Truy vấn Hành động (Action Query) trong Access 2016

Quách Tỉnh

Trong MS Access và các hệ thống DBMS khác, các truy vấn có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ hiển thị dữ liệu. Cụ thể, truy vấn có thể thực hiện các hành động khác nhau trên dữ liệu trong database của bạn.

Truy vấn hành động (Action Query) là các truy vấn thực hiện hành động trên dữ liệu, có thể thêm, thay đổi hoặc xóa bản ghi.
Bạn có thể xem trước kết quả trong Access trước khi thực hiện truy vấn.
Truy vấn hành động không thể được hoàn tác. Bạn nên cân nhắc việc sao lưu bảng mà bạn sẽ cập nhật bằng cách sử dụng truy vấn cập nhật (update query).

Append Query

Append Query là truy vấn cho phép thêm mới dữ liệu (thêm mới bản ghi) vào cuối một bảng có sẵn. Bạn có thể sử dụng Append Query để truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng và thêm dữ liệu đó vào một bảng khác.

Ví dụ, tạo một bảng mới gọi là TempNhanvien và thêm dữ liệu từ bảng tblNhanvien. Đây sẽ là bảng tạm thời để demo, bao gồm các trường như sau:

Tạo bảng TempNhanvien bao gồm các trường như hình

Vào tab Create > nhóm Queries > Query Design để hiển thị hộp thoại Show Table:

Vào tab Create và chọn Query Design để xuất hiện Show Table

Trong tab Tables, chọn bảng tblNhanvien bằng cách click đúp chuột vào và Close. Nhấp đúp chuột vào tên của các trường bạn muốn hiển thị.

Chạy truy vấn để hiển thị dữ liệu.

Tiếp theo, quay lại tab Design và chọn Append.

Quay lại tab Design và tìm nút Append trên ribbon... — Quay lại tab Design và tìm nút Append trên ribbon

Chọn bảng TempNhanvien trong hộp thoại Append hiện lên.

Chọn tên bảng từ danh sách thả xuống và bấm OK

Trong phần lưới thiết kế ở phần dưới cùng của màn hình, bạn có thể thấy hàng Append To hiển thị ở tất cả các trường theo mặc định trừ Diachi1.

Điều này là do Diachi1 không tồn tại trong bảng TempNhanvien. Vì vậy, ta cần chọn trường từ danh sách thả xuống.

Chọn trường Diachi không có sẵn ở danh sách thả xuống

Tiếp theo, ta chạy truy vấn và bạn sẽ thấy thông báo xác nhận sau.

Thông báo xác nhận

Nhấp vào Yes để xác nhận hành động của bạn. Bây giờ bạn mở bảng TempNhanvien sẽ thấy dữ liệu đã được thêm vào từ bảng tblNhanvien.

Dữ liệu từ bảng tblNhanvien đã được thêm vào TempNhanvien

Update Query

Update Query là loại truy vấn hành động, sử dụng để thay đổi nội dung dữ liệu trên database cụ thể hơn dùng để cập nhật dữ liệu của trường nào đó trong bảng.

Update Query còn có thể kết hợp với các tiêu chí để chỉ định cụ thể những hàng nào sẽ được update

Hãy thử một ví dụ cụ thể trên cơ sở dữ liệu ta đã demo. Đi tới tab Create và click vào Query Design.

Vào tab Create và chọn Query Design để xuất hiện Show Table

Trong tab Tables, chọn bảng tblNhanvien bằng cách click đúp chuột vào và Close.

Chọn bảng tblNhanvien bằng cách click đúp chuột vào và Close.

Trên tab Design, nhóm Query Type, chọn Update và click đúp vào trường bạn muốn cập nhật giá trị.

Ví dụ cập nhật Ten của "Phuong" thành "Huong"

Trong hàng Update ở phần lưới thiết kế dưới cùng của màn hình, nhập giá trị cập nhật vào Update To, nhập giá trị ban đầu vào Criteria và chạy truy vấn. Thông báo sau sẽ xuất hiện:

Thông báo xuất hiện sau khi khai báo các thông tin cần update

Chọn Yes và đi đến Datasheet View và bạn sẽ thấy nhân viên có ID là 5 đã được update Ten ban đầu thành Huong.

Delete Query

Delete Query là một loại Action Query cũng làm thay đổi dữ liệu của các bảng. Cụ thể nó dùng để xoá dữ liệu, bản ghi từ bảng dữ liệu trong database thoả mãn những điều kiện nào đó.

Delete Query còn có thể kết hợp với các tiêu chí để chỉ định cụ thể những hàng nào sẽ được xóa

Hãy thử một ví dụ cụ thể trên cơ sở dữ liệu ta đã demo. Đi tới tab Create và click vào Query Design.