Những thủ thuật hữu ích trên Microsoft Word 2016

Trở thành công cụ soản thảo văn bản hàng đầu hiện nay, Microsoft Word mang tới người dùng phiên bản 2016 với nhiều thay đổi và cập nhật thêm nhiều tính năng mới. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn đến bạn những tính năng, thủ thuật cần thiết và hữu dụng khi chúng ta làm việc với Word 2016.

1. Sao chép văn bản không định dạng:

Thông thường khi chúng ta copy và paste nội dung nào đó từ các nguồn khác nhau trên mạng sẽ dính định dạng gốc. Vì thế, tốc độ sao chép văn bản sẽ chậm hơn khi có định dạng.

Do vậy, việc xóa bỏ hoàn toàn những định dạng gốc là điều cần thiết. Đầu tiên, bạn copy nội dung văn bản từ nguồn khác, sau đó nhấp vào trình đơn Paste bên trên. Chọn Paste Unformatted để dán văn bản đã loại bỏ định dạng gốc.

2. Chọn các đoạn văn bản không liền nhau:

Thao tác này cũng rất quen thuộc với bất cứ ai khi làm việc với văn bản Word. Và trên bản Word 2016, để chọn các văn bản không liền nhau, nhấn và giữ phím Ctrl rồi dùng chuột bôi đen các đoạn văn bản cần chọn.

3. Trích xuất hình ảnh được sử dụng trong tài liệu:

Với những tài liệu kèm theo nhiều ảnh trong nội dung, để sao chép tất cả hình ảnh đó có một cách làm đơn giản hơn rất nhiều so với việc bạn copy từng hình ảnh một.

Bước 1:

Đầu tiên, nhấn chọn File > Save as > Save as type rồi chọn mục Web Page.

Bước 2:

Tại mục File name sẽ là nơi lưu trữ những hình ảnh được sao chép. Chúng ta chỉ cần mở thư mục đó và tìm toàn bộ hình ảnh mà mình cần trong tài liệu mà thôi.

Ngoài ra, với những văn bản có phần mở rộng .docx, bạn hãy đổi tên với phần mở động đuôi .zip. Mở file .zip và tìm đến thư mục chứa hình ảnh tài liệu muốn sử dụng.

4. Cắt hình ảnh trong văn bản:

Ngoài việc soạn thảo, biên tập nôi dung văn bản, Word còn mang tới nhiều công cụ khác để hỗ trợ người dùng, chẳng hạn những tùy chọn xử lý hình ảnh trong có trong nội dung.

Bước 1:

Để cắt hình ảnh ngay trong nội dung văn bản Word 2016, nhấp chọn vào mục Format từ thanh ribbon để kích hoạt Picture Tools. Sau đó chúng ta sẽ chọn nút Crop để cắt hình ảnh.

Tiếp theo, bạn chỉ cần co hình ảnh đúng với kích thước mình cần.

Bước 2:

Sau khi đã điều chỉnh đúng tỷ lệ cần, nhấn tiếp nút Crop để áp dụng kích thước mới cho hình ảnh.

5. Gộp và chia ô trong nội dung Word:

Ngoài việc phải biên tập nội dung văn bản Word, thao tác tạo và xử lý bảng biểu cũng thường xuyên phải thực hiện, đăc biệt là thao tác gộp và chia ô.

Để làm việc với bảng biểu, trước hết hãy nhấn chọn Layout trên thành ribbon. Để gộp các ô với nhau, bôi đen sau đó nhấn nút Merge Cells. Để tách một ô thành nhiều ô, nhấn nút Split Cells.

6. Ngắt trang Word nhanh hơn:

Thông thường để kết thúc một trang cũ và sang trang mới, chúng ta sẽ nghĩ đến việc sử dụng phím nhấn Enter. Tuy nhiên, với bản Word 2016 bạn hoàn toàn có thể thực hiện thao tác đó nhanh hơn nhờ tính năng Page Breaks.

Chức năng Page Breaks cho phép chúng ta ngắt trang hiện tại và sang trang mới nhanh hơn. Nội dung phía trước ngắt trang nếu đã được chỉnh sửa sẽ không ảnh hưởng đến bố cục nội dung văn bản ở phía sau. Ngoài việc ngắt trang, chúng ta cũng có thể sử dụng ngắt trang Word để chia cột văn bản.

Để ngắt trang Word 2016, chọn tab Layout > Breaks > Next Page. Thao tác này sẽ tạo một trang mới hoàn toàn mới và con trỏ chuột sẽ xuất hiện tại trang mới.

7. Giảm kích thước hình ảnh trong Word:

Ngoài việc điều chỉnh lại hình ảnh bằng việc Crop, chúng ta cũng có thể giảm kích thước hình ảnh bằng tính năng Compress Picture.

Bước 1:

Nhấp chọn hình ảnh cần giảm kích thước trong nội dung văn bản, sau đó click vào tab Format.

Bước 2:

Tại nhóm Adjust, nhấn chọn nút Compress Pictures.

Bước 3:

Tại Compress Pictures, chúng ta chọn mục Email để tự động giảm kích thước tài liệu cho việc chia sẻ. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể chọn các tùy chọn giảm kích thước file như Print hay Web.

8. Mail Merge:

Đây là tính năng có ở hầu hết các phiên bản Word, dùng để tạo hàng loạt tài liệu có nội dung giống nhau. Nếu chúng ta cần tạo bản tin, thư mời, tờ rơi thì tính năng này sẽ rất hữu ích.

9. Khởi động chế độ Safe Mode Word:

Chế độ này sẽ giúp người dùng có thể khắc phục các sự cố, vấn đề khi xử lý nội dung văn bản.

Trước hết nhấn tổ hợp phím Windows + R rồi gõ windows /safe và nhấn Enter. Ngay sau đó, Word sẽ được khởi động và không chứa các add-on, hạn chế các tình trạng lỗi khi mở.

10. Khôi phục nội dung từ tài liệu Word bị lỗi:

Sự cố không mở được file Word là điều không hề hiếm gặp. Và để khôi phục lại những file bị lỗi đó, bạn hoàn toàn có thể sử dụng tính năng có sẵn trên Word.

Bước 1:

Để hồi phục lại file đó, tại giao diện Word nhấn chọn File > Open > Browser > chọn tài liệu bị lỗi. Tiếp theo, chọn Open và chọn Open Repair.

Bước 2:

Nếu file mở thành công, chúng ta hãy sao chép nội dung sang trang Word mới và lưu lại file.

Bạn cũng có thể tham khảo chi tiết hơn về cách thực hiện trong bài viết Cách khôi phục tài liệu Word 2016 bị lỗi hoặc bị mất.

Trên đây là một vài thủ thuật hữu ích trên Word 2016. Những thủ thuật này tương đối đơn giản, cách thực hiện cũng không quá khó nhưng sẽ được sử dụng thường xuyên nếu chúng ta làm việc với văn bản Word.

Tham khảo thêm các bai sau đây:

• 8 mẹo hay xử lý cột trong Microsoft Word

• Hướng dẫn cách tạo khung trong Word 2007, 2010, 2013

• Làm thế nào để chuyển nhanh file Word sang PDF?

Chúc các bạn thực hiện thành công!