Google Workspace là gì, có thể thay thế hoàn toàn G Suite không?

Trong hơn một thập kỷ, G Suite là bộ sưu tập các công cụ năng suất chuyên nghiệp của Google. Vì cách thức làm việc của mọi người đã thay đổi nhiều năm qua nên G Suite cũng không ngoại lệ. Để chính thức hóa sự thay đổi này, Google đã đặt tên lại dịch vụ này là Google Workspace. Hãy cùng Quantrimang tìm hiểu nhé.

G Suite là gì?

Trước khi chúng ta bàn luận về Google Workspace, hãy cùng nhìn lại G Suite. Dịch vụ này bắt đầu vào năm 2016, dành cho các tổ chức sử dụng các dịch vụ Google với tên miền của chính họ, có trả phí hàng tháng.

Thay vì duy trì bộ nhớ mạng, máy chủ email và các công cụ khác nhau của riêng họ, G Suite cho phép các tổ chức sử dụng bộ công cụ cộng tác và năng suất dựa trên đám mây của Google làm phụ trợ cho doanh nghiệp của họ.

Bộ G Suite đầu tiên bao gồm Gmail, Google Talk, Google Calendar và Google Page Creator. Qua thời gian, nó mở rộng thêm Google Docs, Sheets, Slides, Forms, Google Drive, Google Chat và Meet).

Tất cả các công cụ trên đều có thể sử dụng miễn phí, nhưng chúng sẽ thiếu một số tính năng nhất định. Người dùng G Suite sẽ có thể tùy chỉnh domain (ví dụ: sẽ không còn là abc@gmail.com nữa mà sẽ là abc@quantrimang.com), lưu trữ đám mây, các công cụ admin, hỗ trợ khách hàng 24/7 và nhiều hơn nữa.

Google Workspace là gì?

Google Workspace là phiên bản phát triển mở rộng của G Suite. Thực tế, đây không phải lần đổi tên đầu tiên. Dịch vụ này từng được gọi là “Google Apps for Your Domain”. Sau đó nó được đặt lại là “Google Apps” trước khi có cái tên chính thức là “G Suite” vào năm 2016.

Google đã nói về cái cách G Suite là sự kết nối trong môi trường làm việc truyền thống. Vì những môi trường làm việc thay đổi theo thời gian nên hãng công nghệ lớn này cũng cần một cái tên khác để theo kịp sự chuyển biến nhanh chóng đó.

Về cốt lõi, Google Workspace là dịch vụ giống hệt G Suite. Nó sẽ bao gồm một số thay đổi mà Google đã tạo ra trong năm 2020. Các công cụ tách biệt nhưng có liên kết chặt chẽ với nhau. Thay vì phải nhảy giữa các ứng dụng như Gmail, Docs, Meet, v.v thì gì mọi thứ đều có sẵn trong “một điểm trung tâm”.

Google Workspace có miễn phí không?

Google đang mở rộng bộ công cụ văn phòng Workspace của mình cho tất cả mọi người có tài khoản Google nhằm mở rộng thị phần và cạnh tranh với Microsoft.

Theo một bài đăng blog mới, bất kỳ ai có tài khoản Google giờ đây đều có quyền truy cập vào toàn bộ trải nghiệm Google Workspace, bao gồm Gmail, Chat, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Meet, v.v...

Trước đây, Google Workspace chỉ dành cho doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận và lớp học nhưng giờ đây mọi người đều có thể sử dụng dịch vụ này.

Cùng với việc cung cấp Google Workspace cho tất cả mọi người, công ty cũng công bố các nâng cấp mới nhằm giải quyết những vấn đề đặc biệt và tiềm năng công việc mới, chẳng hạn như:

Spaces sẽ thay thế Rooms trong Google Chat: Trong vài tháng tới, Google Workspace sẽ chuyển Rooms thành Spaces với giao diện người dùng mới.

Bảo mật và quyền riêng tư đã được cải thiện: Google sẽ cung cấp các khả năng kiểm duyệt quan trọng cho những người tổ chức cuộc họp Google Meet bắt đầu từ tháng 7, cho phép họ chặn thảo luận trong cuộc họp, hạn chế trình bày trong phiên và tắt hoặc bật tiếng cho người tham dự.

Google Workspace cũng đang phát hành nhiều bản cập nhật bảo mật cho Google Drive, bao gồm các quy tắc hạn chế cách file được chia sẻ trong và ngoài tổ chức.

Theo một bài đăng blog mới của Google:

“Bạn có thể tạo không gian cộng tác bảo mật trong Google Chat để giúp mọi người luôn cập nhật, chia sẻ ý tưởng và theo dõi tất cả thông tin quan trọng của bạn ở một nơi, từ video và hình ảnh gần nhất trong chuyến đi đến trang Google Sheet tổng kết ngân sách hàng năm của gia đình bạn.

Đề xuất thông minh giúp bạn cung cấp các file được đề xuất và nhanh chóng đưa vào những người phù hợp với @-mentions, cho dù bạn đang soạn thảo thư trong Gmail cho cả nhóm hay lên lịch mời họp trong Calendar chia sẻ.

Để giữ cho mọi thứ tiếp tục, bạn có thể sử dụng canvas thông minh để tạo danh sách kiểm tra (checklist) trong Google Docs và nhanh chóng chỉ định vai trò cũng như các bước tiếp theo. Và nếu dự án của bạn yêu cầu một cuộc trò chuyện tự phát, bạn có thể trình bày tài liệu Doc, Sheet hoặc Slide mà bạn đang làm việc trực tiếp vào cuộc gọi Google Meet chỉ bằng một cú nhấp chuột".

Tóm lại Google Workspace là phiên bản nâng cấp của G Suite. Nó vẫn có nguyên set công cụ và các tính năng cao cấp như G Suite nhưng hiệu năng sẽ được cải thiện và thêm một vài phần mới. Nếu bạn đã sử dụng G Suite thì Workspace sẽ cho trải nghiệm tương tự.