8 lý do tại sao nên chọn Google Docs thay vì Microsoft Word

Microsoft Word từng là trình xử lý văn bản được dùng nhiều nhất, nhưng gần đây nhiều người đã chuyển sang Google Docs. Với quyền truy cập miễn phí và khả năng cộng tác liền mạch, Google Docs cung cấp mọi thứ mà một trình xử lý văn bản tuyệt vời nên có. Sau đây là lý do tại sao mọi người thích Google Docs hơn Microsoft Word - và lý do tại sao bạn cũng nên cân nhắc sử dụng nó.

1. Google Docs hoàn toàn miễn phí

Phiên bản trực tuyến của Microsoft Word là miễn phí, nhưng ứng dụng dành desktop yêu cầu đăng ký trả phí hoặc mua một lần đối với hầu hết người dùng. Mặc dù học sinh và giáo viên có thể tải Microsoft 365 miễn phí, nhưng tùy chọn này không khả dụng cho tất cả mọi người. Người dùng thông thường chỉ có thể truy cập các ứng dụng dành desktop Microsoft 365 miễn phí thông qua bản dùng thử có giới hạn.

Microsoft Word Web có ít tính năng hơn phiên bản desktop, trong khi Google Docs hoàn toàn miễn phí và cung cấp quyền truy cập đầy đủ vào tất cả các tính năng cần thiết mà không có chi phí ẩn. Nếu bạn muốn tránh các chi phí phát sinh, Google Docs là một giải pháp thay thế tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm chi phí hàng tháng cho đăng ký Microsoft 365.

2. Cung cấp tất cả các tính năng bạn cần

Mặc dù Google Docs không bao gồm mọi tính năng có trong ứng dụng desktop của Microsoft Word, nhưng nó có tất cả các công cụ bạn cần để tạo và quản lý tài liệu của mình. Ngoài các tùy chọn định dạng cơ bản, bạn có thể dịch tài liệu, sử dụng nhập liệu bằng giọng nói khi không muốn nhập, so sánh các phiên bản khác nhau của tài liệu và sửa các vấn đề về ngữ pháp.

Có thể dễ dàng thêm và quản lý các trích dẫn, cũng như sử dụng công cụ Explore để tiến hành nghiên cứu mà không cần rời khỏi tài liệu của mình. Có thể sử dụng hàng trăm add-on, chế độ toàn màn hình để viết không bị phân tâm và cộng tác trong thời gian thực. Điều này làm cho nó trở thành một lựa chọn thay thế hấp dẫn cho Microsoft Word. Tuy nhiên, vẫn thiếu một số tính năng của Word, như tham chiếu nâng cao và gửi thư.

3. Cộng tác dễ dàng và liền mạch

Mặc dù Microsoft Word đã cải thiện tính năng cộng tác theo thời gian thực, nhưng Google Docs mang lại trải nghiệm mượt mà hơn. Trong ứng dụng Word trên desktop, bạn cần upload tài liệu lên OneDrive trước khi chia sẻ, trong khi Google Docs lưu trữ mọi thứ trên đám mây ngay từ đầu. Các thay đổi được đồng bộ gần như ngay lập tức trong Docs, trong khi Word thường chậm một chút.

Với Google Docs, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với người khác, quản lý quyền truy cập, giao tiếp qua bình luận và theo dõi các thay đổi - tất cả đều theo thời gian thực. Thực hiện các tác vụ này trong ứng dụng Word trên desktop có thể chậm và cồng kềnh hơn vì các tài liệu được chia sẻ mất một lúc để load đầy đủ. Nếu bạn mới sử dụng Docs, hãy làm quen với các tính năng cộng tác của ứng dụng này.

4. Google Docs phù hợp hoàn toàn với quy trình làm việc

Nếu bạn sử dụng hầu hết các sản phẩm của Google Suite thì Google Docs sẽ được tích hợp tự nhiên vào quy trình làm việc của bạn. Với một tài khoản Google Drive duy nhất, bạn có thể dễ dàng quản lý tài liệu trong Docs, bảng tính trong Sheets và bài thuyết trình trong Slides. Tôi thậm chí có thể bắt đầu cuộc gọi Google Meet trực tiếp từ Docs, đặt lời nhắc và thời hạn bằng Google Calendar.

Việc truyền dữ liệu liền mạch giữa các ứng dụng này cho phép liên kết các tài liệu, cộng tác dễ dàng và duy trì trong một hệ sinh thái. Chia sẻ file với người khác cũng dễ dàng hơn vì không cần nhập từ các nguồn khác. Thêm vào đó, lưu trữ tất cả dữ liệu trong một nền tảng đám mây có nghĩa là bạn không phải chuyển đổi giữa nhiều giải pháp lưu trữ để tìm những gì mình cần.

5. Giao diện sạch sẽ và gọn gàng

​​​​​​​Google Docs có giao diện sạch sẽ, tối giản giúp giảm sự mất tập trung. Thay vì các hàng nút và menu, ứng dụng này chỉ hiển thị những nội dung cần thiết, cho phép người dùng tập trung vào việc viết mà không bị lộn xộn bởi các tùy chọn không cần thiết. Những người làm công việc viết lách sẽ đánh giá cao thiết kế hợp lý này, không gây cảm giác quá tải hay cồng kềnh.

So với Microsoft Word, mặc dù được tích hợp nhiều công cụ mạnh mẽ, nhưng đôi khi Microsoft Word có thể khiến bạn cảm thấy lộn xộn hoặc phức tạp khi điều hướng, đặc biệt là vì không cần các tính năng nâng cao cho mọi tài liệu. Mặc dù có thể ẩn ribbon, nhưng việc bật/tắt liên tục có thể làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn. Thêm vào đó, trải nghiệm viết trong Docs hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh so với Word.

6. Google Docs được tối ưu hóa tốt hơn cho thiết bị di động

Nhiều người không thể ngồi làm việc trên máy tính xách tay trong thời gian dài, vì vậy họ thường chuyển sang viết trên điện thoại khi đang nằm trên giường. Mặc dù Microsoft Word có ứng dụng dành cho thiết bị di động, nhưng nó có vẻ nặng và cồng kềnh, đặc biệt là khi làm việc với các tài liệu lớn, nhiều nội dung media. Ngay cả những chỉnh sửa cơ bản đôi khi cũng trở nên nhàm chán và khó chịu.

Ngược lại, Google Docs dễ sử dụng trên điện thoại thông minh. Các ứng dụng Android và iOS của nó nhẹ, phản hồi nhanh và trực quan, đồng thời phản ánh gần như mọi chức năng của phiên bản web, giúp việc chuyển đổi dễ dàng. Ngay cả trên màn hình nhỏ hơn, các nút lớn, dễ chạm giúp việc viết và chỉnh sửa trở nên đơn giản, không giống như trải nghiệm cồng kềnh trên ứng dụng dành cho thiết bị di động của Word.

7. Không chiếm dung lượng trên máy tính

Một lợi thế đáng kể của Google Docs là lưu trữ đám mây và quản lý trực tuyến, nghĩa là cả phần mềm và file đều không chiếm dung lượng trên máy tính. Ngược lại, Microsoft Word và các file đã lưu chiếm không gian lưu trữ cục bộ và các file tài liệu lớn liên tục làm lộn xộn ổ cứng hoặc desktop. Đây không phải là vấn đề nếu bạn sử dụng Office trực tuyến.

Mặc dù có thể lưu trữ file trong OneDrive, nhưng mọi người thường tạo các bản sao cục bộ, điều này dần dần lấp đầy ổ cứng. Ngoài ra, trong khi Google Docs tự động lưu mọi thứ vào Google Drive để truy cập từ bất kỳ thiết bị nào được kết nối Internet, thì các file Word được lưu trữ cục bộ không thể truy cập ở mọi nơi trừ khi được đồng bộ với OneDrive.

8. Không có vấn đề tương thích nào đáng lo ngại

Mọi người đánh giá cao Google Docs vì nó hoàn toàn dựa trên web và không có vấn đề tương thích. Bạn có thể truy cập tài liệu của mình ở định dạng gốc trên mọi thiết bị - cho dù là PC chạy Windows, Mac, Chromebook hay điện thoại thông minh - giúp việc chia sẻ và cộng tác tài liệu trở nên dễ dàng. Không phải lo lắng liệu người nhận có phần mềm mới nhất không.

Với Microsoft Word, các tài liệu được lưu ở định dạng mới hơn có thể mất định dạng trong các phiên bản Word cũ và một số tính năng có thể bị thiếu trên những thiết bị công cộng chạy phần mềm lỗi thời. Mặc dù Microsoft Word có chế độ tương thích để giải quyết những vấn đề này, Google Docs cung cấp trải nghiệm nhất quán trên mọi thiết bị, bất kể bạn sử dụng ở đâu hoặc như thế nào.

Mọi người đã chuyển sang Google Docs từ Microsoft Word vì tất cả những lý do này và rất hài lòng với sự thay đổi. Tuy nhiên, bạn không nên chuyển đổi mà không cân nhắc đến nhu cầu của mình - Microsoft Word vẫn có thể là lựa chọn tốt hơn, chủ yếu nếu bạn làm việc trong môi trường văn phòng hoặc tổ chức. Hãy đảm bảo cân nhắc kỹ lưỡng những ưu và nhược điểm trước khi quyết định! Tham khảo: Microsoft Word hay Google Docs phù hợp hơn với bạn? để biết thêm chi tiết.