Kiểm soát định dạng khi dán văn bản trong Word

Bá Điền

(Bài viết này được áp dụng cho MS Word Office 365, Word 2016, Word 2013, Word 2010 và Word 2007).

Khi bạn cắt hoặc sao chép một văn bản và sau đó, dán văn bản này vào tài liệu của mình, bạn muốn văn bản giữ nguyên định dạng ban đầu hay bạn muốn văn bản trông giống như văn bản đích, ở vị trí mới của nó? Đôi khi bạn có thể muốn giữ nguyên định dạng văn bản, nhưng trong một tình huống khác, bạn có thể muốn loại bỏ định dạng ban đầu của văn bản đã sao chép.

Ví dụ, nếu bạn chèn một báo giá từ một trang web vào tài liệu của bạn, bạn có thể muốn báo giá xuất hiện chính xác như định dạng trên trang web. Mặt khác, nếu bạn sao chép văn bản từ một trong các tài liệu của riêng bạn sang tài liệu khác, bạn có thể muốn văn bản được sao chép trông giống như văn bản trong tài liệu đích.

Trong Word, bạn có thể chọn một trong các tùy chọn này mỗi khi bạn dán văn bản. Nếu bạn thường sử dụng một trong các tùy chọn, bạn có thể đặt nó làm tùy chọn mặc định cho văn bản đã dán. Bài viết này giải thích cách thức các tùy chọn này hoạt động.

Bật nút Paste Options

Nút Paste Options

Nút Paste Options được bật theo mặc định. Nếu bạn không thấy nút này, nó có thể bị tắt. Làm theo các bước sau để bật lại tính năng này.

Trong Word 2010, 2013 hoặc 2016, nhấp vào File > Options > Advanced. Trong Word 2007, bấm nút Microsoft Office, rồi bấm Word Options > Advanced.
Trong phần Cut, copy, and paste, hãy chọn Show Paste Options button when content is pasted.
Nhấp vào OK.

Giữ nguyên định dạng của văn bản gốc

Văn bản mà bạn di chuyển hoặc sao chép có thể có phông chữ hoặc loại định dạng khác được áp dụng, chẳng hạn như in đậm hoặc in nghiêng, khác với tài liệu mà bạn đang định dán đoạn văn bản đó vào. Ví dụ, bạn có thể di chuyển hoặc sao chép văn bản được in đậm, cỡ chữ 10, phông chữ Times New Roman và dán nó vào một văn bản không được bôi đậm, cỡ chữ 11, phông chữ Calibri. Nếu bạn muốn văn bản được dán vào có phông chữ Times New Roman thay vì Calibri, bạn có thể giữ lại định dạng này của nó.

Chọn văn bản bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển văn bản, hoặc nhấn CTRL + C để sao chép văn bản.
Nhấp vào nơi bạn muốn dán văn bản, sau đó nhấn CTRL + V.
Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).
Nhấp vào Keep Source Formatting.

Bảo toàn định dạng của văn bản gốc khi các style văn bản khác nhau

Nếu bạn dán một phần của một đoạn từ một tài liệu Word khác và các kiểu định dạng như Normal, Heading 1, v.v... khác nhau trong mỗi tài liệu, nút Paste Options có thể hiển thị Keep Source Formatting như đã chọn, nhưng văn bản được dán sẽ trông không giống như văn bản trong tài liệu gốc. Điều này là do định dạng của văn bản trong tài liệu gốc được điều chỉnh theo kiểu đoạn văn của nó. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng ban đầu của nó, hãy làm như sau:

Khi bạn cắt hoặc sao chép văn bản gốc, hãy chắc chắn bao gồm dấu đoạn (¶). Để hiển thị dấu đoạn, bấm Show/Hide ¶ trong Paragraph trên tab Home.
Dán văn bản.
Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).
Xóa bất kỳ văn bản không mong muốn nào trước phần cuối của đoạn văn.

Thay đổi định dạng cho phù hợp với định dạng của văn bản xung quanh

Văn bản mà bạn di chuyển hoặc sao chép có thể có phông chữ hoặc loại định dạng khác được áp dụng (chẳng hạn như in đậm hoặc in nghiêng) khác với tài liệu mà bạn định dán nó vào. Nếu bạn muốn văn bản được dán khớp với văn bản xung quanh trong tài liệu đích, hãy làm theo các bước sau:

Chọn văn bản bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển văn bản, hoặc nhấn CTRL + C để sao chép văn bản.
Nhấp vào nơi bạn muốn dán văn bản, sau đó nhấn CTRL + V.
Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).
Sau đó, làm một trong số các điều sau đây:

Nếu văn bản bạn đang dán bao gồm các phần định dạng mà bạn muốn giữ lại, chẳng hạn như các từ in đậm hoặc in nghiêng, hãy nhấp vào Match Destination Formatting.
Nếu bạn muốn xóa tất cả định dạng gốc khỏi văn bản mà bạn đang dán, hãy nhấp vào Keep Text Only.

Lưu ý: Nếu lựa chọn của bạn bao gồm nội dung không phải là văn bản, tùy chọn Keep Text Only sẽ loại bỏ nội dung đó hoặc chuyển đổi nội dung thành văn bản. Ví dụ, nếu bạn sử dụng tùy chọn Keep Text Only khi bạn dán nội dung bao gồm hình ảnh và bảng, các hình ảnh sẽ bị bỏ qua khỏi nội dung được dán và bảng được chuyển đổi thành một chuỗi các đoạn văn.

Nếu lựa chọn của bạn bao gồm danh sách có dấu đầu dòng hoặc được đánh số

Tùy chọn Keep Text Only có thể loại bỏ các dấu đầu dòng hoặc đánh số đó, tùy thuộc vào cài đặt mặc định để dán văn bản trong Word. Để bảo toàn các ký tự dấu đầu dòng và đánh số, bạn có thể chuyển đổi định dạng danh sách có dấu đầu dòng hoặc được đánh số, thành các đoạn bắt đầu bằng dấu đầu dòng hoặc ký tự số.

Trong Word 2010, 2013 hoặc 2016, nhấp vào File > Options > Advanced. Trong Word 2007, bấm nút Microsoft Office, rồi bấm Word Options.
Cuộn xuống phần Cut, copy, and paste.
Chọn Keep bullets and numbers when pasting text with Keep Text Only.

Dán các mục từ danh sách có dấu đầu dòng hoặc được đánh số

Nếu bạn dán các mục từ danh sách có dấu đầu dòng hoặc được đánh số vào tài liệu chứa danh sách có dấu đầu dòng hoặc được đánh số, bạn có thể dán các mục như một phần của danh sách hiện có và tiếp tục chuỗi đánh số, hoặc bạn có thể dán các mục dưới dạng danh sách mới.

Dán các mục được đánh số để chúng tiếp tục chuỗi đánh số

Chọn các mục danh sách mà bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển các mục hoặc nhấn CTRL + C để sao chép các mục.
Bấm vào nơi bạn muốn dán các mục, và sau đó nhấn CTRL + V.
Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).
Nhấp vào Merge With Existing List.

Dán các mục được đánh số để tạo một mục được đánh số mới

Chọn các mục danh sách mà bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển các mục hoặc nhấn CTRL + C để sao chép các mục.
Bấm vào nơi bạn muốn dán các mục, và sau đó nhấn CTRL + V.
Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).
Nhấp vào Paste as a New List or Paste List Without Merging.

Ví dụ, nếu bạn muốn các mục mà bạn dán được đánh số 1-3, dưới dạng các phần con của mục số 2 trong danh sách hiện có, hãy làm như sau:

1. Nhấp vào trước mục hoặc đoạn trong mục 2, sau đó nhấn CTRL + V.

2. Bấm Paste Options, rồi bấm Paste List Without Merging.

Lưu ý: Nếu bạn đang dán từ danh sách này sang danh sách khác trong cùng một tài liệu và bạn sử dụng lệnh Paste List Without Merging, bạn có thể cần phải khởi động lại việc đánh số ở một trong các danh sách của bạn. Để khởi động lại việc đánh số, bấm chuột phải vào mục bạn muốn thực hiện thao tác, rồi bấm Restart at 1 trên menu shortcut.

3. Chọn các mục được đánh số mà bạn đã dán, và sau đó, trong Paragraph trên tab Home, bấm Increase Indent.

Dán các mục được đánh dấu vào một danh sách được đánh số

Chọn các mục danh sách mà bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển các mục hoặc nhấn CTRL + C để sao chép các mục.
Bấm vào nơi bạn muốn dán các mục, và sau đó nhấn CTRL + V.
Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).
Nếu bạn muốn các mục có dấu đầu dòng được chuyển đổi thành các mục được đánh số trong danh sách, hãy bấm Merge With Existing List. Nếu bạn muốn các mục được đánh dấu là một danh sách có dấu đầu dòng trong danh sách được đánh số, hãy bấm Paste List Without Merging.

Ví dụ, nếu bạn muốn các mục mà bạn dán là các phần tử con có dấu đầu dòng của mục số 2 trong danh sách hiện có, hãy làm như sau:

Chọn các mục danh sách mà bạn muốn dán dưới dạng các mục con trong danh sách được đánh số, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển các mục hoặc nhấn CTRL + C để sao chép các mục.
Nhấp vào trước mục hoặc đoạn trong mục 2, sau đó nhấn CTRL + V.
Bấm Paste Options, rồi bấm Paste List Without Merging.
Nếu bạn cần thụt lề cho các mục có dấu đầu dòng mà bạn đã dán, hãy chọn các mục và sau đó trong Paragraph trên tab Home, bấm Increase Indent.

Dán các mục được đánh số vào danh sách có dấu đầu dòng

Chọn các mục danh sách mà bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển các mục hoặc nhấn CTRL + C để sao chép các mục.
Bấm vào nơi bạn muốn dán các mục, và sau đó nhấn CTRL + V.
Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).
Nếu bạn muốn các mục được đánh số chuyển đổi thành các mục có dấu đầu dòng trong danh sách, hãy bấm Merge With Existing List. Nếu bạn muốn các mục được đánh số là một danh sách được đánh số trong danh sách có dấu đầu dòng, hãy bấm Paste List Without Merging.

Ví dụ, nếu bạn muốn các mục mà bạn dán được đánh số 1-3, dưới dạng các mục con của mục có dấu đầu dòng trong danh sách hiện có, hãy làm như sau:

Định vị con trỏ ở phía trước của mục hoặc đoạn trong mục mà bạn muốn tạo danh sách được đánh số mới, sau đó nhấn CTRL + V.
Bấm Paste Options, rồi bấm Paste List Without Merging.
Bấm chuột phải vào mục mà bạn muốn là mục đầu tiên trong danh sách mới, rồi bấm Restart at 1 trên menu shortcut.
Chọn các mục được đánh số mà bạn đã dán, và sau đó, trong Paragraph của tab Home, hãy bấm Increase Indent.

Đặt chế độ mặc định cho Word để dán văn bản

Nếu bạn thường sử dụng một tùy chọn dán, bạn có thể cấu hình Word để nó tự động sử dụng tùy chọn dán đó. Bằng cách đó, bạn không cần chỉ định tùy chọn nào sẽ được sử dụng mỗi khi bạn dán văn bản. Bạn có thể thay đổi hành vi mặc định bất cứ khi nào bạn dán văn bản, bằng cách chọn một tùy chọn khác trên Paste Options.

1. Trong Word 2010, 2013 hoặc 2016, nhấp vào File > Options > Advanced.

Trong Word 2007, bấm nút Microsoft Office, rồi bấm Word Options > Advanced.

2. Cuộn xuống phần Cut, copy, and paste.

3. Nhấp vào các hộp để chọn cài đặt bạn muốn.

Pasting within the same document
Pasting between documents
Pasting between documents when style definitions conflict
Pasting from other programs

Để biết thêm thông tin về các tùy chọn này, hãy xem tiếp phần sau.

4. Để sử dụng cài đặt cho tùy chọn smart cut-and-paste, hãy chọn Use smart cut and paste, nhấp vào Settings, sau đó chọn cài đặt bạn muốn. Để biết thêm thông tin, xem “Đặt các tùy chọn cho smart cut-and-paste” ở phần sau.

5. Nhấp vào OK.

Các tùy chọn dán trong và giữa các tài liệu hoặc tới các chương trình khác

Bởi vì định dạng có thể được lưu trữ trong các style khác nhau, bạn có thể tinh chỉnh cách Word dán văn bản từ nhiều nguồn khác nhau.

Các tùy chọn dán

Dán trong cùng một tài liệu

Khi bạn dán nội dung vào cùng một tài liệu mà bạn đã sao chép nội dung đó, bạn có thể chỉ định hành vi mặc định sau.

Keep Source Formatting (Default): Tùy chọn này giữ lại các kiểu ký tự và định dạng trực tiếp được áp dụng cho văn bản được sao chép. Định dạng trực tiếp bao gồm các đặc điểm như kích thước phông chữ, in nghiêng hoặc định dạng khác không được bao gồm trong kiểu đoạn văn.
Match Destination Formatting: Tùy chọn này loại bỏ hầu hết định dạng được áp dụng trực tiếp cho văn bản đã sao chép, nhưng nó vẫn giữ lại định dạng như in đậm và in nghiêng, những định dạng chỉ áp dụng cho một phần của văn bản được lựa chọn. Văn bản có các đặc điểm phong cách của đoạn mà nó được dán vào. Văn bản cũng có bất kỳ thuộc tính định dạng trực tiếp hoặc thuộc tính ký tự nào của văn bản ngay trước con trỏ, khi văn bản được dán.
Keep Text Only: Tùy chọn này loại bỏ tất cả các phần tử định dạng và không phải văn bản, như hình ảnh hoặc bảng. Văn bản có các đặc điểm phong cách của đoạn mà nó được dán và đưa vào bất kỳ thuộc tính định dạng trực tiếp hoặc thuộc tính ký tự nào của văn bản ngay trước con trỏ, khi văn bản được dán. Các phần tử đồ họa (các ảnh) bị loại bỏ và các bảng được chuyển đổi thành một chuỗi các đoạn văn.

Dán giữa các tài liệu

Khi bạn dán nội dung được sao chép từ tài liệu khác trong Word, bạn có thể chỉ định hành vi mặc định sau.

Keep Source Formatting (Default): Tùy chọn này giữ lại định dạng đã được áp dụng cho văn bản đã sao chép. Bất kỳ phong cách nào được liên kết với văn bản sao chép đều được sao chép y nguyên vào tài liệu đích.
Match Destination Formatting: Tùy chọn này loại bỏ hầu hết định dạng được áp dụng trực tiếp cho văn bản đã sao chép, nhưng nó vẫn giữ lại các định dạng như in đậm và in nghiêng, nếu nó được áp dụng cho một phần của đoạn văn bản được sao chép. Văn bản có các đặc điểm phong cách của đoạn mà nó được dán. Văn bản cũng có bất kỳ thuộc tính định dạng trực tiếp hoặc thuộc tính ký tự nào của văn bản ngay trước con trỏ khi văn bản được dán.
Keep Text Only: Tùy chọn này loại bỏ tất cả các phần tử định dạng và không phải văn bản, như hình ảnh hoặc bảng. Văn bản có các đặc điểm phong cách của đoạn mà nó được dán, và đưa vào bất kỳ thuộc tính định dạng trực tiếp hoặc thuộc tính ký tự nào của văn bản ngay trước con trỏ khi văn bản được dán. Các ảnh sẽ bị loại bỏ và các bảng được chuyển đổi thành một chuỗi các đoạn văn.

Dán giữa các tài liệu không cùng style

Khi bạn dán nội dung được sao chép từ một tài liệu khác trong Word và kiểu (Style) được gán cho văn bản đã sao chép khác với kiểu trong tài liệu nơi văn bản đó sẽ được dán, bạn có thể chỉ định hành vi mặc định sau:

Keep Source Formatting: Tùy chọn này giữ lại định dạng của văn bản được sao chép bằng cách gán kiểu Normal cho văn bản được dán và áp dụng định dạng trực tiếp. Định dạng trực tiếp bao gồm các đặc điểm như kích thước phông chữ, in nghiêng hoặc các định dạng khác để bắt chước theo kiểu của văn bản được sao chép.
Use Destination Styles (Default): Tùy chọn này giữ lại tên kiểu được liên kết với văn bản đã sao chép, nhưng nó sử dụng định nghĩa kiểu của tài liệu nơi văn bản đó được dán. Ví dụ, bạn sao chép văn bản Heading 1 từ tài liệu này sang tài liệu khác. Trong tài liệu được sao chép, Heading 1 được định nghĩa là phông chữ Arial, in đậm, cỡ chữ 14 và trong tài liệu mà bạn sẽ dán văn bản đó vào, Heading 1 được định nghĩa là phông chữ Cambria, bôi đậm, cỡ chữ 16. Khi bạn sử dụng tùy chọn Use Destination Styles, văn bản được dán sẽ sử dụng kiểu Heading 1, phông chữ Cambria bôi đậm, cỡ chữ 16 điểm.
Match Destination Formatting: Tùy chọn này loại bỏ định nghĩa kiểu và hầu hết định dạng được áp dụng trực tiếp cho văn bản đã sao chép, nhưng nó vẫn giữ lại định dạng như in đậm và in nghiêng, khi nó được áp dụng cho một phần của đoạn văn bản được sao chép. Văn bản sẽ tuân theo định nghĩa kiểu trong tài liệu mới, nơi văn bản được dán.
Keep Text Only: Tùy chọn này loại bỏ tất cả các phần tử định dạng và không phải văn bản, như hình ảnh hoặc bảng. Văn bản có các đặc điểm phong cách của đoạn mà nó được dán, và đưa vào bất kỳ thuộc tính định dạng trực tiếp hoặc thuộc tính ký tự nào của văn bản ngay trước con trỏ, khi văn bản được dán. Các ảnh sẽ bị loại bỏ và các bảng được chuyển đổi thành một chuỗi các đoạn văn.

Dán từ các chương trình khác

Khi bạn dán nội dung đã được sao chép từ một chương trình khác, bạn có thể chỉ định hành vi mặc định sau.

Keep Source Formatting (Default): Tùy chọn này giữ lại định dạng của văn bản đã sao chép.
Match Destination Formatting: Tùy chọn này loại bỏ hầu hết định dạng được áp dụng trực tiếp cho văn bản đã sao chép, nhưng nó vẫn giữ lại các định dạng như in đậm và in nghiêng, khi nó được áp dụng cho một phần của đoạn văn bản được sao chép. Văn bản có các đặc điểm phong cách của đoạn mà nó được dán. Văn bản cũng có bất kỳ đặc điểm định dạng trực tiếp nào của văn bản ngay trước con trỏ, khi văn bản được dán.
Keep Text Only: Tùy chọn này loại bỏ tất cả các phần tử định dạng và không phải văn bản, như hình ảnh hoặc bảng. Văn bản có các đặc điểm phong cách của đoạn mà nó được dán, và đưa vào bất kỳ thuộc tính định dạng trực tiếp hoặc thuộc tính ký tự nào của văn bản ngay trước con trỏ, khi văn bản được dán. Tương tự, các phần tử đồ họa bị loại bỏ và các bảng được chuyển đổi thành một chuỗi các đoạn văn.

Đặt các tùy chọn cho smart cut-and-paste

Tùy smart cut-and-paste giúp bạn tự động điều chỉnh định dạng khi bạn dán văn bản.

Trong hộp thoại Settings, hãy chỉ định hành vi mặc định khi hợp nhất, cắt và dán văn bản. Bạn có thể sửa đổi hành vi mặc định, bằng cách sử dụng nút Paste Options, xuất hiện khi bạn dán nội dung từ Clipboard vào tài liệu của mình. Nút này chỉ có sẵn khi tùy chọn Use smart cut and paste được bật.

Use default options for: Nhấp vào một mục trong danh sách để chọn trước cấu hình cho các tùy chọn trong hộp thoại. Để chọn cấu hình tùy chọn của riêng bạn, hãy nhấp vào Custom trong danh sách này.
Adjust sentence and word spacing automatically: Chọn tùy chọn này để xóa các dấu cách thừa khi xóa văn bản hoặc thêm khoảng trắng cần thiết khi dán văn bản từ khay nhớ tạm.
Adjust paragraph spacing on paste: Chọn tùy chọn này để ngăn việc tạo các đoạn trống và để ngăn khoảng cách giữa các đoạn không nhất quán.
Adjust table formatting and alignment on paste: Chọn tùy chọn này để kiểm soát việc định dạng và căn chỉnh các bảng. Khi tùy chọn này được bật, các ô đơn lẻ được dán dưới dạng văn bản, các phần của bảng được dán thành các hàng vào bảng hiện có (chứ không phải là các bảng lồng nhau) và các bảng được thêm vào cũng được điều chỉnh để phù hợp với bảng hiện có.
Smart style behavior: Chọn tùy chọn này không có hiệu lực. Để tinh chỉnh hành vi của kiểu khi dán nội dung, hãy sử dụng tùy chọn Pasting trong phần Cut, copy, and paste của tùy chọn Advanced.
Merge formatting when pasting from Microsoft Office PowerPoint: Chọn tùy chọn này để kiểm soát kết quả khi bạn dán nội dung từ bài thuyết trình PowerPoint. Khi tùy chọn này được bật, định dạng của văn bản hoặc bảng xung quanh được áp dụng cho văn bản được dán; kiểu dấu đầu dòng, số hoặc danh sách được sử dụng gần đây nhất, được áp dụng cho danh sách được dán; và giao diện của các mục như bảng, siêu liên kết, hình ảnh, đối tượng OLE và hình dạng được giữ nguyên từ nguồn trong PowerPoint.
Adjust formatting when pasting from Microsoft Office Excel: Chọn tùy chọn này để kiểm soát kết quả khi dán dữ liệu từ Excel. Khi tùy chọn này được bật, dữ liệu đã dán được đặt trong một bảng và các biểu đồ được dán dưới dạng ảnh, thay vì được dán như một đối tượng Word.
Merge pasted lists with surrounding lists: Chọn tùy chọn này để định dạng các mục danh sách sao cho phù hợp với danh sách trong văn bản đích.