Cách điền dữ liệu trong Google Sheets bằng Gemini

Khi bạn nhập và xử lý dữ liệu trong Google Sheets cần nhiều công đoạn, thao tác thực hiện, bao gồm nội dung giống nhau hàng loạt. Với Fill trong Google Sheets thì việc điền dữ liệu giống nhau hàng loạt sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Đặc biệt với sự hỗ trợ của Gemini, mọi thứ còn đơn giản hơn rất nhiều lần khi AI có thể hiểu ngữ cảnh của bảng và tự động điền dữ liệu dựa trên yêu cầu của bạn.

Bạn không cần phải viết công thức, nhập từng ô mà chỉ cần chọn vùng dữ liệu cần điền và Gemini sẽ thực hiện công việc còn lại. Gemini hỗ trợ Fill cho nhiều tác vụ như tạo nội dung, phân loại dữ liệu, tóm tắt thông tin, lấy dữ liệu từ web. Dưới đây là hướng dẫn điền dữ liệu trong Google Sheets bằng Gemini.

Cách điền dữ liệu trong Google Sheets bằng Gemini

Bạn sẽ dùng Gemini với Fill theo 2 cách khác nhau:

• Kéo và thả: Nếu cột của bạn có ít nhất một ô đã được điền đầy đủ, bạn có thể điền dữ liệu dựa trên nội dung đã có qua việc phân tích dữ liệu điền từ Gemini.
• Điền dữ liệu bằng prompt: Với một vùng gồm nhiều ô đang trống, bạn có thể chọn toàn bộ vùng và sử dụng tùy chọn Fill để điền dữ liệu. Nếu cột đã có dữ liệu, Gemini có thể tự động hoàn thiện các ô còn lại dựa trên ngữ cảnh. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhập prompt để yêu cầu Gemini điền nội dung theo ý mình.

Kéo thả điền dữ liệu tự động bằng Fill Gemini

Chẳng hạn với bảng dữ liệu dưới đây, chúng ta sẽ dùng Gemini điền dữ liệu vào cột Phân loại theo 3 tiêu chí Tiêu cực, Trung bình và Tích cực.

Bạn nhấn vào dòng đầu tiên đến khi hiển thị biểu tượng Gemini rồi kéo dài xuống những ô trống còn lại của cột để Gemini đọc bảng và phán đoán, điền nội dung vào cột.

Khi bạn kéo xuống dưới, công cụ Fill thực hiện phân tích nội dung và sau đó điền dữ liệu hoàn chỉnh vào cột cho bạn.

Bạn có thể thêm một cột Phản hồi để xem Gemini tự động điền dữ liệu phản hồi thế nào về nội dung đánh giá của khách hàng.

Gemini dựa trên nội dung đánh giá sản phẩm và từ đó đưa ra những gợi ý phản hồi khách hàng để bạn tham khảo.

Ngoài ra Gemini cũng có tùy chọn làm mới nội dung nếu bạn không ưng ý phần phản hồi này.

Điền dữ liệu bằng prompt Gemini

Ngoài kéo và thả thì bạn có thể dùng prompt để điền nội dung. Chúng ta bôi đen cột cần điền dữ liệu sau đó nhấn vào Fill ở bên dưới cột như hình.

Sau đó bạn nhập prompt yêu cầu điền dữ liệu như nào. Lưu ý phải điền nội dung tiếng Anh để Google Sheets hiểu được nội dung bạn cần triển khai.

Kết quả Fill Gemini cũng tự động điền dữ liệu dựa trên nội dung mà bạn mô tả.

Như vậy không chỉ là nội dung giống nhau mà Fill Gemini tự động điền dữ liệu khác nhau dựa trên nội dung trong bảng để phán đoán và chọn nội dung phù hợp cho cột cần điền.

Cách điền dữ liệu trong Google Sheets

Điền dữ liệu vào bảng tính của Google Sheets được thực hiện bằng cách chọn một ô, nhấp vào biểu tượng điền, rồi kéo và đánh dấu trong khi giữ nút chuột trái để chọn phạm vi.

Biểu tượng điền nằm ở góc phải nút bấm của ô và có biểu tượng là một hình vuông nhỏ. Khi bạn di chuột qua biểu tượng đó, con trỏ chuột của bạn sẽ thay đổi biểu tượng thành một chữ thập mỏng.

Nhấp vào biểu tượng điền và giữ nút chuột trái, kéo & đánh dấu phạm vi mà bạn muốn bao phủ.

Trong ví dụ này, ô A1 đã được chọn và phạm vi A1:A10 đã được đánh dấu.

Cách dùng Fill để sao chép dữ liệu trong Google Sheets

Filling có thể được sử dụng để sao chép cho cả số và chữ.

Trước tiên, chúng ta hãy xem xét các số. Ví dụ này đã nhập giá trị A1(1):

Dùng Fill điền dữ liệu vào khoảng A1:A10 sẽ tạo ra mười bản sao của 1:

Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho văn bản.

Trong ví dụ này, chúng tôi đã nhập A1(Quantrimang).

Điền vào phạm vi A1:A10 sẽ tạo ra mười bản sao của "Quantrimang":

Bây giờ bạn đã học cách điền và sử dụng nó để sao chép cả số và chữ. Chúng ta hãy cùng xem xét các chuỗi.

Tạo chuỗi bằng Fill trong Google Sheets

Bạn có thể sử dụng hàm điền dữ liệu trong Google Sheets để tạo chuỗi. Chuỗi là một thứ tự hoặc một mẫu. Chúng ta có thể sử dụng tính năng này để tiếp tục thứ tự đã được thiết lập.

Ví dụ, chuỗi có thể được sử dụng trên các số và ngày tháng.

Hãy bắt đầu bằng cách học cách đếm từ 1 đến 10.

Điều này khác với ví dụ trước vì lần này chúng ta không muốn sao chép mà muốn đếm từ 1 đến 10.

Bắt đầu bằng cách nhập A1(1):

Đầu tiên chúng ta sẽ nhập một ví dụ điền sai, sau đó chúng ta sẽ thực hiện một ví dụ đúng. Sẵn sàng chưa?

Hãy nhập giá trị (1) vào ô A2, đó là giá trị chúng ta có trong ô A1. Bây giờ chúng ta đã có cùng giá trị trong cả ô A1 và A2.

Hãy sử dụng hàm điền từ A1:A10 để xem điều gì xảy ra. Nhớ đánh dấu cả hai giá trị trước khi bạn điền vào phạm vi.

Điều đã xảy ra là chúng ta có cùng giá trị như khi sao chép. Nhận được kết quả này là do hàm điền giả định rằng chúng ta muốn tạo bản sao vì có hai giá trị giống nhau ở cả ô A1(1) và A2(1).

Đổi giá trị của A2(1) thành A2(2). Bây giờ chúng ta có hai giá trị khác nhau trong các ô A1(1) và A2(2). Tiếp theo, hãy điền lại A1:A10. Nhớ đánh dấu cả hai giá trị (giữ phím shift) trước khi bạn điền vào phạm vi:

Thế là xong. Giờ bạn đã có các ô với số thứ tự từ 1 tới 10.

Hàm điền hiểu được mẫu được nhập vào các ô và tiếp tục tự đánh số cho chúng ta.

Đó là lý do tại sao nó tạo ra các bản sao khi chúng ta nhập giá trị (1) vào cả hai ô, vì nó không thấy mẫu nào. Khi chúng ta nhập (1) và (2) vào các ô, nó có thể hiểu được mẫu và ô tiếp theo A3 phải là (3).

Chúng ta hãy tạo một chuỗi khác. Nhập A1(2) và A2(4):

Bây giờ, điền A1:A10:

Nó đếm từ 2 đến 20 trong phạm vi A1:A10. Điều này là do chúng ta đã tạo một lệnh với A1(2) và A2(4).

Sau đó, nó điền vào các ô tiếp theo, A3(6), A4(8), A5(10), v.v. Hàm điền hiểu được mẫu và giúp chúng ta tiếp tục.

Chuỗi ngày tháng

Hàm fill cũng có thể được sử dụng để điền ngày tháng. Hãy thử nhập A1(29.07.2021):

Và điền vào phạm vi A1:A10:

Google Sheets đã điền 10 ngày từ A1(29.07.2021) đến A10(07.08.2021).

Lưu ý rằng Fill của Google Sheets đã chuyển từ tháng 7 sang tháng 8 trong ô A4 bởi nó biết lịch và sẽ đếm ngày thực.

Kết hợp từ và chữ cái

Từ và chữ cái cũng có thể được kết hợp.

Gõ A1(Quantrimang 1) và A2(Quantrimang 2):

Tiếp theo, điền A1:A10 để xem điều gì xảy ra:

Kết quả là nó đếm từ A1 (Quantrimang 1) đến A10 (Quantrimang 10). Chỉ có các con số là thay đổi.

Fill của Google Sheets nhận ra mẫu số và tiếp tục điền dữ liệu cho người dùng. Từ và số có thể kết hợp, miễn là bạn sử dụng một mẫu số dễ nhận biết.

Trên đây là những điều bạn cần biết về cách điền dữ liệu trong Google Sheets. Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn.