Tìm hiểu về các định dạng số

Bất cứ khi nào làm việc với bảng tính Google Sheets, bạn nên sử dụng các định dạng số thích hợp cho dữ liệu của mình. Các định dạng số cho bảng tính của bạn biết chính xác loại dữ liệu bạn đang sử dụng, như tỷ lệ phần trăm (%), đơn vị tiền tệ ($), thời gian, ngày tháng, v.v...

Tại sao lại sử dụng các định dạng số?

Định dạng số không chỉ giúp bảng tính của bạn dễ đọc hơn mà còn giúp bạn dễ sử dụng hơn. Khi áp dụng một định dạng số, bạn đang cho bảng tính của mình biết chính xác loại giá trị nào được lưu trữ trong một ô. Ví dụ, định dạng ngày cho bảng tính biết rằng bạn đang nhập các ngày theo lịch cụ thể. Điều này cho phép bảng tính hiểu rõ hơn về dữ liệu của bạn, điều này có thể giúp đảm bảo rằng dữ liệu của bạn vẫn nhất quán và các công thức của bạn được tính toán chính xác.

Nếu bạn không cần sử dụng định dạng số cụ thể, bảng tính thường sẽ áp dụng định dạng tự động theo mặc định. Tuy nhiên, định dạng tự động có thể áp dụng một số thay đổi định dạng nhỏ cho dữ liệu của bạn.

Áp dụng các định dạng số

Cũng giống như các kiểu định dạng khác, chẳng hạn như thay đổi màu phông chữ, bạn sẽ áp dụng các định dạng số bằng cách chọn các ô và chọn tùy chọn định dạng mong muốn. Có hai cách chính để chọn định dạng số:

Nhấp vào một trong các lệnh định dạng số nhanh trên thanh công cụ.

Bạn có thể chọn từ nhiều tùy chọn hơn trong menu drop-down More Formats liền kề.

Ví dụ này đã áp dụng định dạng tiền tệ, thêm các ký hiệu tiền tệ ($) và hiển thị hai chữ số thập phân cho bất kỳ giá trị số nào.

Nếu chọn bất kỳ ô nào có định dạng số, bạn có thể thấy giá trị thực của ô đó trong thanh công thức. Bảng tính sẽ sử dụng giá trị này cho các công thức và những phép tính khác.

Sử dụng các định dạng số một cách chính xác

Định dạng số còn nhiều thứ khác ngoài chọn ô và áp dụng định dạng. Bảng tính thực sự có thể áp dụng nhiều định dạng số tự động dựa trên cách bạn nhập dữ liệu. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần nhập dữ liệu theo cách mà chương trình có thể hiểu được, sau đó đảm bảo rằng các ô này đang sử dụng định dạng số thích hợp. Ví dụ, hình ảnh bên dưới cho thấy cách sử dụng các định dạng số một cách chính xác cho ngày, phần trăm và thời gian:

Bây giờ bạn đã biết thêm về cách thức hoạt động của các định dạng số. Hãy xem xét một số định dạng số đang được sử dụng.

Định dạng phần trăm

Một trong những định dạng số hữu ích nhất là định dạng phần trăm (%). Nó hiển thị các giá trị dưới dạng phần trăm, như 20% hoặc 55%. Điều này đặc biệt hữu ích khi tính toán những thứ như chi phí thuế bán hàng hoặc tiền boa. Khi bạn nhập dấu phần trăm (%) sau một số, định dạng số phần trăm sẽ tự động được áp dụng cho ô đó.

Như bạn có thể nhớ khi học môn toán trước đây, một tỷ lệ phần trăm cũng có thể được viết dưới dạng số thập phân. Vì vậy, 15% cũng giống như 0,15, 7,5% tương đương với 0,075, 20% bằng 0,20, 55% cũng là 0,55, v.v...

Có nhiều khi định dạng phần trăm sẽ hữu ích. Ví dụ, trong các hình ảnh bên dưới, hãy lưu ý cách định dạng thuế bán hàng khác nhau cho mỗi bảng tính (5, 5% và 0,05):

Như bạn có thể thấy, phép tính trong bảng tính bên trái không hoạt động chính xác. Nếu không có định dạng số phần trăm, bảng tính sẽ cho rằng bạn muốn nhân $22,50 với 5, không phải 5%. Và trong khi bảng tính ở bên phải vẫn hoạt động mà không cần định dạng phần trăm, bảng tính ở giữa dễ đọc hơn.

Định dạng ngày tháng

Bất cứ khi nào làm việc với ngày tháng, bạn sẽ muốn sử dụng định dạng ngày tháng để cho bảng tính biết rằng bạn đang đề cập đến các ngày lịch cụ thể, chẳng hạn như ngày 15 tháng 7 năm 2016. Các định dạng ngày tháng cũng cho phép bạn làm việc với một bộ các hàm ngày sử dụng thông tin ngày và giờ để tính toán câu trả lời.

Bảng tính không hiểu thông tin giống như con người. Ví dụ, nếu bạn nhập tháng 10 vào một ô, bảng tính sẽ không biết bạn đang nhập ngày tháng, vì vậy nó sẽ coi đó như bất kỳ văn bản nào khác. Thay vào đó, khi nhập ngày, bạn sẽ cần sử dụng định dạng cụ thể mà bảng tính của bạn hiểu được, chẳng hạn như tháng/ngày/năm (hoặc ngày/tháng/năm tùy thuộc vào quốc gia bạn đang ở). Ví dụ dưới đây sẽ nhập 10/12/2016 cho ngày 12 tháng 10 năm 2016. Sau đó, bảng tính sẽ tự động áp dụng định dạng số ngày cho ô.

Bây giờ, ví dụ đã định dạng đúng ngày và có thể làm những việc khác nhau với dữ liệu này. Ví dụ, bạn có thể sử dụng fill handle để tiếp tục các ngày theo cột, do đó, một ngày khác sẽ xuất hiện trong mỗi ô:

Nếu định dạng ngày tháng không được áp dụng tự động, điều đó có nghĩa là bảng tính không hiểu dữ liệu bạn đã nhập. Ví dụ dưới đây đã nhập March 15th. Bảng tính không hiểu rằng chúng tôi đang đề cập đến một ngày, vì vậy định dạng tự động đang coi ô này là văn bản.

Mặt khác, nếu nhập March 15 (không có "th"), bảng tính sẽ nhận ra đó là một ngày. Bởi vì năm không được bao gồm, nên bảng tính sẽ tự động thêm năm hiện tại để ngày có tất cả các thông tin cần thiết. Cũng có thể nhập ngày theo một số cách khác, chẳng hạn như 15/3/2016, 15/3/2016 hoặc 15/3/2016 và bảng tính sẽ vẫn nhận ra đó là ngày.

Để kiểm tra xem Google Sheets có nhận dạng mục nhập của bạn là ngày tháng hay không, hãy xem trong thanh công thức. Giá trị của ô trong thanh công thức sẽ được chuyển đổi sang định dạng số như 15/03/2016 nhưng sẽ hiển thị trong trang tính ở định dạng mà bạn đã nhập ban đầu.

Các tùy chọn định dạng ngày khác

Để truy cập các tùy chọn định dạng ngày tháng khác, hãy chọn menu drop-down More formats trên thanh công cụ và chọn More Formats ở dưới cùng, sau đó chọn More date and time formats.

Hộp thoại Custom date and time formats sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn có thể chọn tùy chọn định dạng ngày tháng mong muốn. Đây là các tùy chọn để hiển thị ngày khác nhau, như bao gồm ngày trong tuần hoặc bỏ qua năm.

Như bạn có thể thấy trong thanh công thức, định dạng ngày tùy chỉnh không thay đổi ngày thực tế trong ô - nó chỉ thay đổi cách hiển thị.

Mẹo định dạng số

Dưới đây là một số mẹo để có được kết quả tốt nhất với định dạng số.

• Áp dụng định dạng số cho toàn bộ cột: Nếu bạn định sử dụng một cột cho một loại dữ liệu nhất định, chẳng hạn như ngày tháng hoặc tỷ lệ phần trăm, bạn có thể thấy dễ dàng nhất để chọn toàn bộ cột bằng cách nhấp vào ký tự cột và áp dụng định dạng số mong muốn . Bằng cách này, bất kỳ dữ liệu nào bạn thêm vào cột này trong tương lai sẽ có định dạng số chính xác. Lưu ý rằng hàng tiêu đề thường không bị ảnh hưởng bởi định dạng số.

• Kiểm tra kỹ các giá trị của bạn sau khi áp dụng định dạng số: Nếu áp dụng định dạng số cho dữ liệu hiện có, bạn có thể có kết quả không mong muốn. Ví dụ, áp dụng định dạng phần trăm (%) cho một ô có giá trị là 5 sẽ cung cấp cho bạn 500%, không phải 5%. Trong trường hợp này, bạn cần phải nhập lại các giá trị một cách chính xác trong mỗi ô.

• Nếu bạn tham chiếu một ô có định dạng số trong một công thức, bảng tính có thể tự động áp dụng cùng một định dạng số cho ô mới. Ví dụ, nếu bạn sử dụng một giá trị có định dạng tiền tệ trong một công thức, thì giá trị được tính toán cũng sẽ sử dụng định dạng số đơn vị tiền tệ.

• Nếu bạn muốn dữ liệu của mình xuất hiện chính xác như đã nhập, bạn cần sử dụng định dạng plain text. Định dạng này đặc biệt tốt cho các số bạn không muốn thực hiện phép tính, chẳng hạn như số điện thoại, mã zip hoặc các số bắt đầu bằng 0, như 02415. Để có kết quả tốt nhất, bạn có thể muốn áp dụng định dạng plain text trước khi nhập dữ liệu vào các ô này.

Tăng và giảm số thập phân

Các lệnh Increase decimal places và Decrease decimal places cho phép bạn kiểm soát số lượng vị trí thập phân được hiển thị trong một ô. Các lệnh này không thay đổi giá trị của ô; thay vào đó, chúng hiển thị giá trị đến một số vị trí thập phân đã đặt.

Giảm số thập phân sẽ hiển thị giá trị được làm tròn đến vị trí thập phân đó, nhưng giá trị thực tế trong ô vẫn sẽ được hiển thị trong thanh công thức.

Các lệnh Increase/Decrease decimal places không hoạt động với một số định dạng số, như Date và Fraction.