Cách kết hợp các ứng dụng mặc định của Apple để tăng năng suất

Bạn có cần một con dao đa năng khi một lưỡi dao duy nhất có thể làm tốt công việc không? Trong nhiều năm, nhiều người đã dựa vào sự kết hợp của các ứng dụng phức tạp của bên thứ ba để quản lý năng suất của mình, vì tin rằng những ứng dụng tích hợp của Apple quá cơ bản. Nhưng sau khi quyết định sử dụng toàn bộ các ứng dụng năng suất của Apple, họ chỉ biết ước mình đã thay đổi sớm hơn.

Vấn đề với các công cụ năng suất của bên thứ ba

Nhiều người luôn săn lùng các công cụ năng suất tốt nhất để giúp mình luôn ngăn nắp và tập trung. Trong nhiều năm, họ đã thử mọi thứ từ Notion và OmniFocus đến Obsidian và Todoist. Mặc dù mỗi công cụ này đều có điểm mạnh riêng, nhưng cuối cùng họ nhận ra rằng tất cả chúng đều có những thách thức gây khó chịu tương tự.

Đầu tiên, nhiều ứng dụng của bên thứ ba đi kèm với rất nhiều tính năng - thực tế là rất nhiều đến mức chúng có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Mặc dù những thứ rườm rà này thoạt đầu có vẻ hấp dẫn, nhưng chúng cũng mất nhiều thời gian làm quen. Họ đã dành nhiều giờ để tùy chỉnh bảng thông tin, thiết lập quy trình làm việc và tìm hiểu cách sử dụng các tính năng nâng cao, chỉ để nhận ra rằng mình không cần một nửa trong số chúng.

Thứ hai, mặc dù hầu hết các công cụ này đều đồng bộ với đám mây, nhưng chúng không phải lúc nào cũng giao tiếp tốt với nhau hoặc với các công cụ khác mà bạn sử dụng hàng ngày. Điều này dẫn đến các quy trình làm việc không kết nối và rất nhiều công việc thủ công để cập nhật mọi thứ.

Mặt khác, các ứng dụng năng suất của Apple đã được thiết kế có chủ đích để đơn giản hóa và tích hợp liền mạch. Không có bộ tính năng quá tải hoặc phức tạp. Thay vào đó, chúng tập trung vào việc thực hiện tốt một vài việc và tích hợp liền mạch, mang lại trải nghiệm mượt mà hơn, kết nối hơn cho phép bạn tập trung vào công việc chứ không phải các công cụ của mình.

Reminders: Trình quản lý tác vụ có khả năng đáng ngạc nhiên

Thoạt nhìn, ứng dụng Reminders của Apple có vẻ giống như một danh sách việc cần làm cơ bản - tuyệt vời để mua sắm tạp hóa và nhắc nhở nhanh. Mặc dù Reminders không có nhiều tính năng như các công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như OmniFocus, nhưng đó chính xác là lý do khiến nó hiệu quả đến vậy.

Reminders tạo nên sự cân bằng hoàn hảo giữa tính đơn giản và chức năng. Khả năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng Apple khác đã biến nó trở thành một phần không thể thiếu trong hệ thống năng suất.

Reminders tập trung vào những điều cốt yếu - mọi thứ đều nằm chính xác ở nơi bạn cần, không phức tạp không cần thiết hoặc tùy chỉnh vô tận. Điều này giúp việc sắp xếp danh sách việc cần làm của bạn trong Reminders trở nên dễ dàng. Ví dụ, một trong những tính năng bị đánh giá thấp nhất của Reminders là khả năng xử lý cả việc cần làm đơn giản và các dự án phức tạp. Bạn có thể chia nhỏ các dự án lớn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn và thậm chí tạo các nhiệm vụ phụ trong những nhiệm vụ đó.

Notes: Trung tâm kiến ​​thức cá nhân

Apple Notes là ứng dụng ghi chú tốt nhất dành cho người dùng Apple. Mặc dù nhiều người dùng thành thạo có thể cảm thấy đúng là ứng dụng Notes thiếu một số tính năng quan trọng, nhưng lợi ích của nó vẫn lớn hơn nhiều so với nhược điểm, đặc biệt là đối với những người dùng trong hệ sinh thái Apple. Thay vì chuyển sang ứng dụng khác, hãy sử dụng ProNotes để tăng cường ứng dụng Notes trên máy Mac của mình.

Một trong những điều được yêu thích nhất ở Apple Notes là tốc độ truy cập thông tin. Nhờ tích hợp macOS sâu, bạn có thể kéo các ghi chú cụ thể trong Spotlight Search chỉ bằng cách nhập từ khóa.

Nếu là người thường có những ý tưởng nảy ra vào những khoảnh khắc ngẫu nhiên, bạn cần một cách để nắm bắt chúng nhanh chóng trước khi chúng vụt mất. Hãy sử dụng Hot Corners trên máy Mac để chỉ định một trong các góc màn hình của mình để mở ứng dụng Notes nhanh chóng. Chỉ cần một cú nhấp chuột đơn giản, bạn có thể nắm bắt những suy nghĩ mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của mình.

Calendar: Trình quản lý thời gian và lập lịch họp

Không phải lúc nào mọi người cũng thích Apple Calendar. Đây là lý do tại sao ban đầu họ thay thế ứng dụng Mac mặc định bằng một ứng dụng thay thế của bên thứ ba, như Fantastical. Tuy nhiên, họ đã quay lại Calendar vì nó miễn phí và kể từ đó, họ nhận ra rằng đôi khi, sự đơn giản chính là thứ mình cần.

Một trong những điều được yêu thích nhất ở Apple Calendar là cách nó xử lý nhiều lịch một cách dễ dàng. Ví dụ, bạn có các lịch riêng cho các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống của mình, mỗi lịch được chỉ định một màu duy nhất. Sự phân biệt trực quan này giúp bạn dễ dàng phân biệt chúng chỉ bằng cái nhìn thoáng qua.

Cách các ứng dụng năng suất của Apple hoạt động tốt hơn khi kết hợp với nhau

Các ứng dụng gốc của Apple không chỉ hữu ích khi sử dụng riêng lẻ mà còn tốt hơn nhiều khi sử dụng cùng nhau, biến chúng thành một hệ thống năng suất gắn kết. Hãy bắt đầu với Siri, đây là cách tôi thích để thêm nhiệm vụ vào Reminders nhanh chóng. Bạn cũng có thể sử dụng Siri để tạo sự kiện và ghi chú trên Calendar bằng cách nói điều gì đó như:

• Nhắc tôi gọi cho Sarah lúc 3 giờ chiều.
• Tạo ghi chú có tiêu đề là đề xuất sách.
• Tạo sự kiện họp với Paul trong Calendar vào ngày mai.

Ngoài ra, Apple giúp bạn dễ dàng kết nối thông tin giữa các công cụ này, ví dụ:

• Bạn có thể ghi lại ghi chú cuộc họp trong Notes và tạo ngay một nhiệm vụ trong Reminders từ ghi chú đó.
• Các nhiệm vụ trong Reminders sẽ xuất hiện trong Calendar, cho phép xem lịch trình và việc cần làm của mình ở một nơi.
• Nếu nhận được email về một cuộc họp, bạn có thể kéo email đó từ ứng dụng Mail vào Reminders để tạo tác vụ.

Bằng cách sử dụng các ứng dụng gốc của Apple, bạn sẽ cải thiện quy trình làm việc của mình và giảm bớt sự xao nhãng. Nếu bạn đã tham gia hệ sinh thái Apple, những ứng dụng này có thể là tất cả những gì bạn cần để cải thiện năng suất của mình.