MS Word - Bài 7: Cách dùng Styles

Việc định dạng tài liệu Word là điều cần thiết sau khi chúng ta soạn thảo nội dung để tạo được 1 tài liệu chuẩn, chuyên nghiệp. Khi làm việc với Word thì người dùng nên sử dụng Styles để dễ dàng tạo mục lục cũng như định dạng văn bản theo chuẩn nhất định.

Styles tập hợp của các định dạng bao gồm cỡ chữ, màu sắc, dãn cách dòng, level,… để áp dụng cho từng mục văn bản. Các phần văn bản khác khi áp dụng cùng một Style trong cùng 1 theme sẽ có định dạng giống nhau. Khi áp dụng Styles sẽ thông nhất định dạng cho các văn bản, tiết kiệm thời gian khi định dạng nội dung hơn. Đặc biệt Styles cho phép người dùng sao chép định dạng của tài liệu này sang tài liệu khác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách sử dụng Styles trong Word.

• Cách giữ định dạng Word khi chia sẻ tài liệu
• Hướng dẫn định dạng phông chữ, thay đổi độ giãn và tạo chữ nghệ thuật trong Word
• Kiểm soát định dạng khi dán văn bản trong Word
• 8 mẹo định dạng bảng hữu ích trong Microsoft Word

1. Sử dụng Styles có sẵn trong Word

Bước 1:

Tại nhóm Styles của tab Home chúng ta sẽ thấy một số kiểu Styles có sẵn. Để hiển thị đầy đủ hơn người dùng nhấn vào biểu tượng mũi tên để mở rộng hơn nội dung.

Trong mỗi một Styles chúng ta đều thấy có những vị trí nhất định Heading, Normal, Strong, No Space để bạn lựa chọn cho từng mục Word riêng.

Bước 2:

Nhấn tiếp vào biểu tượng mũi tên ở phía dưới để mở rộng phần Styles theo chiều dọc.

Bước 3:

Để chỉnh sửa lại một Style có sẵn chúng ta nhấn chuột phải vào Style mà bạn muốn thay đổi rồi chọn Modify.

Hiển thị giao diện để người dùng chỉnh sửa lại các thông tin của Style. Tại đây có một số nội dung mà người dùng cần chú ý để thay đổi lại kiểu Style.

• Name: Đặt tên cho Style trong Word.
• Style based on: Lựa chọn vị trí trong văn bản cho Style.
• Style for following paragraph: Vị trí trong toàn văn bản cho Style.
• Formatting: Phần chỉnh sửa font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ.
• Add to the Styles gallery: Thêm Style vào danh sách hiển thị.
• Automacically update: Tự động cập nhật khi chỉnh sửa.
• Only in this document: Chỉ áp dụng cho văn bản này.
• New documents based on this tempalte: Áp dụng cho các văn bản mới.

Ngoài ra người dùng có thể nhấn vào Format rồi chọn để định dạng chi tiết hơn cho đoạn văn, Tabs, đường viền, ngôn ngữ, đánh số tự động… Khi đã chỉnh sửa xong thì nhấn OK để lưu lại.

Bước 4:

Cuối cùng chúng ta bôi đen đoạn văn bản, hoặc đặt trỏ chuột ở đầu đoạn văn rồi nhấn chọn để áp dụng Style cho nội dung đã chọn.

2. Cách tạo Styles mới trong Word

Bên cạnh những Styles có sẵn thì người dùng có thể tự tạo những Styles mới với các định dạng mà bạn tự chọn.

Bước 1:

Chúng ta nhấn chọn vào biểu tượng mũi tên để mở thanh dọc của Styles. Sau đó nhấn vào biểu tượng chữ AA New Style.

Bước 2:

Hiển thị giao diện tạo kiểu Style mới, chúng ta tiến hành điền các nội dung để tạo Style.

• Name: Điền tên Style để dễ tìm kiếm Style khi cần.
• Style based on: Chọn kiểu Style kế thừa từ Style sẵn có, rồi tiến hành thiết lập định dạng cho văn bản như kiểu chữ, cỡ chữ, font chữ.

Cuối cùng nhấn OK để lưu lại.

Bước 3:

Kết quả chúng ta sẽ nhìn thấy tên Style mới tạo trong danh sách các Styles của Word. Nhấn chuột phải vào Style sẽ hiển thị danh sách tùy chọn cho Style.

Bây giờ bạn chỉ cần sử dụng Style này để định dạng nội dung với những nội dung đã thiết lập sẵn là được.

3. Cách xác định Style trong nội dung

Với tài liệu được áp dụng nhiều kiểu định dạng khác nhau sẽ rất khó để chúng ta ngồi tìm từng Style cho từng đoạn văn theo cách thủ công. Nếu vậy bạn cần sử dụng công cụ xác định kiểu Style cho vùng tài liệu đang tìm kiếm.

Bước 1:

Đặt trỏ chuột tại vùng nội dung cần xác định Style, sau đó chúng ta nhấn vào biểu tượng mũi tên trong mục Styles để hiện thanh dọc. Tiếp đó bạn nhấn vào biểu tượng AA Style Inspector.

Bước 2:

Kết quả hiển thị ở giao diện bên trái màn hình là Style được sử dụng cho nội dung. Nếu muốn xóa định dạng cho đoạn văn đó thì nhấn Clear All là được.

Như vậy bạn đã biết cách sử dụng công cụ Styles trong Word để chọn định dạng cho tài liệu và tự tạo định dạng mới để áp dụng cho nội dung. Từng kiểu nội dung Style luôn có những định dạng phù hợp để tạo được một văn bản chuẩn, chính xác.

Bài tiếp theo: MS Word - Bài 8: Tạo bảng

Chúc các bạn thực hiện thành công!