Cách tạo công cụ theo dõi chi tiêu hàng tháng trên Google Sheets

Tài chính có thể là vấn đề đáng lo ngại, nhưng nhờ có Google Sheets, việc theo dõi chi tiêu của bạn không cần phải là một rắc rối. Bạn cũng không cần phải đầu tư vào một phần mềm khác.

Với công cụ theo dõi chi phí đơn giản được xây dựng bằng Google Sheets, bạn có thể theo dõi chi phí và đảm bảo rằng mình không chi tiêu quá mức.

Tạo menu drop-down được mã hóa màu cho các danh mục chi tiêu trong Google Sheets

Bạn có thể sử dụng danh sách drop-down trong Google Sheets để thêm danh mục vào các giao dịch của mình. Thực hiện thao tác này sẽ cho phép bạn nhanh chóng chọn một tùy chọn chỉ bằng vài cú nhấp chuột, thay vì phải nhập thủ công mỗi lần. Thao tác này cũng giúp giữ cho thông tin đầu vào của bạn nhất quán, do đó, bạn có thể dễ dàng tìm và sắp xếp sau này.

Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

1. Đánh dấu cột Category. Giữ CMD hoặc CTRL, bỏ chọn ô tiêu đề.
2. Nhấp chuột phải bằng chuột hoặc trackpad. Hoặc, hãy vào Insert trong menu trên cùng. Nhấp vào Dropdown. Thực hiện thao tác này sẽ mở thanh bên.
3. Nhập các danh mục bạn muốn đưa vào trường văn bản. Nhấp vào Add another item sẽ tạo những tùy chọn bổ sung hoặc bạn có thể nhấn Enter hoặc Return trên bàn phím.
4. Mã hóa màu cho các danh mục của bạn bằng cách sử dụng menu drop-down ở bên trái trường văn bản và nhấn Done.

Sau đó, nếu muốn quay lại và chỉnh sửa hoặc thêm vào danh sách drop-down, bạn có thể tìm lại menu bằng cách nhấp chuột phải vào một trong các ô và chọn lại Dropdown. Bạn cũng có thể truy cập thông qua menu Data ở đầu màn hình, nơi bạn chọn Data validation. Bây giờ, bạn sẽ tìm thấy danh sách các quy tắc và bạn có thể chọn quy tắc mà mình muốn sử dụng.

Định dạng công cụ theo dõi

Nếu bạn muốn giữ định dạng ngày và tiền tệ nhất quán trong mỗi ô trong Google Sheets của mình, đây là cách thực hiện:

Định dạng ngày

Nếu đang sử dụng cột ngày và muốn giữ mọi thứ nhất quán, bạn có thể thêm định dạng cụ thể vào các ô của mình. Để thực hiện:

1. Chọn toàn bộ cột bằng chữ cái ở trên cùng.
2. Trong thanh công cụ của bạn, hãy nhấp vào More formats - ký hiệu của nó là 123.
3. Chọn Date - bên cạnh là ví dụ về cách ngày sẽ hiển thị.

Ngoài ra, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách vào menu Format ở trên cùng và bên dưới Number, chọn Date hoặc Custom date and time.

Định dạng tháng

Thay vì nhập tháng mỗi khi bạn nhập bất kỳ giao dịch nào, tốt hơn là sử dụng hàm TEXT tự động trích xuất và hiển thị tên tháng từ ngày mua. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến hàng đầu tiên trong cột Month và nhập nội dung sau:

=TEXT(tham chiếu của ô chứa ngày tương ứng, "mmm")

Vì vậy, nếu ngày nằm trong ô D2, công thức sẽ như sau:

=TEXT(D2, "mmm")

Điều này sẽ trả về ba chữ cái đầu tiên của tháng trong cột Month. Sau khi áp dụng cho ô đầu tiên, bạn có thể highlight ô đầu tiên và kéo xuống để áp dụng cho các ô khác trong cột.

Định dạng tiền tệ

Để thêm định dạng tiền tệ vào cột số tiền, hãy chọn toàn bộ cột > More formats và nhấp vào dấu đô la ($) trên thanh công cụ. Bạn cũng có thể tìm thấy tùy chọn trong menu Format bên dưới Number. Tại đây, bạn có thể chọn Currency, Currency rounded và Custom currency.

Tiền tệ tùy chỉnh cho phép bạn chuyển đổi cách hiển thị số thập phân và ký hiệu, chỉ định loại đô la bạn đang sử dụng hoặc chọn một loại tiền tệ khác hoàn toàn.

Tạo tóm tắt chi phí sử dụng các hàm

Sau khi tạo xong trang tính để ghi lại chi phí, hãy chuyển sang trang tính mới để tóm tắt chi phí của bạn.

Từ ô B1 đến M1, nhập ba chữ cái đầu tiên của tên mỗi tháng. Cột N sẽ được sử dụng cho tổng danh mục. Tương tự, từ ô thứ hai của cột A, bắt đầu nhập các danh mục chi phí.

Đảm bảo bao gồm các danh mục giống như trong danh sách drop-down của trang tính đầu tiên. Sau khi nhập tất cả các danh mục, ô tiếp theo trong cột sẽ được sử dụng cho Monthly total.

Bây giờ, bạn đã có cấu trúc cơ bản, đã đến lúc sử dụng hàm SUMIFS để điền vào bản tóm tắt. Hàm này sẽ tính tổng phạm vi đã chọn nếu đáp ứng nhiều điều kiện.

Trong ô B2, nhập công thức

=SUMIFS(Phạm vi cột Amount của trang tính đầu tiên, Phạm vi cột Category của trang tính đầu tiên, A2, Phạm vi cột Month của trang tính đầu tiên, B1).

Tiếp theo, hãy biến tất cả các tham chiếu ô thành tuyệt đối bằng cách chọn tham chiếu ô và nhấn F4. Tiếp theo, xóa ký hiệu $ xuất hiện trước 2 (trong A2) và B (trong B1).

Trong ví dụ, hàm sẽ trông như thế này:

=SUMIFS(Sheet2!$C$2:$C$100,Sheet2!$B$2:$B$100,$A2,Sheet2!$E$2:$E$100,B$1)

Sau khi nhập công thức, hãy chọn ô B2 và kéo xuống ô cuối cùng trước hàng Monthly total. Sau đó, chọn toàn bộ phạm vi từ ô B2 đến ô cuối cùng trước Monthly total và kéo sang phải cho đến cột M.

Tiếp theo, trong cột N2, hãy nhập công thức =SUM(B2:M2) và kéo xuống. Tương tự như vậy, hãy sử dụng hàm SUM trong Monthly total để cộng các khoản chi phí của tất cả các danh mục phát sinh trong một tháng cụ thể.

Bây giờ, bất cứ khi nào bạn thêm chi phí vào trang tính đầu tiên, Google Sheets sẽ tiếp tục thêm chúng vào tháng và danh mục có liên quan trong bản tóm tắt. Hơn nữa, bạn có thể xem số tiền mình chi tiêu mỗi tháng và số tiền bạn đã chi cho một danh mục cụ thể trong năm.

Hình dung chi phí bằng biểu đồ hình tròn và sparkline

Để hiểu rõ hơn về thói quen chi tiêu của mình, bạn có thể hình dung chi phí bằng Google Sheets.

Đầu tiên, thêm sparkline để xem mức chi tiêu của bạn cho một danh mục cụ thể thay đổi như thế nào mỗi tháng. Trong ô O2, nhập công thức bên dưới:

=SPARKLINE(B2:M2)

Sau đó, kéo xuống danh mục cuối cùng. Bạn cũng có thể tùy chỉnh giao diện của sparkline.

Tiếp theo, thêm biểu đồ hình tròn để xem phân tích chi tiết theo danh mục về tổng chi phí. Để thực hiện, hãy chọn Insert > Chart. Thao tác này sẽ thêm một biểu đồ mới và mở trình chỉnh sửa biểu đồ trong thanh bên.

Từ danh sách drop-down loại biểu đồ, chọn Pie chart hoặc 3D Pie chart. Trong Data range, hãy thêm phạm vi N1:N8 (hoặc bất kỳ ô cuối cùng nào của bạn). Sau đó, nhấp vào Add label và biểu tượng 4 hình vuông để chọn phạm vi dữ liệu cho nhãn.

Tại đây, nhập phạm vi A1:A8. Bây giờ, Sheets sẽ hiển thị biểu đồ hình tròn cho thấy sự phân tích chi phí của bạn.

Sử dụng bộ lọc để xem danh mục chi tiêu

Nếu muốn sắp xếp hoặc ẩn giao dịch, bạn có thể thêm bộ lọc vào Google Sheets của mình. Để thực hiện việc này, hãy chọn cột bạn muốn sắp xếp và nhấp vào biểu tượng Create a filter trên thanh công cụ. Ba dòng sẽ xuất hiện bên cạnh tiêu đề cột.

Nhấp vào ba dòng và bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn. Trong các cột danh mục, bạn có thể sử dụng Filter by value để hiển thị nhanh một danh mục, sử dụng danh sách kiểm tra bên dưới tiêu đề để chọn và bỏ chọn chúng theo tên.

Bạn cũng có thể sử dụng Sort A to Z trong cột số tiền để xem giao dịch của mình từ ít tốn kém nhất đến tốn kém nhất hoặc Sort Z to A để sắp xếp ngược lại.

Với công cụ theo dõi chi phí đơn giản này, bạn có thể quản lý tốt chi tiêu của mình. Thêm vào đó, không giống như template bạn tải xuống từ Internet, nếu có vấn đề gì xảy ra với bảng tính, bạn sẽ biết chính xác cách khắc phục.

Bạn có thể sử dụng ứng dụng Google Sheets trên điện thoại để dễ dàng nhập giao dịch khi đang di chuyển. Theo cách đó, bạn không phải xử lý mọi thứ vào cuối tháng. Tốt hơn nữa, bạn có thể tạo bảng tính để lập kế hoạch chi tiêu trước.