10 sự cố Google Drive thường gặp và cách giải quyết

Google Drive cho phép bạn cộng tác với những người khác một cách liền mạch. Nó cũng được tích hợp với nhiều dịch vụ khác và các file luôn có thể truy cập được. Trên hết, bạn còn nhận được một lượng lớn dung lượng lưu trữ miễn phí.

Bất chấp sự xuất sắc của Google Drive, vẫn có thể xảy ra vấn đề khi truy cập dịch vụ. Bạn có thể không giải phóng được dung lượng lưu trữ, chia sẻ file hoặc không thể truy cập tài liệu. Rất may, nhiều sự cố Google Drive rất dễ khắc phục.

Bài viết sẽ cung cấp một số mẹo khắc phục sự cố Google Drive điển hình, sau đó giải quyết một số vấn đề cụ thể của Google Drive.

1. Kiểm tra trạng thái trực tuyến của Google Drive

Truy cập trang tổng quan trạng thái ứng dụng của Google. Phần này liệt kê tất cả các dịch vụ của Google và cho bạn biết nếu có sự cố đã biết xảy ra với chúng. Nếu bạn thấy chỉ báo "service disruption" hoặc "service outage" trên ứng dụng bạn muốn sử dụng, bạn có thể nhấp vào chấm màu để xem chi tiết về thời điểm dịch vụ trực tuyến trở lại.

Rất tiếc, nếu vấn đề với Google Drive là do phía Google, điều duy nhất bạn có thể làm là đợi cho đến khi sự cố kết thúc.

2. Tắt chương trình diệt virus và tường lửa

Tường lửa và phần mềm diệt virus gây ra sự cố với tính năng đồng bộ file hoặc lỗi "You are offline, some functionality may be unavailable". Do đó, hãy thử tạm thời tắt chương trình diệt virus và tường lửa của bạn - và cần nhớ bật lại sau đó.

Tham khảo bài viết: Tắt Windows Defender (Windows Security) trên Windows 10 để biết cách làm chi tiết.

3. Khởi động lại Google Drive

Nếu bạn đang sử dụng Google Drive qua trình duyệt web, hãy đăng xuất, đóng trình duyệt web, đảm bảo kết nối Internet của bạn đáng tin cậy, sau đó đăng nhập lại.

Bạn cũng có thể thoát Google Backup and Sync từ desktop bằng cách nhấp vào biểu tượng Backup and Sync, nhấp vào biểu tượng Settings (ba dấu chấm), sau đó nhấp vào Quit Backup and Sync. Sau đó, mở lại ứng dụng.

4. Cách lấy lại phiên bản cũ của file Google Drive

Google Drive lưu giữ lịch sử chỉnh sửa chi tiết của bất kỳ và tất cả các thay đổi được thực hiện trên tài liệu của bạn bởi bất kỳ người dùng nào có quyền chỉnh sửa.

Để quay lại bản lưu trước đó của file được tạo trong hệ sinh thái Google (như trên Google Docs), hãy chuyển đến File > Version history > See version history (hoặc nhấn Ctrl + Alt + Shift + H).

Lịch sử các thay đổi được thực hiện đối với file sẽ xuất hiện ở phía bên phải của tài liệu và bạn có thể điều hướng qua tất cả các bản sửa đổi đã thực hiện.

Đối với các file không phải của Google mà bạn đã upload, hãy nhấp chuột phải vào file, nhấp vào Manage versions và bạn có thể duyệt và tải xuống tất cả các phiên bản trước của file (tối đa 30 ngày hoặc 100 phiên bản).

5. Cách khôi phục file Google Drive đã biến mất

Nếu bạn là người duy nhất có quyền truy cập vào file

Kiểm tra thư mục thùng rác trên Google Drive, có thể truy cập qua Trash ở phần điều hướng bên trái. Nếu bạn thấy file mình đang tìm kiếm, hãy nhấp chuột phải vào file đó và chọn Restore. File của bạn bây giờ sẽ có sẵn ở vị trí ban đầu của nó.

Nếu file bị thiếu của bạn không có trong thùng rác, có thể tên đã bị thay đổi hoặc nó đã vô tình bị chuyển sang file khác. Rất may, các tính năng tìm kiếm của Google Drive được nâng cao. Hãy thử tìm kiếm file bằng từ khóa hoặc ngày tháng và xem file đó có ở vị trí khác với vị trí bạn dự đoán hay không.

Nếu có nhiều người làm việc trên file

Một trong những rủi ro phổ biến nhất với Google Drive là nó sẽ xóa file đối với tất cả mọi người, nếu một người xóa file đã được chia sẻ. Có một số yếu tố cần xem xét khi sử dụng Google Drive để cộng tác, nhưng đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Cũng giống như với bất kỳ hệ thống lưu trữ file nào khác, bạn bắt buộc phải giữ các bản sao lưu file của mình ở một vị trí riêng biệt và an toàn.

Chủ sở hữu của file được chia sẻ có thể truy xuất nó từ các file đã xóa của họ. Ngoài ra, nếu bạn có tài khoản Google Drive thông qua trường học hoặc nơi làm việc, có thể có admin với khả năng xem tất cả các file đã xóa trong 30 ngày sau khi chúng bị xóa và có thể hỗ trợ bạn trong trường hợp này.

6. Google Drive đã hết dung lượng bộ nhớ

Dung lượng lưu trữ của Google Drive được chia sẻ trên các dịch vụ như Google Docs, Google Sheets và Gmail cũng như Google Photos. Để xem bạn đang sử dụng bao nhiêu dung lượng trên tất cả các dịch vụ đó của Google, hãy truy cập trang bộ nhớ Google One. Nếu hết dung lượng, bạn sẽ có một vài lựa chọn.

Xóa dữ liệu khỏi Google Drive

Đầu tiên là xóa các file bạn không cần nữa. Trên Google Drive, nhấp vào Storage ở menu bên trái. Điều này sẽ hiển thị cho bạn tất cả các file mà bạn có thể sắp xếp theo bộ nhớ được sử dụng.

Để xóa nội dung nào đó, hãy nhấp chuột phải vào nội dung đó và chọn Remove. Hãy nhớ xóa nó cả trong thùng rác nữa.

Bạn cũng nên kiểm tra xem có ứng dụng bên thứ ba nào đang âm thầm sử dụng bộ nhớ không. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải và nhấp vào Settings > Manage apps.

Đối với mỗi ứng dụng, hãy nhấp vào Options và bạn có thể sử dụng tùy chọn Delete hidden app data nếu cần.

Bạn cũng có thể nhấp vào Disconnect from Drive để xóa hoàn toàn việc tích hợp ứng dụng.

Nâng cấp Google One Storage

Google Drive đi kèm với 15GB dung lượng lưu trữ, bạn có thể nhanh chóng dùng ehest lượng bộ nhớ này nếu không cẩn thận. Nếu bạn không tìm thấy gì có thể xóa, hãy cân nhắc việc trả tiền để nâng cấp dung lượng lưu trữ của mình.

Kiểm tra trang bộ nhớ Google One để biết các mức giá cụ thể, trong đó bạn có thể trả chi phí hợp lý hàng tháng hoặc hàng năm cho 100GB, 200GB hoặc 2TB dữ liệu.

7. Không thể in trên Google Drive

Máy in và Google Drive đôi khi không hoạt động tốt với nhau, nhưng bạn có một số tùy chọn để thử và khắc phục gốc rễ vấn đề:

Đảm bảo rằng phần mềm máy in được cập nhật. Vì Google Drive liên tục được cập nhật nên nó có thể nhanh chóng vượt xa phần mềm máy in của bạn. Điều này có thể gây ra sự cố giao tiếp giữa hai dịch vụ và dẫn đến lỗi in.

Tương tự, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng trình duyệt web bạn đang sử dụng cũng được cập nhật.

Tắt bất kỳ tiện ích mở rộng trình duyệt nào có thể ảnh hưởng đến khả năng in.

Nếu vẫn không thể in trực tiếp từ Google Drive, bạn nên dành thời gian tải xuống file của mình dưới dạng PDF và sau đó in file đó từ phần mềm PDF thay vì trình duyệt.

8. Không thể xem hoặc chỉnh sửa file Google Drive được chia sẻ

Sự cố này thường xảy ra do số lượng lựa chọn của người dùng để chia sẻ file Google Drive với người khác. Người gửi cho bạn liên kết đến file có thể đã bỏ lỡ một bước trong quy trình hoặc chọn tùy chọn không chính xác. Do đó, bạn có thể hoàn toàn không xem được file hoặc có thể xem file mà không có khả năng thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

Nếu bạn không có quyền truy cập vào một file, Google Drive sẽ cung cấp cho bạn nút Request access từ chủ sở hữu file, nút này sẽ nhắc họ thay đổi cài đặt chia sẻ trên file.

Nếu bạn là chủ sở hữu của file và mọi người đang gặp sự cố khi truy cập file đó, hãy kiểm tra kỹ xem bạn đã đặt chính xác các thông số chia sẻ hay chưa.

9. Cách sử dụng Google Drive ngoại tuyến

Để sử dụng Google Drive ngoại tuyến, bạn cần sử dụng trình duyệt Google Chrome hoặc cài đặt ứng dụng Google Drive trên máy Mac hoặc PC của mình.

Trên Chrome

Truy cập cài đặt Google Drive và chọn Create, mở và chỉnh sửa các file Google Docs, Sheets và Slides gần đây của bạn trên thiết bị này khi ngoại tuyến. Bạn sẽ cần tải xuống plugin Google Doc Offline, plugin này sẽ nhắc bạn thực hiện.

Bạn chỉ có thể thực hiện việc này với một tài khoản trên mỗi máy tính, vì vậy chỉ bật nó trên tài khoản mà bạn sử dụng thường xuyên nhất. Ngoài ra, để kích hoạt đồng bộ ngoại tuyến, ban đầu bạn sẽ cần phải có kết nối Internet, vì vậy nó bao gồm một số gói chuyển tiếp trong lần đầu tiên.

Trên máy tính

Tải xuống Google Backup and Sync và làm theo lời nhắc để thiết lập tài khoản của bạn. Ban đầu, bạn sẽ cần phải kết nối với Internet để các file có thể đồng bộ với máy tính.

10. Không thể upload hoặc đồng bộ file

Một trong những lợi thế chính của việc sử dụng Google Drive là nó đồng bộ các file của bạn trên tất cả mọi thiết bị. Nếu không thể thực hiện điều này, thì đó là một vấn đề lớn.

Tham khảo bài viết: Cách sửa lỗi không tải được file lên Google Drive để biết thêm chi tiết.

Chúc bạn khắc phục sự cố thành công!