Chế độ Offline của Google Docs có thực sự ngoại tuyến không?

Tất cả chúng ta đều từng trải qua tình huống này - chuẩn bị làm việc trên một tài liệu quan trọng, rồi phát hiện ra rằng Wi-Fi đã hỏng. Hoặc có thể bạn đang trên máy bay và đột nhiên nhận ra rằng mình cần chỉnh sửa nhanh. Google Docs tuyên bố có chế độ ngoại tuyến cho những khoảnh khắc như thế này, nhưng liệu chế độ này có đáng tin cậy không? Bạn có thực sự có thể làm việc trên các tài liệu của mình mà không gặp trục trặc khi không có Internet không?

Chế độ ngoại tuyến của Google Docs thực sự hoạt động như thế nào?

Về cơ bản, chế độ ngoại tuyến của Google Docs cho phép bạn truy cập và chỉnh sửa tài liệu mà không cần kết nối Internet. Tính năng này hoạt động bằng cách đồng bộ các file Google Drive của bạn với thiết bị và lưu trữ cục bộ, do đó bạn có thể xem, chỉnh sửa và tạo tài liệu ngay cả khi ngoại tuyến.

Khi bạn truy cập lại Google Docs mà không có quyền truy cập Internet, Google Chrome sẽ chặn yêu cầu và phục vụ phiên bản trang được lưu trong bộ nhớ cache cục bộ. Điều này tạo ra ấn tượng như đang load giao diện Google Docs và các tài liệu đã đồng bộ trước đó, ngay cả khi mạng không khả dụng. Khi bạn trực tuyến trở lại, các thay đổi bạn đã thực hiện sẽ tự động được đồng bộ với đám mây, đảm bảo rằng những tài liệu của bạn được cập nhật.

Để sử dụng chế độ ngoại tuyến, bạn cần thiết lập trước trong cài đặt Google Drive của mình. Để thực hiện, hãy vào Settings (biểu tượng bánh răng) trong Google Drive, cuộn rồi chọn hộp kiểm bên dưới Offline. Thao tác này sẽ đồng bộ các file gần đây và thường xuyên truy cập của bạn để chúng khả dụng khi bạn ngoại tuyến.

Nếu bạn muốn bật chế độ Ngoại tuyến cho một tài liệu duy nhất thay vì tất cả các file gần đây của mình, bạn cũng có thể làm như vậy. Khi đang ở trong tài liệu, hãy nhấp vào menu File và chọn tùy chọn Make available offline từ danh sách drop-down.

Khi làm việc ngoại tuyến, Google Docs cung cấp một bộ tính năng mạnh mẽ phản ánh nhiều chức năng trực tuyến của nó. Bạn sẽ có quyền truy cập vào bất kỳ tài liệu nào bạn đã mở trước đó khi được kết nối với Internet, giả sử chúng đã được lưu để truy cập ngoại tuyến.

Nó cho phép bạn tiếp tục công việc của mình một cách liền mạch, cho dù bạn đang chỉnh sửa các tài liệu hiện có hay tạo tài liệu mới từ đầu. Bạn có thể thực hiện tất cả các thay đổi thông thường đối với tài liệu của mình - từ các chỉnh sửa cơ bản đến điều chỉnh định dạng và thậm chí thêm bình luận.

Tuy nhiên, có một hạn chế rõ ràng: Bạn sẽ không thể thấy các thay đổi theo thời gian thực từ những người cộng tác hoặc cập nhật các tài liệu được chia sẻ cho đến khi bạn kết nối lại với Internet. Mặc dù điều này có thể không ảnh hưởng đến công việc một mình, nhưng nó sẽ ảnh hưởng đến các dự án cộng tác. Tất cả các sửa đổi của bạn sẽ vẫn ở trên thiết bị cục bộ cho đến khi bạn trực tuyến trở lại, tại thời điểm đó, chúng sẽ đồng bộ với phiên bản đám mây.

Chế độ ngoại tuyến của Google Docs có thực sự ngoại tuyến không?

Hầu hết là có. Chế độ ngoại tuyến của Google Docs hoạt động tốt để chỉnh sửa, cũng như tạo tài liệu và trải nghiệm tương tự như làm việc trực tuyến. Tuy nhiên, có một số hạn chế.

Đầu tiên, bạn cần bật quyền truy cập ngoại tuyến khi trực tuyến. Nếu quên làm như vậy, bạn sẽ bị kẹt cho đến khi kết nối lại. Thứ hai, bạn chỉ có thể truy cập các file đã được đồng bộ trước đó để sử dụng ngoại tuyến. Các file khác trong Google Drive sẽ vẫn không thể truy cập được.

Cuối cùng, trong khi chế độ ngoại tuyến đáng tin cậy nhất trên Chrome (mặc dù nó được hỗ trợ trên hầu hết các trình duyệt dựa trên Chromium khác), những trình duyệt hoặc thiết bị di động khác có thể không hỗ trợ nó. Ứng dụng Google Docs dành cho Android và iOS hỗ trợ chế độ ngoại tuyến, nhưng nó không liền mạch như trải nghiệm trên máy tính.

Chế độ ngoại tuyến của Google Docs là một công cụ đáng tin cậy cho công việc cá nhân khi truy cập Internet không thể đoán trước. Nhưng nó không phải là giải pháp "ngoại tuyến đầu tiên" thực sự, đặc biệt là khi bạn so sánh Google Docs với Microsoft Word.