Microsoft 365 là gì?

Trong bài viết hôm nay, hãy cùng tìm hiểu về Microsoft 365, nền tảng năng suất dựa trên điện toán đám mây, kết hợp các ứng dụng Office hàng đầu với các công cụ hỗ trợ trí tuệ nhân tạo (AI), dịch vụ trực tuyến thông minh và bảo mật nâng cao để giúp bạn đạt được những điều quan trọng nhất trong công việc và cuộc sống.

Giới thiệu

Thay đổi cách bạn và tổ chức của bạn làm việc với Microsoft 365, bộ ứng dụng năng suất hiện đại, được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), giúp bạn và nhóm của bạn làm được nhiều hơn. Cho dù bạn đang triển khai những ý tưởng mới, cộng tác giữa các phòng ban hay hỗ trợ lực lượng lao động tuyến đầu, Microsoft 365 đều cung cấp cho bạn các công cụ để dễ dàng thúc đẩy kết quả kinh doanh tốt hơn.

Với các ứng dụng Office quen thuộc và được yêu thích, bảo mật nâng cao và quyền kiểm soát quản trị có thể mở rộng, bạn có thể tự tin tạo nền tảng vững chắc cho tương lai. Sau đó, hãy tiến thêm một bước nữa với Microsoft 365 Copilot, trợ lý AI dành cho công việc của bạn, được thiết kế để giúp bạn làm việc thông minh hơn, tăng hiệu quả và mở khóa những khả năng mới trong mọi vai trò. Từ việc cho phép làm việc linh hoạt đến xây dựng một nơi làm việc thông minh, an toàn, Microsoft 365 giúp bạn chuẩn bị cho tương lai của doanh nghiệp và nắm bắt sức mạnh của AI.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về Microsoft 365 và cách nó đã phát triển từ Office 365. Bạn sẽ khám phá cách Microsoft 365 hỗ trợ làm việc kết hợp và linh hoạt cho toàn bộ lực lượng lao động của tổ chức, từ nhân viên văn phòng đến nhân viên tuyến đầu. Cuối cùng, bạn sẽ khám phá cách Microsoft 365 Copilot Chat và Microsoft 365 Copilot mở ra một phương thức làm việc hoàn toàn mới.

Sau khi đọc xong bài viết này, bạn sẽ có thể:

• Hiểu Microsoft 365 và Office 365 là gì, và sự khác biệt giữa chúng.
• Hiểu cách Microsoft 365 hỗ trợ cả hình thức làm việc kết hợp và linh hoạt, bao gồm hỗ trợ cho nhân viên tuyến đầu.
• Hiểu về Microsoft 365 Copilot và Microsoft 365 Copilot Chat, và sự khác biệt giữa chúng.

Điều kiện tiên quyết

Đã quen thuộc với các khái niệm điện toán đám mây như mô hình đám mây và các loại dịch vụ đám mây, chẳng hạn như Software-as-a-Service (SaaS).

Microsoft 365 là gì?

Microsoft 365 là nền tảng năng suất dựa trên điện toán đám mây, kết hợp các ứng dụng Office quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, và nhiều ứng dụng khác, với bảo mật thông minh, quản lý thiết bị và các dịch vụ trực tuyến mạnh mẽ. Được thiết kế cho công việc hiện đại, Microsoft 365 hỗ trợ cộng tác và giao tiếp an toàn trên desktop, web và thiết bị di động, giúp người dùng duy trì năng suất mọi lúc mọi nơi.

Microsoft 365 được xây dựng để có khả năng mở rộng và linh hoạt, đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của tất cả cá nhân và tổ chức. Microsoft cung cấp nhiều gói dịch vụ được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp lớn, những tổ chức giáo dục, tổ chức phi lợi nhuận và các tổ chức chính phủ. Các gói cá nhân và gia đình cũng có sẵn. Mỗi gói được thiết kế để hỗ trợ chuyển đổi kỹ thuật số đồng thời mang lại trải nghiệm đáng tin cậy, an toàn và hiện đại.

Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp và tổ chức lớn

Đối với người dùng doanh nghiệp và tổ chức lớn, Microsoft 365 hoạt động như một dịch vụ trách nhiệm chung. Điều này có nghĩa là trong khi Microsoft quản lý cơ sở hạ tầng, tổ chức của bạn kiểm soát cách cấu hình và sử dụng các dịch vụ.

Các dịch vụ cốt lõi bao gồm:

• Ứng dụng Office có sẵn trên web và thiết bị di động (Word, Excel, PowerPoint, v.v...)
• Email và lịch (Outlook, Exchange Online)
• Lưu trữ và chia sẻ file (OneDrive, SharePoint)
• Làm việc nhóm và giao tiếp (Microsoft Teams, SharePoint, Viva)
• Hỗ trợ trò chuyện AI an toàn được hỗ trợ bởi GPT-4o (Microsoft 365 Copilot Chat và Microsoft 365 Copilot)
• Bảo mật, tuân thủ và quản lý danh tính (Microsoft Entra ID, Microsoft Defender XDR, Purview)
• Quản lý thiết bị (Microsoft Intune)

Làm việc liền mạch trên nhiều thiết bị

Microsoft 365 giúp bạn dễ dàng kết nối với công việc của mình, bất kể đang sử dụng thiết bị nào. Khi bạn đăng nhập bằng tài khoản công việc và lưu file của mình lên đám mây, các tài liệu và liên kết gần đây sẽ dễ dàng được tìm thấy và tiếp tục làm việc, cho dù bạn đang sử dụng máy tính, điện thoại hay máy tính bảng. Trải nghiệm liền mạch này được thực hiện nhờ Microsoft Graph.

Vai trò của Microsoft Graph

Microsoft Graph là cổng vào dữ liệu và thông tin phong phú, tập trung vào người dùng trong Microsoft 365. Microsoft 365 học hỏi từ người dùng và thu thập thông tin chi tiết thông qua Microsoft Graph bằng cách phân tích dữ liệu và hoạt động của người dùng trên các sản phẩm và dịch vụ khác nhau của Microsoft. Nhờ đó, Microsoft 365 mang đến những trải nghiệm được nâng cao, liên tục cải thiện theo thời gian và bảo vệ người dùng.

Microsoft Graph đóng vai trò quan trọng trong Microsoft 365 Copilot, một công cụ năng suất được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo mà bạn có thể tận dụng trong Microsoft 365. Microsoft 365 Copilot được hỗ trợ bởi Mô hình Ngôn ngữ Lớn (LLM) và sử dụng dữ liệu của bạn từ Microsoft Graph, đồng thời tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ của Microsoft 365. Những thành phần này cho phép Microsoft 365 Copilot cung cấp hỗ trợ và đề xuất thông minh theo thời gian thực, giúp người dùng nâng cao khả năng sáng tạo, năng suất và kỹ năng của họ.

Sự khác biệt giữa Office 365 và Microsoft 365

Sự phát triển từ Office 365 thành Microsoft 365

Hơn 10 năm trước, Microsoft đã giới thiệu Office 365, phần mềm dưới dạng dịch vụ mà bạn có thể đã quen thuộc và sử dụng. Phát triển từ Business Productivity Online Suite (BPOS) của Microsoft, Office 365 được thiết kế để kết hợp các sản phẩm trực tuyến hiện có của hãng vào một dịch vụ đám mây luôn được cập nhật. Nó kết hợp các ứng dụng năng suất cốt lõi như Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, v.v..., và những dịch vụ cộng tác và giao tiếp như Microsoft Exchange, SharePoint và Skype for Business.

Office 365 là một cách để phát triển hoạt động kinh doanh tập trung vào Office và mở rộng các dịch vụ giao tiếp và cộng tác. Ban đầu nhắm đến người dùng doanh nghiệp, sau đó các phiên bản cập nhật của gói đăng ký Office 365 đã được phát hành nhắm đến những doanh nghiệp có quy mô khác nhau, người tiêu dùng và sinh viên. Các phiên bản này bao gồm những dịch vụ mới như OneDrive.

Trong vài năm trở lại đây, các ứng dụng và dịch vụ năng suất trên nền tảng đám mây của Microsoft đã phát triển vượt xa những gì mọi người thường nghĩ đến khi nói về "Office", dẫn đến sự ra đời của Microsoft 365. Việc đổi tên Office 365 thành Microsoft 365 phản ánh sự mở rộng các tính năng và lợi ích vượt ra ngoài những ứng dụng và dịch vụ cốt lõi của Office 365. Microsoft 365 kết hợp các ứng dụng năng suất hàng đầu từ Office 365 với khả năng quản lý thiết bị tiên tiến, bảo mật thông minh và những dịch vụ trực tuyến đột phá.

Sự khác biệt giữa Office 365 và Microsoft 365

Office 365 là một dịch vụ dựa trên đám mây bao gồm các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint, OneNote và Outlook cùng với những dịch vụ như Microsoft Exchange, SharePoint, Teams và OneDrive. Microsoft 365 là một dịch vụ dựa trên đám mây bao gồm các ứng dụng và dịch vụ Office tương tự, cộng thêm Windows và Enterprise Mobility + Security.

Có các gói đăng ký Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp lớn, những tổ chức giáo dục, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức chính phủ, cá nhân và gia đình. Tùy thuộc vào gói đăng ký của bạn, Office 365 dành cho gia đình và doanh nghiệp sẽ tự động trở thành gói đăng ký Microsoft 365, vì vậy bạn không cần thực hiện bất kỳ thao tác nào. Các tổ chức quy mô doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng những ứng dụng năng suất hàng đầu thông qua gói đăng ký Office 365 hoặc tích hợp chúng với khả năng quản lý cấp doanh nghiệp và bảo mật nâng cao thông qua gói đăng ký Microsoft 365. Microsoft Office là một phần của Microsoft 365.

Các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint, OneNote và Outlook có sẵn cho người dùng cá nhân và doanh nghiệp dưới dạng mua một lần thông qua Office 2024.

Cách Microsoft 365 hỗ trợ người lao động trong thế giới làm việc kết hợp

Thời gian, địa điểm và cách thức làm việc của chúng ta đang thay đổi một cách cơ bản. Nhân viên muốn có sự linh hoạt hơn trong việc lựa chọn nơi làm việc và các tổ chức đang chuyển sang mô hình làm việc kết hợp và linh hoạt. Để phát triển mạnh trong thế giới làm việc kết hợp mới này, con người và các tổ chức cần các giải pháp linh hoạt, năng động và được hỗ trợ bởi điện toán đám mây, và Microsoft 365 có những giải pháp đó.

Làm việc kết hợp là sự giao thoa giữa làm việc truyền thống tại văn phòng và làm việc từ xa. Sự kết hợp các địa điểm làm việc này cho phép nhân viên tận hưởng sự linh hoạt hơn trong cuộc sống của họ. Làm việc linh hoạt là một mô hình làm việc kết hợp cho phép bạn vừa làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng theo cách phù hợp nhất với bạn. Mô hình này mang lại cho nhân viên sự tự do tối đa vì họ có thể tự thiết lập lịch trình của mình bằng cách kết hợp cả hai.

Làm việc kết hợp và linh hoạt ảnh hưởng đến tất cả mọi người, vì vậy các tổ chức đang tìm cách tích hợp những công cụ hỗ trợ toàn bộ lực lượng lao động của họ, từ nhân viên văn phòng đến nhân viên tuyến đầu, để giúp họ thích ứng với thực tế hàng ngày của làm việc kết hợp và linh hoạt.

Giống như nhân viên văn phòng, nhân viên tuyến đầu cần có khả năng kết nối và cộng tác trên toàn bộ tổ chức. Nhân viên tuyến đầu là những người có chức năng chính là làm việc trực tiếp với khách hàng hoặc công chúng, cung cấp dịch vụ, hỗ trợ và bán sản phẩm, hoặc những người trực tiếp tham gia vào sản xuất và phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ. Một vài ví dụ về nhân viên tuyến đầu là nhân viên bán lẻ, cứu hộ và chăm sóc sức khỏe. Việc trang bị cho nhân viên tuyến đầu công nghệ phù hợp không chỉ giúp công việc của họ dễ dàng hơn mà còn cho phép giao tiếp an toàn giữa khách hàng, giữa các nhân viên với nhau và giữa công ty.

Microsoft 365 được thiết kế để giúp bạn và tổ chức của bạn phát triển mạnh mẽ trong kỷ nguyên làm việc kết hợp và linh hoạt hiện nay. Là một nền tảng ưu tiên điện toán đám mây, nó trao cho lực lượng lao động các công cụ kỹ thuật số mà họ cần để kết nối, cộng tác, duy trì năng suất và bảo mật - cho dù họ đang làm việc tại chỗ, từ xa hay đang di chuyển, Microsoft 365 đáp ứng nhu cầu đa dạng của tất cả nhân viên của bạn.

Kết nối

Giữ cho lực lượng lao động của bạn được kết nối mọi lúc, mọi nơi trên thế giới với quyền truy cập vào các dịch vụ dựa trên đám mây và tài nguyên của tổ chức.

Bảo mật

Các tính năng bảo mật tích hợp, bao gồm xác thực đa yếu tố (MFA), bảo vệ khỏi những mối đe dọa và bảo mật thông tin, giúp bảo vệ doanh nghiệp của bạn, đảm bảo lực lượng lao động của bạn luôn được bảo vệ trên các thiết bị Microsoft 365 và Windows.

Quản lý

Các thiết bị có thể được quản lý tập trung thông qua đám mây với những cài đặt bảo mật có thể tùy chỉnh, kiểm soát ứng dụng và yêu cầu tuân thủ, giúp CNTT duy trì sự giám sát đồng thời hỗ trợ môi trường làm việc linh hoạt và an toàn.

Hiệu quả và cộng tác

• Các cuộc họp trực tuyến, phiên trò chuyện và giao tiếp Walkie Talkie nhanh chóng với Microsoft Teams.
• Không gian làm việc được chia sẻ để lưu trữ file dựa trên đám mây với khả năng truy cập toàn cầu và cộng tác thời gian thực với SharePoint và OneDrive.
• Tự động hóa các tác vụ và số hóa những quy trình với các công cụ Power Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI) để tăng hiệu quả hoạt động. Quản lý lịch trình hiệu quả và tối ưu hóa hoạt động bằng cách tích hợp các công cụ lập lịch (Planner, Lists, Bookings) với hệ thống quản lý nhân lực của bạn.

Trải nghiệm nhân viên

Thúc đẩy văn hóa công ty hòa nhập, tăng cường phúc lợi, học tập và phát triển của nhân viên, đồng thời đảm bảo tất cả nhân viên của bạn có các nguồn lực cần thiết để thành công với Microsoft Viva.

Cách Microsoft 365 Copilot mở ra một cách làm việc mới

Trong thế giới công việc nhịp độ nhanh ngày nay, tất cả chúng ta đều muốn dành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ truyền cảm hứng – giải quyết vấn đề, chia sẻ ý tưởng và tạo ra tác động thực sự. Nhưng thường thì, ngày của chúng ta lại đầy những công việc lặp đi lặp lại, email vô tận và thông tin rời rạc. Điều gì sẽ xảy ra nếu công việc trở nên dễ dàng hơn, sáng tạo hơn và thậm chí thú vị hơn một chút? Xin giới thiệu – Microsoft 365 Copilot và Microsoft 365 Copilot Chat. Bằng cách đưa sức mạnh của trí tuệ nhân tạo (AI) vào các công cụ bạn đã sử dụng hàng ngày, Microsoft đang chuyển đổi cách chúng ta làm việc, giúp bạn tập trung ít hơn vào những công việc bận rộn và nhiều hơn vào những gì thực sự quan trọng.

Microsoft 365 Copilot Chat

Trước hết, tất cả bắt đầu với Copilot Chat. Microsoft 365 Copilot Chat là trải nghiệm trò chuyện đa ứng dụng nằm ở trung tâm của Microsoft 365 Copilot. Nó đóng vai trò là ứng dụng trò chuyện được hỗ trợ bởi AI dành cho công việc của bạn và được cung cấp miễn phí với gói đăng ký Microsoft 365 của bạn.

Được hỗ trợ bởi GPT-40 và các Mô hình Ngôn ngữ Lớn (LLM) mới nhất, với khả năng dựa trên dữ liệu web, Copilot Chat giúp bạn làm việc hiệu quả hơn - cho dù bạn đang tóm tắt nội dung, lên ý tưởng, viết bài, lập trình hay tìm kiếm thông tin. Nó cung cấp các đề xuất thông minh và tự động hóa những tác vụ lặp đi lặp lại để tăng năng suất.

Với các tính năng như upload file lên, Copilot Pages, trợ lý ảo trả phí theo lượt sử dụng, kiểm soát CNTT và bảo mật, quyền riêng tư cấp doanh nghiệp tích hợp sẵn, Copilot Chat được thiết kế để hỗ trợ công việc an toàn, linh hoạt và hiệu quả trên toàn tổ chức của bạn.

Trong khi Copilot Chat là một công cụ mạnh mẽ giúp mọi người trong tổ chức làm việc thông minh và nhanh hơn, Microsoft 365 Copilot là trợ lý cá nhân đầy đủ tính năng, tốt nhất dành cho công việc. Gói này bao gồm tất cả những gì Copilot Chat cung cấp - và hơn thế nữa - khi bạn thêm giấy phép Microsoft 365 Copilot.

Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot là trợ lý AI mạnh mẽ của bạn tại nơi làm việc, được thiết kế để nâng cao năng suất, khơi nguồn sáng tạo và thay đổi cách bạn vận hành. Được hỗ trợ bởi GPT-40 và dựa trên dữ liệu công việc của bạn thông qua Microsoft Graph, Copilot cung cấp hỗ trợ thông minh, nhận biết ngữ cảnh bằng cách sử dụng email, cuộc trò chuyện, cuộc họp, tài liệu và nhiều hơn nữa. Nó được tích hợp liền mạch vào các ứng dụng Microsoft 365 mà bạn sử dụng hàng ngày, chẳng hạn như Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Teams. Copilot Chat trở nên mạnh mẽ hơn, nơi bạn có thể đặt câu hỏi, tạo nội dung và nhanh chóng tìm thông tin bằng cả dữ liệu web và dữ liệu công việc của bạn.

Microsoft 365 Copilot nâng cao năng suất bằng cách giúp bạn quản lý email, tóm tắt cuộc họp, phân tích dữ liệu và hợp lý hóa các nhiệm vụ hàng ngày trên những ứng dụng bạn sử dụng nhiều nhất. Nó khơi nguồn sáng tạo bằng cách biến ý tưởng thành bản nháp hoàn chỉnh, củng cố kỹ năng viết và khởi động các bài thuyết trình với giọng nói và thương hiệu độc đáo của bạn. Và nó chuyển đổi cách thức hoạt động của tổ chức bạn bằng cách đơn giản hóa quy trình làm việc, trao quyền cho các nhóm cùng nhau sáng tạo trong thời gian thực và cho phép tự động hóa an toàn, có khả năng mở rộng.

Là một phần của Microsoft 365, Copilot thừa hưởng các biện pháp bảo mật, tuân thủ và quyền riêng tư toàn diện. Bạn luôn kiểm soát những gì nó đề xuất - bạn quyết định giữ lại, sửa đổi hoặc loại bỏ những gì. Kiến trúc của Copilot ngăn chặn rò rỉ dữ liệu giữa các tenant, nhóm và người dùng bằng cách không huấn luyện trên dữ liệu khách hàng, tuân theo quyền hạn và chỉ hiển thị thông tin có thể truy cập cho từng cá nhân.

Copilot có các kỹ năng nền tảng cho năng suất và cộng tác. Copilot biết cách điều khiển các ứng dụng và làm việc trên chúng, được thiết kế để liên tục học những kỹ năng chuyên môn mới, cuối cùng đảm nhận các nhiệm vụ nâng cao hơn. Microsoft tuân theo các nguyên tắc và nghiên cứu AI nghiêm ngặt để xây dựng những hệ thống AI có trách nhiệm. Điều này được thực hiện thông qua các nhóm đa ngành xem xét những tác hại tiềm tàng, tinh chỉnh dữ liệu và mô hình, chặn các chủ đề nhạy cảm, sửa chữa sai lệch, giải thích những hạn chế và trao quyền giám sát cho người dùng.

Microsoft 365 Copilot là một bước ngoặt trong cách mọi người làm việc với AI và cách AI làm việc với con người. Giống như bất kỳ mô hình làm việc mới nào, cần một thời gian để làm quen, nhưng những người áp dụng cách làm việc mới này sẽ sớm có được lợi thế.