PowerPoint 2016: Cách lưu bài thuyết trình

Bất cứ khi nào bạn tạo bài thuyết trình mới trong PowerPoint, bạn sẽ cần biết cách lưu nó để truy cập và chỉnh sửa sau này. Như với các phiên bản trước của PowerPoint, bạn có thể lưu file vào máy tính của mình. Nếu bạn thích, bạn cũng có thể lưu file vào dịch vụ đám mây như OneDrive. Bạn thậm chí có thể xuất và chia sẻ bài thuyết trình trực tiếp từ PowerPoint.

Save và Save As

PowerPoint cung cấp hai cách để lưu file: Save và Save As. Các tùy chọn này hoạt động theo các cách tương tự nhau, nhưng với một vài sự khác biệt quan trọng.

• Save: Khi bạn tạo hoặc chỉnh sửa bài thuyết trình, bạn sẽ sử dụng lệnh Save để lưu các thay đổi của mình. Bạn sẽ sử dụng lệnh này hầu hết thời gian. Khi bạn lưu file, bạn chỉ cần chọn tên file và vị trí lưu vào lần đầu tiên. Sau đó, bạn chỉ cần nhấp vào lệnh Save để lưu cùng tên và vị trí đó.
• Save As: Bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo bản sao của bài thuyết trình trong khi vẫn giữ nguyên bản gốc. Khi bạn sử dụng Save As, bạn cần phải chọn một tên và/hoặc vị trí khác cho phiên bản đã sao chép.

Giới thiệu về OneDrive

Hầu hết các tính năng trong Microsoft Office, bao gồm PowerPoint, đều hướng đến việc lưu và chia sẻ tài liệu trực tuyến. Điều này được thực hiện với OneDrive, đây là không gian lưu trữ trực tuyến cho tài liệu và file của bạn. Nếu bạn muốn sử dụng OneDrive, hãy đảm bảo bạn đã đăng nhập vào PowerPoint bằng tài khoản Microsoft của mình.

Cách lưu bài thuyết trình

Điều quan trọng là phải lưu bài thuyết trình của bạn bất cứ khi nào bạn bắt đầu dự án mới hoặc thực hiện thay đổi cho dự án hiện tại. Việc lưu lại công việc đang làm thường xuyên có thể ngăn việc tài liệu của bạn bị mất khi xảy ra sự cố. Bạn cũng sẽ cần phải chú ý đến nơi bạn lưu bài thuyết trình để dễ dàng tìm thấy nó sau này.

1. Xác định vị trí và chọn lệnh Save trên Quick Access Toolbar.

2. Nếu bạn đang lưu file lần đầu tiên, tính năng Save As sẽ xuất hiện trong chế độ xem Backstage.

3. Sau đó, bạn sẽ cần phải chọn nơi lưu file và đặt tên file cho nó. Nhấp vào Browse để chọn vị trí trên máy tính của bạn. Ngoài ra, bạn có thể bấm OneDrive để lưu file vào OneDrive của bạn.

4. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn lưu bài thuyết trình.

5. Nhập tên file cho bài thuyết trình, sau đó nhấp vào Save.

6. Bài thuyết trình sẽ được lưu. Bạn có thể bấm vào lệnh Save một lần nữa để lưu các thay đổi của bạn khi bạn sửa đổi bài thuyết trình.

Bạn cũng có thể truy cập vào lệnh Save bằng cách nhấn Ctrl + S trên bàn phím.

Sử dụng Save As để tạo bản sao

Nếu bạn muốn lưu một phiên bản khác của bài thuyết trình trong khi vẫn giữ nguyên bản gốc, bạn có thể tạo một bản sao. Ví dụ, nếu bạn có một file tên là Client Presentation, bạn có thể lưu file đó dưới dạng Client Presentation 2 để bạn có thể chỉnh sửa file mới và vẫn tham chiếu về phiên bản gốc.

Để thực hiện điều này, bạn sẽ nhấn vào lệnh Save As trong chế độ xem Backstage. Cũng giống như khi lưu file lần đầu tiên, bạn cần phải chọn vị trí lưu file và đặt tên file mới.

Cách thay đổi vị trí lưu mặc định

Nếu bạn không muốn sử dụng OneDrive, bạn có thể thấy thất vọng khi OneDrive được chọn làm vị trí mặc định khi lưu file. Nếu bạn thấy điều này bất tiện, bạn có thể thay đổi vị trí lưu mặc định để This PC được chọn theo mặc định.

1. Nhấp vào tab File để truy cập chế độ xem Backstage.

2. Nhấp vào Options.

3. Hộp thoại PowerPoint Options sẽ xuất hiện. Chọn Save, đánh dấu vào ô bên cạnh Save to Computer theo mặc định, sau đó nhấn OK. Vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi.

Sử dụng tính năng AutoRecover

PowerPoint tự động lưu bài thuyết trình của bạn vào một thư mục tạm thời trong khi bạn đang làm việc trên chúng. Nếu bạn quên lưu các thay đổi của mình hoặc nếu PowerPoint gặp sự cố, bạn có thể khôi phục file bằng tính năng AutoRecover.

Cách sử dụng AutoRecover

1. Mở PowerPoint. Nếu tìm thấy các phiên bản được lưu tự động của một file, bảng điều khiển Document Recovery sẽ xuất hiện.

2. Nhấn vào đây để mở một file có sẵn. Bài thuyết trình sẽ được khôi phục.

Theo mặc định, PowerPoint tự động lưu 10 phút một lần. Nếu bạn đang chỉnh sửa bài thuyết trình trong chưa đầy 10 phút, PowerPoint có thể không tạo phiên bản được lưu tự động.

Nếu bạn không thấy file mình cần, bạn có thể duyệt tất cả các file được lưu tự động từ chế độ xem Backstage. Chỉ cần chọn tab File, nhấp vào Manage Presentation, sau đó chọn Recover Unsaved Presentations.

Xuất bài thuyết trình

Theo mặc định, bài thuyết trình PowerPoint được lưu ở định dạng file .pptx. Tuy nhiên, có thể đôi khi bạn cần sử dụng loại file khác, chẳng hạn như PDF hoặc PowerPoint 97-2003. Thật dễ dàng để xuất bài thuyết trình của bạn từ PowerPoint dưới nhiều định dạng file khác nhau.

• PDF: Lưu bài thuyết trình dưới dạng tài liệu PDF thay vì file PowerPoint
• Video: Lưu bài thuyết trình dưới dạng video
• Package for CD: Lưu bài thuyết trình trong một thư mục cùng với Microsoft PowerPoint Viewer (Trình xem Microsoft PowerPoint), một trình chiếu slideshow đặc biệt mà người dùng có thể tải xuống
• Handouts: In một bản handout cho các slide của bạn.
• Loại file khác: Lưu ở các loại file khác, bao gồm PNG và PowerPoint 97-2003

Cách xuất bài thuyết trình

Trong ví dụ ở bài viết này, ta sẽ lưu bài thuyết trình dưới dạng file PowerPoint 97-2003.

1. Nhấp vào tab File để truy cập chế độ xem Backstage.

2. Nhấp vào Export, sau đó chọn tùy chọn mong muốn. Trong ví dụ này, ta sẽ chọn Change File Type.

3. Chọn loại file, sau đó nhấp vào Save As.

4. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn xuất bài thuyết trình, nhập tên file, sau đó nhấp vào Save.

Bạn cũng có thể sử dụng menu drop-down Save As type trong hộp thoại Save As để lưu bài thuyết trình ở nhiều định dạng file khác nhau. Hãy cẩn thận trong việc chọn loại file sao cho những người khác cũng có thể mở nó.

Chia sẻ bài thuyết trình

PowerPoint giúp dễ dàng chia sẻ và cộng tác trên các bài thuyết trình bằng OneDrive. Trong quá khứ, nếu bạn muốn chia sẻ file với người nào đó, bạn có thể gửi file dưới dạng file đính kèm email. Mặc dù rất thuận tiện, hệ thống này cũng tạo ra nhiều phiên bản của cùng một file, do đó rất khó để người dùng tổ chức, sắp xếp.

Khi bạn chia sẻ bài thuyết trình từ PowerPoint, bạn thực sự cấp cho người khác quyền truy cập chính xác vào cùng một file. Điều này cho phép bạn và những người bạn chia sẻ cùng chỉnh sửa bài thuyết trình mà không phải theo dõi nhiều phiên bản khác nhau.

Để chia sẻ bài thuyết trình, trước tiên nó phải được lưu vào OneDrive của bạn.

Cách chia sẻ bài thuyết trình

1. Nhấp vào tab File để truy cập chế độ xem Backstage, sau đó nhấp vào Share.

2. Bảng điều khiển Share sẽ xuất hiện.

3. Nhấp vào các nút tương tác bên dưới để tìm hiểu thêm về các cách chia sẻ bài thuyết trình khác nhau.

Thực hành!

1. Mở bài thuyết trình mẫu.

2. Sử dụng Save As để tạo bản sao của bài thuyết trình. Đặt tên cho bản sao mới là Saving Challenge Practice. Bạn có thể lưu nó vào một thư mục trên máy tính hoặc OneDrive của bạn.

3. Xuất bài thuyết trình dưới dạng file PDF.

Xem thêm:

• Bắt đầu với PowerPoint 2016
• Tạo và mở bài thuyết trình trong PowerPoint 2016
• Cách tạo album ảnh trên PowerPoint kèm hiệu ứng