Những tính năng Nextcloud ít được chú ý sẽ khiến bạn phải cân nhắc việc trả tiền cho Google Workspace

Google Workspace gần như không thể đánh bại. Tất cả các công cụ của nó - Docs, Drive, Meet, Calendar - đều mượt mà đến mức bạn cảm thấy hoàn toàn xứng đáng với số tiền bỏ ra hàng tháng. Nhưng tới khi tự thiết lập Nextcloud trên máy chủ của mình, bạn sẽ bắt đầu cảm thấy mình đã lãng phí tiền vào rất nhiều đặc quyền "cao cấp" của Workspace. Nextcloud cung cấp cho bạn những công cụ tương tự, và trong một số trường hợp thậm chí còn tốt hơn. Điều này khiến chúng ta tự hỏi liệu các công ty công nghệ lớn có hứa hẹn nhiều hơn những gì họ có thể cung cấp hay không.

Nextcloud vượt trội hơn Google Workspace về khả năng sử dụng. Việc bổ sung thêm quyền kiểm soát và quyền riêng tư chính là điểm cộng. Những tính năng này khiến bạn phải suy nghĩ lại lý do tại sao mình đã bỏ tiền ra mua chúng ngay từ đầu.

Nextcloud Office

Điều này còn tốt hơn cả LibreOffice Online

Trong nhiều năm, kinh nghiệm với các công cụ Office nguồn mở chỉ giới hạn ở LibreOffice, vốn không được thiết kế cho mục đích cộng tác. Vì vậy, nhiều người không chắc mình có thể mong đợi gì từ các công cụ Nextcloud Office. Thật ngạc nhiên khi thấy Nextcloud có một bộ công cụ cộng tác đầy đủ, mang lại cảm giác quen thuộc nếu bạn đã từng sử dụng Google Docs. Nó cho phép bạn đồng chỉnh sửa theo thời gian thực. Bạn có thể thấy chuyển động con trỏ của đồng đội và theo dõi các thay đổi khi chúng xảy ra.

Ngoài ra, nó xử lý các định dạng Word, Excel và PowerPoint một cách chính xác đến kinh ngạc. Có những file .docx bị lỗi định dạng trong Google Docs nhưng lại được hiển thị hoàn hảo trong Nextcloud. Khả năng tương thích chéo này rất hữu ích khi bạn trao đổi file với người dùng Microsoft Word.

Trải nghiệm email

Nextcloud Mail biến email thành một không gian làm việc mạnh mẽ

Trên Gmail, email có cảm giác bị phân tán. Bạn mở nhiều tab để truy cập vào các dịch vụ được kết nối. File đính kèm email nằm trong Drive, sự kiện nằm trên Calendar và các cuộc gọi video được đẩy lên Meet. Nextcloud có một cách tiếp cận khác biệt, mang lại cảm giác gắn kết hơn. Đối với các email yêu cầu tài liệu, bạn có thể kéo tài liệu từ các file Nextcloud của mình thay vì tải xuống hoặc upload lại bất kỳ thứ gì. Nó mang lại cảm giác tự nhiên hơn so với quy trình của Google.

Nó cũng xử lý việc quản lý nhiều tài khoản rất tốt. Có hai hộp thư đến cạnh nhau sẽ rất tiện lợi, và tất nhiên, không có quảng cáo bán thêm gói trả phí. Gmail cơ bản thì miễn phí, nhưng mô hình kinh doanh của Workspace rất rõ ràng; bạn trả tiền để loại bỏ những phiền nhiễu. Trong khi, Nextcloud Mail tập trung vào việc tăng năng suất khi gửi email.

Trò chuyện (Chat video tích hợp)

Phiên bản Google Meet không giới hạn thời gian

Nếu đã tổ chức các cuộc họp trên Google Meet với 3 người tham gia trở lên, bạn sẽ nhận được tối đa 60 phút gọi điện trong gói miễn phí. Nextcloud Talk không có những hạn chế này, khiến nó rất hữu ích cho các hội thảo, lớp học hoặc cuộc gọi khách hàng dài.

Nó cũng bao gồm các tính năng bổ sung mà bạn mong đợi: Trò chuyện nhóm, chia sẻ màn hình và hỗ trợ cổng SIP để kết nối với những hệ thống điện thoại truyền thống.

Trải nghiệm bảng điều khiển

Giao diện trở thành trung tâm chỉ huy cá nhân

Nextcloud cho phép một không gian làm việc hoàn toàn tùy chỉnh, không chỉ mang tính thẩm mỹ - không gian làm việc sẽ thích ứng với quy trình của bạn. Có thể thêm, xóa hoặc sắp xếp lại các widget để hiển thị thông tin bạn thực sự sử dụng, thay vì một giao diện cố định.

Email, lịch, tác vụ và ghi chú của Nextcloud đều nằm trên một bảng điều khiển. Điều này mang lại một cái nhìn thống nhất về các ứng dụng. Điều này rất khác so với cách tiếp cận phân mảnh của Google, ví dụ, khi Gmail tách biệt với Calendar và Keep. Cách tiếp cận của Nextcloud giúp giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh và tiết kiệm thời gian.

Bảng điều khiển của Nextcloud cũng có các widget động. Những sự kiện lịch được cập nhật theo thời gian thực.

Truy cập file nâng cao

Kiểm soát truy cập vượt ra ngoài phạm vi "Share With Link"

Nextcloud là mã nguồn mở và được xây dựng với tính năng bảo mật tích hợp, vì vậy các tính năng chia sẻ file và kiểm soát truy cập nâng cao của nó không có gì đáng ngạc nhiên. Tuy nhiên, đây là một tính năng đáng chú ý. Nó cho phép bạn thêm ngày hết hạn vào các file được chia sẻ hoặc tạo liên kết truy cập một lần. Tính năng này rất tiện lợi khi chia sẻ tài liệu nhạy cảm. Đây là loại kiểm soát mà tính năng "Share With Link" cơ bản của Google còn thiếu.

Tự động đóng dấu bản quyền lên file PDF hoặc hình ảnh là một tính năng nổi bật khác. Nhưng vẫn còn nhiều hơn thế nữa. Bạn cũng có thể tắt tính năng tải xuống để chia sẻ ở chế độ chỉ xem. Nếu cần bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, đây là những tính năng bạn có thể muốn áp dụng.

Các công cụ cấp cao cấp có thể miễn phí

Các tính năng của Nextcloud không phải là bản sao một đổi một của Google Workspace. Nó triển khai một số tính năng khác biệt, chứng minh rằng các tính năng cao cấp không cần phải dành riêng cho người đăng ký. Sau nhiều năm sử dụng hệ sinh thái của Google và giờ đây trải nghiệm Nextcloud, bạn sẽ cảm thấy sự tiện lợi của Google Workspace có lẽ chỉ là một chiêu tiếp thị hiệu quả.

Có nhiều cách để sử dụng Nextcloud. Bạn có thể tự xây dựng máy chủ đám mây Raspberry Pi, hoặc thậm chí host ứng dụng ghi chú của riêng mình trên đó. Nextcloud mang đến cho bạn khả năng kiểm soát tuyệt đối và mức độ linh hoạt mà bạn sẽ không tìm thấy ở phần mềm độc quyền.