Word 2019 (Phần 26): Kiểm tra và bảo vệ tài liệu

Trước khi chia sẻ tài liệu, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng tài liệu đó không bao gồm bất kỳ thông tin nào bạn muốn giữ ở chế độ riêng tư. Bạn cũng có thể không khuyến khích người khác chỉnh sửa file của mình. May mắn thay, Microsoft Word bao gồm một số công cụ giúp kiểm tra và bảo vệ tài liệu của bạn.

Công cụ Document Inspector

Bất cứ khi nào bạn tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu, một số thông tin cá nhân nhất định có thể tự động được thêm vào file, chẳng hạn như thông tin về tác giả của tài liệu. Bạn có thể sử dụng công cụ Document Inspector để loại bỏ loại thông tin này trước khi chia sẻ tài liệu với người khác.

Vì một số thay đổi có thể là vĩnh viễn, do đó bạn nên sử dụng Save As để tạo bản sao lưu tài liệu của mình trước khi sử dụng Document Inspector.

Để sử dụng Document Inspector:

1. Bấm vào tab File để chuyển đến Backstage view.

2. Từ ngăn Info, bấm vào Check for Issues, sau đó chọn Inspect Document từ menu drop-down.

3. Document Inspector sẽ xuất hiện. Chọn hoặc bỏ chọn các hộp, tùy thuộc vào nội dung bạn muốn xem lại, sau đó nhấp vào Inspect. Ví dụ sẽ để nguyên mọi thứ được chọn.

4. Kết quả kiểm tra sẽ hiển thị dấu chấm than cho bất kỳ danh mục nào mà nó tìm thấy dữ liệu nhạy cảm tiềm ẩn và cũng sẽ có nút Remove All cho từng danh mục này. Nhấp vào Remove All để xóa dữ liệu.

5. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Close.

Bảo vệ tài liệu

Theo mặc định, bất kỳ ai có quyền truy cập vào tài liệu của bạn sẽ có thể mở, sao chép và chỉnh sửa nội dung của nó trừ khi bạn thiết lập tính năng bảo vệ tài liệu. Có một số cách để bảo vệ tài liệu, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Để bảo vệ tài liệu của bạn:

1. Bấm vào tab File để chuyển đến Backstage view.

2. Từ ngăn Info, bấm vào lệnh Protect Document.

3. Trong menu drop-down, hãy chọn tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Ví dụ sẽ chọn Mark as Final. Tùy chọn này là một cách tốt để không khuyến khích người khác chỉnh sửa file, trong khi các tùy chọn khác cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn nếu cần.

4. Một hộp thoại sẽ xuất hiện nhắc bạn lưu. Bấm OK.

5. Một hộp thoại khác sẽ xuất hiện. Bấm OK.

6. Tài liệu sẽ được đánh dấu là phiên bản cuối cùng. Bất cứ khi nào người khác mở file, một thanh thông báo sẽ xuất hiện ở trên cùng để ngăn họ chỉnh sửa tài liệu.

Việc đánh dấu một tài liệu là phiên bản cuối cùng sẽ không thực sự ngăn người khác chỉnh sửa nó, vì họ có thể chọn Edit Anyway. Nếu muốn ngăn mọi người chỉnh sửa tài liệu, bạn có thể sử dụng tùy chọn Restrict Access thay thế.