Sự khác biệt giữa đồng bộ và sao lưu dữ liệu bạn cần biết

Đồng bộ và sao lưu file có vẻ giống nhau, nhưng chúng phục vụ các mục đích rất khác nhau - và việc không phân biệt được chúng có thể khiến bạn mất dữ liệu.

Đồng bộ dữ liệu thực sự có nghĩa là gì?

Khi bạn đồng bộ file, về cơ bản bạn đang cập nhật chúng trên tất cả các thiết bị của mình. Khi bạn tạo tài liệu trên desktop, tài liệu đó sẽ đồng bộ với OneDrive và khả dụng trên laptop, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh của bạn.

Nếu bạn chỉnh sửa tài liệu trong Google Docs trên PC, đồng bộ đảm bảo rằng thay đổi đó cũng phản ánh ngay lập tức trên laptop của bạn. Bạn thậm chí có thể đồng bộ dữ liệu trình duyệt của mình, chẳng hạn như tab đang mở, dấu trang, mật khẩu đã lưu, v.v...

Phần lớn các dịch vụ như OneDrive, Google Drive và Dropbox giúp bạn thực hiện việc này dễ dàng bằng cách lưu trữ file của mình trên đám mây. Sau đó, các file này sẽ xuất hiện trên tất cả những thiết bị được liên kết theo thời gian thực hoặc ngay sau khi kết nối Internet được thiết lập.

Đồng bộ cực kỳ hữu ích đối với những người cần truy cập liên tục vào file của mình, bất kể họ đang sử dụng thiết bị nào.

Windows, nói riêng, tích hợp sâu OneDrive vào hệ thống, khuyến khích bạn lưu trữ tài liệu, hình ảnh và các mục desktop trên đám mây. Điều này tạo nên trải nghiệm khá liền mạch. Nếu bạn đăng nhập vào một máy Windows khác, thì các file của bạn đã ở đó miễn là bạn đăng nhập vào cùng một tài khoản Microsoft. Thêm vào đó, có rất nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây tuyệt vời khác mà bạn có thể đồng bộ các file của mình.

Nhưng đồng bộ có một lỗ hổng bảo mật lớn. Nếu bạn vô tình xóa một file khỏi một thiết bị, thì file đó thường cũng bị xóa khỏi mọi nơi khác. Và nếu một file bị hỏng hoặc bị nhiễm phần mềm độc hại, thì thiệt hại đó sẽ được phản chiếu trên tất cả các phiên bản đã đồng bộ.

Vì vậy, mặc dù đồng bộ mang lại cho bạn sự tiện lợi, nhưng nó không thực sự đảm bảo an toàn.

Sao lưu hoạt động như thế nào? Nó khác gì với đồng bộ dữ liệu?

Sao lưu là một bản sao riêng biệt, thường là ngoại tuyến, của dữ liệu được lưu giữ ở trạng thái bạn đã lưu. Vì vậy, bất kể bạn chỉnh sửa nhiều như thế nào đối với các phiên bản khác của file, bản sao lưu sẽ không thay đổi trừ khi bạn quyết định thực hiện riêng đối với file đó.

Không giống như đồng bộ, bản sao lưu không tự động cập nhật với mọi thay đổi. Đó là một điều tốt vì nếu có sự cố xảy ra với file gốc, bản sao lưu vẫn không bị ảnh hưởng.

Cách đơn giản nhất để hiểu về bản sao lưu là coi chúng như bảo hiểm cho dữ liệu của bạn. Chúng bảo vệ dữ liệu khỏi việc bị xóa, hỏng, ransomware, cập nhật không thành công hoặc thậm chí là lỗi phần cứng. Khi có sự cố xảy ra, bạn luôn có thể quay lại bản sao dữ liệu trước đó hoặc thậm chí khôi phục toàn bộ hệ thống của mình.

Cũng có nhiều loại bản sao lưu khác nhau. Bản sao lưu cấp file lưu các file và thư mục riêng lẻ, trong khi bản sao lưu image hệ thống ghi lại toàn bộ ổ của bạn, bao gồm cài đặt Windows, ứng dụng và file.

Sau đó, có bản sao lưu gia tăng, chỉ lưu các thay đổi được thực hiện kể từ lần sao lưu cuối cùng. Đây là một cách tốt để tiết kiệm dung lượng và thời gian nếu bạn không cần dữ liệu được sao lưu liên tục.

Tại sao không nên chỉ dựa vào đồng bộ?

Đồng bộ có thể mang lại cho bạn cảm giác an toàn giả. Chắc chắn, bạn cảm thấy dữ liệu của mình an toàn vì nó "trên đám mây". Nhưng trừ khi bạn cũng tạo bản sao lưu, nếu không, chỉ cần một tai nạn là bạn có thể mất tất cả dữ liệu quan trọng đó.

Và đó là lúc đồng bộ thực sự không hiệu quả. Nó không thể cứu bạn khỏi những tình huống nguy hiểm. Giả sử bạn vô tình ghi đè lên một thứ gì đó quan trọng trong bảng tính được lưu vào Google Sheets. Vì đã được đồng bộ, phiên bản bị hỏng đó sẽ được cập nhật trên mọi thiết bị - ngay lập tức.

Rất may, Google có lịch sử phiên bản. Tuy nhiên, điều đó không phải lúc nào cũng đảm bảo rằng bạn sẽ nhận thấy sự cố ngay lập tức hoặc phiên bản bạn cần quay lại sẽ khả dụng.

Tiếp theo, có một vấn đề mà bạn thường không thể khắc phục. Giả sử file của bạn bị hỏng hoặc bị nhiễm phần mềm độc hại hoặc ransomware tấn công. Đồng bộ có thể phát tán các file bị nhiễm hoặc được mã hóa đến tất cả mọi thiết bị và bộ nhớ đám mây của bạn, khiến việc khôi phục trở nên khó khăn hơn.

Và mặc dù một số dịch vụ đám mây cung cấp các cửa sổ khôi phục hạn chế, nhưng chúng không nên là tuyến phòng thủ đầu tiên hoặc duy nhất của bạn.

Đồng bộ cũng không bảo vệ các thành phần không phải file như những ứng dụng đã cài đặt hoặc cài đặt hệ thống của bạn. Nếu ổ cứng bị lỗi trên PC chạy Windows hoặc Mac, đồng bộ sẽ không giúp bạn khôi phục mọi thứ về trạng thái ban đầu. Để làm được điều đó, bạn cần sao lưu đúng cách.

Tại sao tốt nhất kết hợp cả đồng bộ và sao lưu dữ liệu?

Để thực sự bảo vệ dữ liệu của mình, bạn nên kết hợp các công cụ đồng bộ với các công cụ sao lưu phù hợp. Đồng bộ là công cụ giúp bạn làm việc hiệu quả và linh hoạt, còn sao lưu là lưới an toàn giúp mọi thứ không bị hỏng.

Sử dụng một chương trình như OnlyOffice, cho phép bạn đồng bộ tài liệu của mình để có thể dễ dàng di chuyển trên các thiết bị khác nhau. Nhiều người sử dụng OnlyOffice thay vì Google Docs (có lịch sử phiên bản mạnh mẽ hơn) vì họ thích viết trong tài liệu trên desktop. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng bất kỳ bộ tài liệu nào, chẳng hạn như Google hoặc Microsoft.

Sau đó, bạn có thể thiết lập hệ thống sao lưu bằng ứng dụng tích hợp như Time Machine trên máy Mac hoặc Windows Backup trên PC chạy Microsoft. Điều này cho phép bạn lưu bản sao lưu công việc và cài đặt quan trọng của mình đồng thời cung cấp một cách để đồng bộ các file. Thêm vào đó, việc thiết lập bản sao lưu không khó. Bạn có thể dễ dàng thiết lập bản sao lưu nhanh cho dữ liệu quan trọng nhất của mình trong vòng chưa đầy 10 phút.

Tất nhiên, nếu bạn đang làm việc trên thiết bị di động - như iPhone hoặc thiết bị Android - thì vẫn có các tùy chọn khác để sao lưu và đồng bộ file. Apple cung cấp một cách tuyệt vời để đồng bộ dữ liệu với iCloud, sau đó bạn có thể sao lưu iPhone của mình vào máy Mac hoặc PC chạy Windows bằng iTunes.

Mặt khác, các thiết bị Android có thể được đồng bộ bằng tài khoản Google. Bạn cũng có thể sao lưu cài đặt thiết bị của mình thông qua Google hoặc phần mềm của nhà sản xuất - Samsung cung cấp một cách dễ dàng để sao lưu Secure Folder trên thiết bị Galaxy.

Cách tiếp cận có lợi nhất là sử dụng kết hợp đồng bộ và sao lưu. Đồng bộ cho phép bạn cập nhật các file của mình trong khi sao lưu đảm bảo rằng một lỗi không khiến bạn mất tất cả.