Cách thiết lập các automatic action với Dropbox Automator

Dropbox là một dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến miễn phí. Với Dropbox, bạn chỉ cần thả một file vào thư mục của nó và nó sẽ được tự động đồng bộ hóa trên đám mây. Sau đó, bạn có thể truy cập file này bằng tất cả các thiết bị khác của mình.

Không chỉ vậy, có rất nhiều thứ khác bạn có thể làm với Dropbox. Chuyển đổi file, đồng bộ hóa nhiều lưu trữ đám mây, chỉnh sửa ảnh hoặc thậm chí mã hóa dữ liệu có thể dễ dàng được áp dụng với một lần thả file, với sự trợ giúp từ Wappwolf Dropbox Automator, một ứng dụng web miễn phí. Nó hoạt động bằng cách giám sát một thư mục xác định trong Dropbox và có thể được cài đặt để kích hoạt những hành động ưu tiên cho các file mới mà bạn thả vào thư mục.

Link tham khảo về Wappwolf Dropbox Automator: http://wappwolf.com/dropboxautomator

Các tính năng của Dropbox Automator

Dropbox Automator cung cấp tính năng tự động hóa dễ dàng cho các file trong các thư mục đã chọn và quá trình này diễn ra rất đơn giản như sau:

1. Chọn thư mục bạn muốn đặt tự động hóa.
2. Thiết lập các hành động bạn muốn áp dụng cho các file được lưu trong thư mục này.
3. Dropbox Automator sẽ kích hoạt các hành động được thiết lập sẵn khi nó tìm thấy các file được hỗ trợ trong thư mục đã chọn.

Có nhiều "hành động" có sẵn mà bạn có thể sử dụng, bao gồm chuyển đổi file sang định dạng PDF mà không phải tự chuyển đổi chúng thủ công. Những hành động khác bạn có thể làm với Dropbox Automator bao gồm:

Khi bạn thiết lập một hành động cho thư mục của mình, Dropbox Automator sẽ bắt đầu xem xét thư mục đó. Bất cứ khi nào bạn lưu một file vào thư mục này, nó sẽ tự động tạo một thư mục mới có tên là ‘Processed’ bên trong thư mục bạn đã chọn - Dropbox > YourFolder > Processed.

Tất cả các file bạn lưu bên trong YourFolder sẽ được chuyển vào thư mục Processed, nơi tất cả các file gốc được lưu giữ. Tiếp theo, bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập các hành động để chuyển đổi tài liệu sang PDF.

Cách thiết lập các hành động tự động hóa trong Dropbox

1. Để bắt đầu tự động hóa các hành động bất cứ khi nào bạn di chuyển các file vào Dropbox, hãy vào trang Wappwolf Dropbox Automator và nhấp vào nút Try now.

2. Bạn sẽ có các tùy chọn để kết nối với tài khoản Dropbox của mình, chọn Connect Dropbox hoặc bạn cũng có thể đăng ký bằng email của mình. Chọn tùy chọn số 2 để chỉ cho phép một thư mục truy cập vào Dropbox-Automator.

3. Sau khi bạn đã chọn kết nối với Dropbox, bạn cần cho phép truy cập Wappwolf vào tài khoản của bạn. Nhấp vào Allow.

4. Chọn thư mục trong Dropbox bạn muốn thiết lập tự động hóa. Chọn bất kỳ thư mục nào hoặc nhấp để tạo ‘New Folder’, sau đó nhấp vào Next.

5. Bạn sẽ có tùy chọn để thiết lập hành động tự động hóa. Nếu bạn muốn tự động hóa tài liệu, hãy chọn từ phần ‘Document’. Bạn có thể chọn chuyển đổi tài liệu sang PDF, tự động tải lên bộ nhớ đám mây của Google Drive, gửi tới Kindle và hơn thế nữa (xem hình bên dưới).

6. Khi bạn chọn bất kỳ hành động nào, bạn sẽ thấy chi tiết về hành động đó. Hãy đọc để hiểu cách hoạt động của quá trình tự động hóa và tìm các loại file được hỗ trợ, sau đó nhấp vào Add Action để tiếp tục.

7. Khi bạn chọn một hành động, hãy cuộn xuống dưới cùng và nhấp lại vào Add Action một lần nữa.

8. Đó là tất cả những gì bạn cần làm và bây giờ bạn sẽ được chuyển hướng đến trang status. Mỗi lần bạn chuyển các file được hỗ trợ vào thư mục đã chọn, trạng thái chuyển đổi sẽ xuất hiện trên trang này. Bạn cũng có thể ngừng tự động hóa, xóa và tạo một cái mới từ đây.

Quản lý tự động hóa trong Dropbox

Sau khi đã thiết lập một hành động tự động (automatic action), để tự động hóa thao tác này, chỉ cần di chuyển file của bạn vào thư mục bạn đã chọn. Ví dụ, nếu tên thư mục của bạn là ‘Automator’, trong Dropbox, nó sẽ là Dropbox > Automator. Chỉ cần di chuyển các file của bạn vào thư mục Automator.

Các file gốc sẽ được chuyển đến thư mục đã xử lý, trong khi các file được chuyển đổi sẽ nằm trong thư mục mẹ.

Bây giờ hãy mở trang Wappwolf và bạn sẽ thấy số lượng file được xử lý (đánh dấu bằng xanh lục).

Dịch vụ được thêm vào Dropbox này hoạt động rất đơn giản, nhưng nó là một công cụ trợ giúp tuyệt vời để giúp tự động hóa nhiều hành động mà bạn muốn thực hiện cho các file của mình. Điều này sẽ thật sự hữu ích khi bạn cần thực hiện thay đổi hàng loạt. Do các hành động này đã được thiết lập tự động nên bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian để làm rất nhiều thứ khác.

Xem thêm:

• Đồng hộ hóa thư mục trên máy tính với Google Drive, Skydrive và Dropbox
• Cách đồng bộ các thư mục cụ thể và chia sẻ thư mục trong Dropbox
• Chạy nhiều Instance Dropbox trong Windows 7