Những tính năng hữu ích trên ứng dụng Google Office mà bạn chưa biết

Nếu để tìm kiếm và chọn lựa cho mình một công cụ soạn thảo nội dung văn phòng, chắc hẳn có rất nhiều người tìm đến ứng dụng Google Office trực tuyến. Bạn hoàn toàn được hỗ trợ soạn thảo nội dung văn bản với Google Docs, thực hiện bảng thống kê với Google Sheets, thực hiện trình chiếu với Google Slides, hoặc lưu trữ đồng bộ với Google Drive. Ngoài những tính năng cơ bản kể trên, các ứng dụng của Google Office còn nhiều những tính năng hữu ích ẩn khác mà chúng ta chưa biết đến.

1. Biểu đồ dữ liệu trên Google Sheets:

Trên Google Sheets có thêm công cụ Explore dùng để tự động phân tích cột hoặc hàng để có thể xác định có bất kỳ dữ liệu nào đó có thể trình bày dưới dạng biểu đồ hay không.

Tại bảng dữ liệu trên Google Sheets, khi chúng ta nhấn chọn vào một cột dữ liệu nào đó mà xuất hiện mục Explore màu xanh như hình dưới thì sẽ có thể trình bày dưới dạng biểu đồ.

Khi nhấn vào mục đó, xuất hiện khung cửa sổ bên phải giao diện bảng tính, với những biểu đồ tạo ra từ dữ liệu có trong bảng tính.

Nếu khi bạn nhấn vào bảng dữ liệu mà mục Explore chuyển sang màu xám, nghĩa là sẽ không có biểu đồ dữ liệu.

2. Dàn bài tự động trên Google Docs:

Tại mục Tools trên thanh công cụ của Google Docs, chúng ta nhấn chọn vào mục Document outline. Ngay sau đó sẽ xuất hiện dàn bài của tài liệu. Khi chúng ta nhập nội dung hoặc định dạng tiêu đề (heading) cho nội dung văn bản thì dàn bài của tài liệu sẽ tự động được tạo.

Khi chúng ta nhập các tiêu đề cho nội dung, thanh điều hướng xuất hiện bên trái tài liệu sẽ hiển thị danh sách các tiêu đề. Bạn chỉ cần nhấn chọn vào tiêu đề đó trong danh sách, con trỏ sẽ tự động nhảy đến nội dung tương ứng.

3. Bản đồ Google Maps trên Google Drive:

Một ứng dụng bản đồ Google My Maps được tích hợp sẵn trên Google Drive nhưng lại có khá ít người chú ý đến. Tại giao diện chính của Google Drive, chúng ta nhấn vào mục New, sau đó chọn More và chọn tiếp Google My Maps.

Ở bản đồ này, chúng ta có thể tự tạo cho mình bản đồ riêng như tạo hành trình đi bộ, những địa điểm thường xuyên ghé thăm,.. và sau đó có thể lưu lại ngày trên Google Drive để chia sẻ tới bạn bè hoặc có thể để bạn bè tham gia chỉnh sửa.

4 .Thiết lập tính riêng tư dữ liệu trên Google Drive:

Thông thường nếu bạn để chế độ công khai và gửi link chia sẻ dữ liệu Google Drive cho bạn bè, họ có thể tiến hành tải về hoặc sao chép tùy thích. Tuy nhiên, người dùng cũng có thể thiết lập chế độ riêng tư cho dữ liệu Google Drive, vô hiệu hóa việc tải về, in tài liệu hay bảng tính, hoặc không cho chia sẻ với người khác.

Bước 1:

Tại giao diện trên Google Drive, chúng ta sẽ nhấp chọn chuột phải vào tài liệu muốn thiết lập tính riêng từ rồi chọn mục Share.

Bước 2:

Tiếp đến trong giao diện Share with others, nhấn chọn vào nút Advanced ở bên dưới.

Bước 3:

Trong giao diện Sharing settings, chúng ta sẽ nhìn xuống dưới mục Owner settings, tích chọn vào cả hai tùy chọn bên dưới, gồm:

• Prevent editors from changing access and adding new people: ngăn chặn bất cứ hình thức chỉnh sửa nào từ người khác.
• Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers: không cho phép tải, in hoặc sao chép lẫn bình luận.

Cuối cùng nhấn Save Changes bên dưới để lưu lại thay đổi.

5. Kéo và thả tập tin trên Google Drive:

Thao tác này thực hiện vô cùng đơn giản, nhưng không phải ai cũng chú ý đến để sử dụng thuận tiện hơn. Khi bạn truy cập Google Drive trên trình duyệt, để tải tập tin chỉ cần kéo và thả vào một thư mục hoặc danh sách trên Google Drive.

6. Tạo sách điện tử trên Google Docs:

Ngay trên Google Docs đã tích hợp sẵn tính năng tạo file với đuôi .epub sách điện tử hay ebook. Người dùng có thể tạo với bất cứ nội dung nào, hoặc hình ảnh trong ebook đó.

Tại nội dung văn bản trên Google Docs, chúng ta nhấn chọn nút File, tiếp chọn mục Download as và chọn EPUB Publication (.epub).

7. Nhận xét nhanh trên Google Docs:

Trong bất cứ nội dung nào trên Google Docs, người dùng có thể viết nhận xét cho mọi đoạn văn, hay dòng chữ nào nếu muốn.

Bước 1:

Trước hết, bạn cần bôi đen đoạn văn bản hay nội dung hình ảnh cần nhận xét, sau đó sẽ xuất hiện môt biểu tượng nhỏ bên phải giao diện như hình dưới.

Bước 2:

Khi chúng ta nhấn vào biểu tượng đó sẽ xuất hiện một khung nhỏ. Tại đây, chúng ta có thể nhập nhận xét cho nội dung được đánh dấu. Nhấn Comment để lưu lại.

Và nhận xét đó sẽ luôn luôn xuất hiện trên nội dung văn bản và ngay tại vị trí chúng ta đã đánh dấu. Để chỉnh sửa nội dung nhận xét nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm và chọn Edit hoặc Delete tùy thích.

8. Soạn văn bản bằng giọng nói Google Docs:

Google Docs trên trình duyệt Chrome có thể chuyển toàn bộ những lời bạn nói thành văn bản, và tự động nhập vào nội dung. Tại giao diện soạn văn bản, nhấn chọn vào mục Tools và chọn Voice typing.

9. Tìm nội dung theo biểu thức Google Docs:

Trên Google Docs người dùng cũng có thể tìm kiếm nội dung trong tài liệu bằng những biểu thức, ký tự thay vì chỉ tìm bằng các từ hoặc cụm từ như trước.

Bước 1:

Tại giao diện văn bản, nhấn chọn mục Edit và chọn Find and Replace.

Bước 2:

Tiếp đến, chúng ta sẽ tích chọn vào mục Match using regular expressions và nhấn tiếp vào mục Help.

Ngay sau đó chúng ta sẽ được chuyển sang một giao diện mới, với bảng danh sách các biểu thức được hỗ trợ tìm kiếm trong mục Regular expressions.

Trên đây là một số những tính năng hữu ích trên các ứng dụng của Google Office gồm Google Docs, Google Sheet và trên Google Drive. Hy vọng với bài viết này, chúng ta sẽ có thể tận dụng các tính năng đó vào quá trình xử lý nội dung, bảng tính và tài liệu để có hiệu quả hơn.

Tham khảo thêm các bài sau đây:

• Bạn đã bỏ qua bao nhiêu tính năng hay nhất trên Google Docs?

• Danh sách phím tắt thông dụng cho Google Sheets trên máy tính (Phần 1)

• Tạo và chia sẻ tài liệu văn phòng trên Facebook với Docs

Chúc các bạn thực hiện thành công!