều template được tạo bởi các nhà cung cấp bên thứ ba và thậm chí là người dùng cá nhân, vì vậy một số template này có thể hoạt động tốt hơn các template khác.

Cách mở bài thuyết trình hiện có

Ngoài việc tạo bài thuyết trình mới, bạn thường cần mở bài thuyết trình đã được lưu trước đó.

1. Chọn tab File để chuyển đến chế độ xem Backstage, sau đó nhấp vào Open.

2. Nhấp vào Browse. Ngoài ra, bạn có thể chọn OneDrive để mở các file được lưu trữ trên OneDrive của bạn.

3. Hộp thoại Open sẽ xuất hiện. Định vị và chọn bài thuyết trình của bạn, sau đó nhấp vào Open.

Hầu hết các tính năng trong Microsoft Office, bao gồm PowerPoint, đều hướng đến việc lưu và chia sẻ tài liệu trực tuyến. Điều này được thực hiện với OneDrive, đây là không gian lưu trữ trực tuyến cho tài liệu và file của bạn. Nếu bạn muốn sử dụng OneDrive, hãy đảm bảo bạn đã đăng nhập vào PowerPoint bằng tài khoản Microsoft của mình.

Cách ghim bài thuyết trình

Nếu bạn thường xuyên làm việc với cùng một bài thuyết trình, bạn có thể ghim nó vào chế độ xem Backstage để dễ dàng truy cập.

1. Chọn tab File để chuyển đến chế độ xem Backstage, sau đó nhấp vào Open. Các bài thuyết trình gần đây của bạn sẽ xuất hiện.

2. Di chuột đến bài thuyết trình bạn muốn ghim, sau đó nhấp vào biểu tượng đinh ghim.

3. Bài thuyết trình sẽ nằm trong danh sách Recent presentations cho đến khi nó được bỏ ghim. Để bỏ ghim một bài thuyết trình, hãy nhấp lại vào biểu tượng đinh ghim một lần nữa.

Compatibility Mode (Chế độ tương thích)

Đôi khi bạn có thể cần làm việc với các bài thuyết trình đã được tạo trong các phiên bản trước của PowerPoint, như PowerPoint 2003 hoặc PowerPoint 2000. Khi bạn mở các loại bài thuyết trình này, chúng sẽ xuất hiện trong Compatibility (Chế độ tương thích).

Compatibility Mode sẽ tắt một số tính năng nhất định, do đó bạn sẽ chỉ có thể truy cập các lệnh được tìm thấy trong chương trình đã được sử dụng để tạo bài thuyết trình. Ví dụ, nếu bạn mở bài thuyết trình được tạo trong PowerPoint 2003, bạn chỉ có thể sử dụng các tab và lệnh được tìm thấy trong PowerPoint 2003.

Trong hình bên dưới, bạn có thể thấy ở đầu cửa sổ dấu hiệu cho biết bài thuyết trình đang ở chế độ Compatibility Mode. Điều này sẽ vô hiệu hóa một số tính năng trong PowerPoint 2016, bao gồm các loại hiệu ứng chuyển tiếp slide mới hơn.

Để thoát khỏi Compatibility Mode, bạn cần chuyển đổi bài thuyết trình sang loại phiên bản hiện tại. Tuy nhiên, nếu bạn đang cộng tác với những người khác và họ chỉ có quyền truy cập vào phiên bản PowerPoint cũ, thì tốt nhất bạn nên để bài thuyết trình ở Compatibility Mode để định dạng không bị thay đổi.

Bạn có thể xem lại trang hỗ trợ từ Microsoft để tìm hiểu thêm về những tính năng nào bị vô hiệu hóa trong Compatibility Mode.

Cách chuyển đổi bài thuyết trình

Nếu bạn muốn truy cập vào tất cả các tính năng PowerPoint 2016, bạn có thể chuyển đổi bài thuyết trình sang định dạng file 2016.

Lưu ý rằng việc chuyển đổi file có thể gây ra một số thay đổi đối với bố cục ban đầu của bài thuyết trình.

1. Nhấp vào tab File để truy cập chế độ xem Backstage.

2. Xác định vị trí và chọn lệnh Convert.

3. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn lưu bài thuyết trình, nhập tên file và nhấp vào Save.

4. Bài thuyết trình sẽ được chuyển đổi thành loại file mới nhất.

Thực hành!

1. Mở bài thuyết trình thực hành mẫu tại đây.

2. Lưu ý rằng bài thuyết trình mở trong Compatibility Mode. Chuyển đổi nó sang định dạng file 2016. Nếu một hộp thoại xuất hiện hỏi xem bạn có muốn đóng và mở lại file để xem các tính năng mới hay không, hãy chọn Yes.

3. Trong chế độ xem Backstage, hãy ghim một file hoặc thư mục.

Xem thêm:

• Bắt đầu với PowerPoint 2016
• Cách tạo hiệu ứng phối màu nền PowePoint
• Hướng dẫn sử dụng Microsoft Power Point