Word 2019 (Phần 29): Công cụ Mail Merge

Hà Nguyễn

Mail Merge là một công cụ hữu ích cho phép bạn tạo nhiều thư, nhãn, phong bì, thẻ tên, v.v… bằng cách sử dụng thông tin được lưu trữ trong danh sách, cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính. Khi sử dụng Mail Merge, bạn sẽ cần tài liệu Word (bạn có thể bắt đầu với tài liệu hiện có hoặc tạo tài liệu mới) và danh sách người nhận, thường là Excel workbook.

Cách sử dụng Mail Merge

1. Mở tài liệu Word hiện có hoặc tạo tài liệu mới.

2. Từ tab Mailings, nhấp vào lệnh Start Mail Merge và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard từ menu drop-down.

Hộp Mail Merge sẽ xuất hiện và hướng dẫn bạn qua 6 bước chính để hoàn tất nhiệm vụ.

Ví dụ mẫu

Ví dụ sau đây trình bày cách tạo một bức thư dạng biểu mẫu và hợp nhất bức thư với một danh sách người nhận.

Bước 1: Từ ngăn tác vụ Mail Merge ở phía bên phải của cửa sổ Word, hãy chọn loại tài liệu bạn muốn tạo. Ví dụ sẽ chọn Letters. Sau đó nhấp vào Next: Starting document để chuyển sang bước 2.

Bước 2: Chọn Use the current document, sau đó nhấp vào Next: Select recipients để chuyển sang bước 3.

Bước 3: Bây giờ, bạn sẽ cần một danh sách địa chỉ để Word có thể tự động đặt từng địa chỉ vào tài liệu. Danh sách có thể nằm trong file hiện có, chẳng hạn như Excel workbook hoặc bạn có thể nhập danh sách địa chỉ mới từ trong Mail Merge Wizard.

1. Chọn Use an existing list, sau đó nhấp vào Browse để chọn file.

2. Định vị file, sau đó nhấp vào Open.

3. Nếu danh sách địa chỉ nằm trong Excel workbook, hãy chọn trang tính có chứa danh sách, sau đó bấm OK.

4. Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn từng hộp để kiểm soát những người nhận nào được đưa vào. Theo mặc định, tất cả người nhận phải được chọn. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào OK.

5. Nhấp vào Next: Write your letter để chuyển sang bước 4.

Nếu không có sẵn danh sách địa chỉ, bạn có thể nhấp vào nút Type a new list và nhấp vào Create, sau đó nhập danh sách địa chỉ theo cách thủ công.

Bước 4: Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để viết thư của mình. Khi nó được in ra, mỗi bản sao của bức thư về cơ bản sẽ giống nhau; chỉ dữ liệu người nhận (chẳng hạn như tên và địa chỉ) là khác biệt. Bạn sẽ cần thêm trình giữ chỗ cho dữ liệu người nhận để Mail Merge biết chính xác nơi cần thêm dữ liệu.

Cách chèn dữ liệu người nhận

1. Đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn muốn thông tin xuất hiện.

2. Chọn một trong các tùy chọn giữ chỗ. Ví dụ sẽ chọn Address block.

3. Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, một hộp thoại có thể xuất hiện với các tùy chọn tùy chỉnh khác nhau. Chọn các tùy chọn mong muốn, sau đó bấm OK.

4. Một trình giữ chỗ sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn (ví dụ: «AddressBlock»).

5. Thêm bất kỳ trình giữ chỗ nào khác mà bạn muốn. Ví dụ sẽ thêm một chỗ dành sẵn cho Greeting line ngay phía trên phần nội dung của bức thư.

6. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Next: Preview your letters để chuyển sang bước 5.

Đối với một số bức thư, bạn sẽ chỉ cần thêm Address block và Greeting line. Nhưng bạn cũng có thể thêm nhiều trình giữ chỗ hơn (chẳng hạn như tên hoặc địa chỉ của người nhận) trong phần nội dung của bức thư để cá nhân hóa nó hơn nữa.

Bước 5:

1. Xem trước các bức thư để đảm bảo thông tin từ danh sách người nhận xuất hiện chính xác trong bức thư. Bạn có thể sử dụng các mũi tên cuộn trái và phải để xem từng phiên bản của tài liệu.

2. Nếu mọi thứ đều đúng, hãy nhấp vào Next: Complete the merge để chuyển sang bước 6.

Bước 6:

1. Nhấp vào Print để in các bức thư.

2. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Quyết định xem bạn muốn in tất cả các thư, tài liệu hiện tại (bản ghi) hay chỉ một nhóm đã chọn, sau đó bấm OK. Ví dụ sẽ chọn in tất cả thư.