Google Sheets (Phần 9): Sắp xếp và lọc dữ liệu

Google Sheets cho phép bạn phân tích và làm việc với một lượng dữ liệu đáng kể. Khi bạn thêm nhiều nội dung hơn vào bảng tính của mình, việc tổ chức thông tin trong đó sẽ trở nên vô cùng quan trọng. Google Sheets cho phép bạn tổ chức lại dữ liệu của mình bằng cách sắp xếp và áp dụng các bộ lọc cho dữ liệu đó. Bạn có thể sắp xếp dữ liệu của mình bằng cách sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số, hay bạn có thể áp dụng bộ lọc để thu hẹp dữ liệu và ẩn một số dữ liệu khỏi chế độ xem.

Trong bài học này, bạn sẽ học cách sắp xếp dữ liệu và nội dung bảng tính của mình tốt hơn. Bạn cũng sẽ học cách lọc dữ liệu để chỉ hiển thị thông tin mình cần.

Các kiểu phân loại

Khi sắp xếp dữ liệu, điều quan trọng đầu tiên là phải quyết định xem bạn muốn sắp xếp áp dụng cho toàn bộ trang tính hay cho một vùng được chọn.

Phân loại theo trang tính tổ chức tất cả dữ liệu trong bảng tính theo cột. Thông tin liên quan trên mỗi hàng được lưu cùng nhau khi áp dụng sắp xếp. Trong hình ảnh bên dưới, cột Name đã được sắp xếp để hiển thị tên khách hàng theo thứ tự bảng chữ cái. Thông tin địa chỉ của từng khách hàng đã được lưu với tên tương ứng.

Phân loại theo phạm vi sắp xếp dữ liệu trong một phạm vi ô, điều này có thể hữu ích khi làm việc với một trang tính có chứa nhiều bảng. Việc sắp xếp một phạm vi sẽ không ảnh hưởng đến nội dung khác trên trang tính.

Cách sắp xếp một trang tính

Ví dụ sẽ sắp xếp danh sách khách hàng theo thứ tự bảng chữ cái dựa trên họ. Để việc sắp xếp hoạt động chính xác, trang tính của bạn phải bao gồm một hàng tiêu đề, được sử dụng để xác định tên của mỗi cột. Hàng tiêu đề sẽ được cố định để các nhãn tiêu đề sẽ không được đưa vào sắp xếp.

1. Nhấp vào View và di chuột qua Freeze. Chọn 1 hàng từ menu xuất hiện.

2. Hàng tiêu đề bị đóng băng. Quyết định cột nào sẽ được sắp xếp, sau đó nhấp vào một ô trong cột.

3. Nhấp vào Data và chọn Sort Sheet by column, A-Z (ascending) hoặc Sort Sheet by column, Z-A (descending). Ví dụ sẽ chọn Sort Sheet by column, A-Z.

4. Trang tính sẽ được sắp xếp theo lựa chọn của bạn.

Cách sắp xếp một phạm vi

Ví dụ sẽ chọn một bảng phụ trong biểu mẫu đặt hàng áo phông để sắp xếp số lượng áo đã được đặt theo lớp.

1. Chọn phạm vi ô bạn muốn sắp xếp. Ví dụ sẽ chọn phạm vi ô G3:H6.

2. Nhấp vào Data và chọn Sort range từ menu drop-down.

3. Hộp thoại Sorting xuất hiện. Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp.

4. Chọn tăng dần hoặc giảm dần. Ví dụ sẽ chọn giảm dần (Z-A). Sau đó nhấp vào Sort.

5. Phạm vi sẽ được sắp xếp theo lựa chọn của bạn (trong ví dụ, dữ liệu đã được sắp xếp theo thứ tự giảm dần theo cột Orders).

Cách tạo bộ lọc

Ví dụ sẽ áp dụng bộ lọc cho trang tính nhật ký thiết bị để chỉ hiển thị laptop và máy chiếu có sẵn để thanh toán. Để việc sắp xếp hoạt động chính xác, trang tính phải bao gồm một hàng tiêu đề, được sử dụng để xác định tên của mỗi cột. Hàng tiêu đề sẽ được cố định để các nhãn tiêu đề sẽ không được đưa vào bộ lọc.

1. Nhấp vào View và di chuột qua Freeze. Chọn 1 hàng từ menu xuất hiện.

2. Bấm vào bất kỳ ô nào có chứa dữ liệu.

3. Nhấp vào nút Filter.

4. Một mũi tên drop down sẽ xuất hiện trong mỗi tiêu đề cột.

5. Nhấp vào mũi tên drop-down cho cột bạn muốn lọc. Ví dụ sẽ lọc cột B để chỉ xem một số loại thiết bị nhất định.

6. Nhấp vào Clear để xóa tất cả các kiểm tra.

7. Chọn dữ liệu bạn muốn lọc, sau đó bấm OK. Ví dụ sẽ chọn Laptop và Projector để chỉ xem các loại thiết bị này.

8. Dữ liệu sẽ được lọc, tạm thời ẩn bất kỳ nội dung nào không phù hợp với tiêu chí. Trong ví dụ, chỉ máy tính xách tay và máy chiếu được hiển thị.

Áp dụng nhiều bộ lọc

Bộ lọc có tính tích lũy, nghĩa là bạn có thể áp dụng nhiều bộ lọc để giúp thu hẹp kết quả của mình. Ví dụ đã lọc trang tính của mình để hiển thị máy tính xách tay và máy chiếu, hiện muốn thu hẹp nó hơn nữa để chỉ hiển thị máy tính xách tay và máy chiếu đã được kiểm tra vào tháng 8.

1. Nhấp vào mũi tên drop-down cho cột bạn muốn lọc. Ví dụ sẽ thêm một bộ lọc vào cột D để xem thông tin theo ngày.

2. Chọn hoặc bỏ chọn các hộp tùy thuộc vào dữ liệu bạn muốn lọc, sau đó bấm OK. Ví dụ sẽ bỏ chọn mọi thứ ngoại trừ August.

3. Bộ lọc mới sẽ được áp dụng. Trong ví dụ, trang tính hiện được lọc để chỉ hiển thị máy tính xách tay và máy chiếu đã được kiểm tra vào tháng 8.

Nếu đang cộng tác với những người khác trên một trang tính, bạn có thể tạo chế độ xem bộ lọc. Tạo bộ lọc chế độ xem cho phép bạn lọc dữ liệu mà không ảnh hưởng đến chế độ xem dữ liệu của người khác; nó chỉ ảnh hưởng đến cách nhìn của chính bạn. Nó cũng cho phép bạn đặt tên cho các chế độ xem và lưu nhiều chế độ xem. Bạn có thể tạo chế độ xem bộ lọc bằng cách nhấp vào mũi tên drop-down bên cạnh nút Filter.

Cách xóa tất cả các bộ lọc

Nhấp vào nút Filter và bảng tính sẽ trở lại hình dạng ban đầu.