PowerPoint 2016: Làm việc với biểu đồ

Biểu đồ là một công cụ mà người dùng có thể sử dụng để biểu đạt dữ liệu bằng đồ họa. Việc sử dụng một biểu đồ trong một bài thuyết trình giúp khán giả hiểu rõ hơn ý nghĩa đằng sau các con số. Điều này giúp dễ dàng hình dung ra sự so sánh hoặc các xu hướng,v.v...

Các loại biểu đồ

PowerPoint có một số loại biểu đồ, cho phép người dùng chọn loại phù hợp nhất với dữ liệu của bạn. Để sử dụng biểu đồ hiệu quả, người dùng sẽ cần hiểu cách sử dụng các biểu đồ khác nhau. PowerPoint 2016 có nhiều loại biểu đồ, mỗi loại có ưu điểm riêng.

Xác định các phần của biểu đồ

Ngoài các loại biểu đồ, bạn sẽ cần hiểu cách đọc biểu đồ. Biểu đồ chứa một số yếu tố khác nhau và các phần khác nhau này có thể giúp diễn giải dữ liệu.

Chèn biểu đồ

PowerPoint sử dụng bảng tính như một placeholder để nhập dữ liệu cho biểu đồ, giống như Excel. Quá trình nhập dữ liệu khá đơn giản.

Cách chèn biểu đồ

1. Chọn tab Insert, sau đó bấm vào lệnh Chart trong nhóm Illustrations.

2. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn một danh mục từ khung bên trái và xem lại các biểu đồ xuất hiện trong khung bên phải.

3. Chọn biểu đồ mong muốn, sau đó bấm OK.

4. Một biểu đồ và bảng tính sẽ xuất hiện. Dữ liệu xuất hiện trong bảng tính là dữ liệu nguồn placeholder người dùng sẽ thay thế bằng thông tin của mình. Dữ liệu nguồn được sử dụng để tạo biểu đồ.

5. Nhập dữ liệu vào bảng tính.

6. Chỉ dữ liệu được bao quanh bởi các đường màu xanh mới xuất hiện trong biểu đồ, nhưng khu vực này sẽ tự động mở rộng khi người dùng tiếp tục nhập.

7. Khi hoàn tất, nhấp X để đóng bảng tính.

8. Biểu đồ sẽ được hoàn thành.

Người dùng có thể chỉnh sửa dữ liệu biểu đồ bất cứ lúc nào, bằng cách chọn biểu đồ và nhấp vào lệnh Edit Data trên tab Design.

Người dùng cũng có thể nhấp vào lệnh Insert Chart trong placeholder để chèn biểu đồ mới.

Tạo biểu đồ với dữ liệu Excel hiện có

Nếu đã có dữ liệu trong file Excel hiện có muốn sử dụng cho biểu đồ, bạn có thể chuyển dữ liệu bằng cách sao chép và dán nó. Chỉ cần mở bảng tính trong Excel, chọn và sao chép dữ liệu mong muốn, sau đó dán nó vào vùng dữ liệu nguồn cho biểu đồ.

Người dùng cũng có thể nhúng biểu đồ Excel hiện có vào bài thuyết trình PowerPoint. Điều này có thể hữu ích khi cần cập nhật dữ liệu trong file Excel của mình và muốn biểu đồ tự động cập nhật bất cứ khi nào dữ liệu Excel được thay đổi.

Sửa đổi biểu đồ với các công cụ biểu đồ

Có nhiều cách khác để tùy chỉnh và sắp xếp biểu đồ. Ví dụ, PowerPoint cho phép thay đổi loại biểu đồ, sắp xếp lại dữ liệu của biểu đồ và thậm chí thay đổi bố cục và kiểu dáng của biểu đồ.

Cách thay đổi loại biểu đồ

Nếu thấy rằng dữ liệu không phù hợp với một biểu đồ nhất định, thật dễ dàng để chuyển sang loại biểu đồ mới. Trong ví dụ ở bài viết này, ta sẽ thay đổi từ biểu đồ cột thành biểu đồ đường.

1. Chọn biểu đồ muốn thay đổi. Tab Design sẽ xuất hiện ở phía bên phải của ribbon.

2. Từ tab Design, bấm vào lệnh Change Chart Type.

3. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn loại biểu đồ mong muốn, sau đó bấm OK.

4. Loại biểu đồ mới sẽ xuất hiện.

Cách chuyển dữ liệu hàng và cột

Đôi khi, người dùng có thể muốn thay đổi cách biểu đồ nhóm dữ liệu của bạn. Ví dụ, trong biểu đồ bên dưới, dữ liệu bán sách được nhóm theo thể loại, mỗi tháng một dòng. Tuy nhiên, ta có thể chuyển đổi các hàng và cột để biểu đồ nhóm dữ liệu theo tháng, mỗi thể loại một dòng. Trong cả hai trường hợp, biểu đồ chứa cùng một dữ liệu, chỉ là cách tổ chức khác nhau.

1. Chọn biểu đồ muốn sửa đổi. Tab Design sẽ xuất hiện.

2. Từ tab Design, chọn lệnh Edit Data trong nhóm Data.

3. Nhấp lại vào biểu đồ, sau đó chọn lệnh Switch Row/Column trong nhóm Data.

4. Các hàng và cột sẽ được chuyển đổi. Trong ví dụ ở bài viết này, dữ liệu hiện được nhóm theo tháng, mỗi thể loại một dòng.

Có thể thấy rằng khi dữ liệu được nhập vào cột đầu tiên của bảng tính, việc chuyển đổi hàng và cột có thể tạo ra kết quả không mong muốn. Một giải pháp là nhập dấu nháy đơn trước mỗi con số, cho biết bảng tính được định dạng dưới dạng văn bản thay vì giá trị số. Ví dụ năm 2016 sẽ được nhập là '2016.

Cách thay đổi bố cục biểu đồ

Bố cục biểu đồ được xác định trước, cho phép người dùng sửa đổi các thành phần biểu đồ, bao gồm tiêu đề, chú thích và nhãn dữ liệu để làm cho biểu đồ dễ đọc hơn.

1. Chọn biểu đồ muốn sửa đổi. Tab Design sẽ xuất hiện.

2. Từ tab Design, bấm vào lệnh Quick Layout.

3. Chọn bố cục mong muốn được xác định trước từ menu xuất hiện.

4. Biểu đồ sẽ cập nhật để phản ánh bố cục mới.

Để thay đổi thành phần biểu đồ (chẳng hạn như tiêu đề biểu đồ), nhấp vào yếu tố đó và bắt đầu nhập nội dung mới.

Cách thay đổi kiểu biểu đồ

Các kiểu biểu đồ cho phép người dùng nhanh chóng sửa đổi giao diện.

1. Chọn biểu đồ muốn sửa đổi. Tab Design sẽ xuất hiện.

2. Từ tab Design, nhấp vào mũi tên drop-down More trong Chart Styles.

3. Chọn kiểu mong muốn từ menu xuất hiện.

4. Biểu đồ sẽ xuất hiện theo phong cách đã chọn.

Người dùng cũng có thể sử dụng các nút tắt định dạng biểu đồ để nhanh chóng thêm các yếu tố cho biểu đồ, thay đổi kiểu biểu đồ và lọc dữ liệu biểu đồ.

Thực hành

1. Mở bài thuyết trình thực hành ví dụ. Bạn cũng sẽ cần tải xuống workbook thực hành đi kèm.

2. Trên slide cuối cùng, hãy chèn một biểu đồ đường.

3. Mở workbook thực hành trong Excel. Sao chép dữ liệu và dán vào bảng tính của biểu đồ.

4. Xóa tiêu đề biểu đồ.

5. Thay đổi loại biểu đồ thành Stacked Column.

6. Sử dụng menu drop-down Quick Layout để thay đổi thành Layout 10.

7. Nhấp vào nút shortcut Chart Elements, nhấp vào mũi tên bên cạnh Axis Titles và chọn tiêu đề trục Primary Vertical.

8. Nhấp đúp vào tiêu đề trục, sau đó đổi tên thành Sale Profits.

9. Chuyển đổi dữ liệu Row/Column.

10. Khi bạn hoàn thành, slide của bạn sẽ trông như thế này:

Chúc bạn thành công!

Xem thêm:

• Trình diễn biểu đồ 3D trong PowerPoint
• Cách vẽ sơ tư duy (mind map) trong PowerPoint
• Cách tạo hiệu ứng cho biểu đồ Excel trong PowerPoint