Google Sheets (Phần 8): Làm việc với các hàm

Hàm là một công thức được xác định trước để thực hiện các phép tính sử dụng những giá trị cụ thể theo một thứ tự nhất định. Google Sheets bao gồm nhiều hàm phổ biến có thể được sử dụng để nhanh chóng tìm tổng, trung bình, đếm số lượng, giá trị lớn nhất và giá trị nhỏ nhất cho một phạm vi ô. Để sử dụng các hàm một cách chính xác, bạn sẽ cần hiểu các phần khác nhau của một hàm, cũng như cách tạo những đối số để tính toán các giá trị và tham chiếu ô.

Các phần của một hàm

Tương tự như nhập công thức, thứ tự bạn nhập hàm vào ô rất quan trọng. Mỗi hàm có một thứ tự cụ thể - được gọi là cú pháp - phải tuân theo để hàm tính toán đúng. Cú pháp cơ bản để tạo công thức với một hàm là chèn một dấu bằng (=), một tên hàm (ví dụ: AVERAGE là tên hàm để tìm giá trị trung bình) và một đối số. Đối số chứa thông tin bạn muốn công thức tính toán, chẳng hạn như một phạm vi tham chiếu ô.

Làm việc với các đối số

Các đối số có thể tham chiếu đến cả ô riêng lẻ và phạm vi ô và phải được đặt trong dấu ngoặc đơn. Bạn có thể bao gồm một đối số hoặc nhiều đối số, tùy thuộc vào cú pháp cần thiết cho hàm.

Ví dụ, hàm =AVERAGE(B1:B9) sẽ tính giá trị trung bình của các giá trị trong phạm vi ô B1:B9. Hàm này chỉ chứa một đối số.

Nhiều đối số phải được phân tách bằng dấu phẩy. Ví dụ, hàm =SUM(A1:A3, C1:C2, E1) sẽ thêm giá trị của tất cả các ô trong 3 đối số.

Tạo một hàm

Google Sheets có sẵn nhiều hàm khác nhau. Dưới đây là một số hàm phổ biến nhất mà bạn sẽ sử dụng:

• SUM: Hàm này thêm tất cả các giá trị của các ô trong đối số.
• AVERAGE: Hàm này xác định giá trị trung bình của các giá trị có trong đối số. Nó tính tổng các ô và sau đó chia giá trị đó cho số ô trong đối số.
• COUNT: Hàm này đếm số ô có dữ liệu số trong đối số. Hàm này hữu ích để đếm nhanh các mục trong một phạm vi ô.
• MAX: Hàm này xác định giá trị ô cao nhất có trong đối số.
• MIN: Hàm này xác định giá trị ô thấp nhất có trong đối số.

Cách tạo một hàm bằng nút Functions

Nút Functions cho phép bạn tự động trả về kết quả cho một loạt ô. Câu trả lời sẽ hiển thị trong ô bên dưới phạm vi.

1. Chọn phạm vi ô bạn muốn đưa vào đối số. Ví dụ sẽ chọn D3:D12.

2. Nhấp vào nút Functions, sau đó chọn hàm mong muốn từ menu drop-down. Ví dụ sẽ chọn SUM.

3. Trong ô ngay bên dưới các ô đã chọn, hàm sẽ xuất hiện.

4. Nhấn phím Enter trên bàn phím. Hàm sẽ được tính toán và kết quả sẽ xuất hiện trong ô. Trong ví dụ, tổng của D3:D12 là $765,29.

Tạo một hàm theo cách thủ công

Nếu đã biết tên hàm, bạn có thể dễ dàng tự gõ nó. Ví dụ dưới đây là bảng thống kê doanh số bán cookie. Hàm AVERAGE sẽ được sử dụng để tính số lượng đơn vị trung bình được bán bởi mỗi đội.

1. Chọn ô mà câu trả lời sẽ xuất hiện. Ví dụ sẽ chọn C10.

2. Nhập dấu bằng (=), sau đó nhập tên hàm mong muốn. Bạn cũng có thể chọn hàm mong muốn từ danh sách các hàm được đề xuất xuất hiện bên dưới ô khi bạn nhập. Ví dụ sẽ nhập =AVERAGE.

3. Khi nhập một hàm theo cách thủ công, Google Sheets cũng hiển thị một cửa sổ liệt kê các đối số cụ thể mà hàm cần. Cửa sổ này xuất hiện khi dấu ngoặc đơn đầu tiên được nhập và vẫn hiển thị khi các đối số được nhập.

4. Nhập phạm vi ô cho đối số bên trong dấu ngoặc đơn. Ví dụ sẽ nhập (C3:C9). Công thức này sẽ thêm giá trị của các ô C3:C9, sau đó chia giá trị đó cho tổng số giá trị trong phạm vi.

5. Nhấn phím Enter trên bàn phím và câu trả lời sẽ xuất hiện.

Google Sheets không phải lúc nào cũng cho bạn biết liệu hàm của bạn có lỗi không, vì vậy bạn nên tự kiểm tra tất cả các hàm của mình.

Danh sách hàm của Google Sheets

Nếu có kinh nghiệm sử dụng bảng tính và muốn sử dụng Google Sheets để thực hiện các phép tính nâng cao hơn, bạn có thể khám phá danh sách hàm của Google Sheets. Đó là một tài liệu tham khảo hữu ích cho hàng trăm hàm phân tích tài chính, thống kê và dữ liệu.

Nếu bạn đã quen thuộc với các hàm được tìm thấy trong Thư viện hàm của Microsoft Excel, bạn sẽ thấy rằng danh sách hàm của Google Sheets có nhiều hàm tượng tự.

Cách truy cập danh sách hàm

Nhấp vào nút Functions và chọn More functions.... từ menu drop-down. Danh sách hàm của Google Sheets sẽ xuất hiện trong một tab trình duyệt mới.

Nếu cảm thấy thoải mái với các hàm cơ bản, bạn có thể muốn thử một hàm nâng cao hơn như hàm VLOOKUP. Bạn có thể xem bài viết của Quantrimang.com về cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel để biết thêm thông tin. Giống như hầu hết các hàm, hàm VLOOKUP hoạt động theo cùng một cách trong Excel và Google Sheets.