Excel 2016 - Bài 7: Định dạng bảng tính Excel

Tất cả nội dung ô đều sử dụng định dạng theo mặc định, điều này có thể giúp cho việc đọc một bảng tính gồm nhiều thông tin trở nên khó khăn hơn. Định dạng cơ bản có thể tùy chỉnh giao diện của bản tính, cho phép bạn tập trung sự chú ý đến các phần cụ thể và làm cho nội dung trong bảng tính dễ quan sát và dễ hiểu hơn. Dưới đây là hướng dẫn định dạng ô dữ liệu trong Excel 2016. Mời các bạn cùng tham khảo!

Định dạng trong Excel 2016

Xem video dưới đây để tìm hiểu thêm về định dạng ô trong Excel 2016.

Thay đổi kích thước phông chữ

1. Chọn (các) ô bạn muốn sửa đổi.

2. Trên tab Home (Trang chủ), nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh lệnh Font Size (cỡ phông chữ), sau đó chọn kích thước phông chữ mà bạn mong muốn. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn phông chữ 24 để làm cho văn bản lớn hơn.

3. Văn bản sẽ thay đổi kích thước phông đã chọn.

Bạn cũng có thể sử dụng các lệnh Increase Font Size (Tăng kích thước phông chữ) và Decrease Font Size (Giảm kích thước phông chữ) hoặc nhập kích thước phông chữ tuỳ chỉnh bằng cách sử dụng bàn phím.

Thay đổi phông chữ

Theo mặc định, phông chữ của mỗi bảng tính mới được đặt thành Calibri. Tuy nhiên, Excel 2016 cung cấp nhiều phông chữ khác giúp bạn có thể sử dụng để tuỳ chỉnh văn bản ô của bạn. Trong ví dụ bên dưới, chúng tôi sẽ định dạng ô tiêu đề giúp phân biệt với phần còn lại của bảng tính.

1. Chọn (các) ô bạn muốn sửa đổi.

2. Trên tab Home (Trang chủ), hãy nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh lệnh Font, sau đó chọn phông bạn muốn. Trong ví dụ, chúng tôi chọn Century Gothic.

3. Văn bản sẽ thay đổi thành phông được chọn.

Khi tạo bảng tính ở nơi làm việc, bạn sẽ muốn chọn một phông chữ dễ đọc. Cùng với Calibri, các phông chữ đọc chuẩn bao gồm Cambria, Times New Roman và Arial.

Thay đổi màu phông chữ

1. Chọn (các) ô bạn muốn sửa đổi.

2. Trên tab Home (Trang chủ), hãy nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh lệnh Font Color, sau đó chọn màu chữ mong muốn. Trong ví dụ, chúng tôi chọn màu xanh.

3. Văn bản sẽ thay đổi màu phông được chọn.

Chọn More Colors ở cuối trình đơn để truy cập các tùy chọn màu bổ sung. Chúng tôi đã thay đổi chữ sang màu hồng sáng.

Sử dụng lệnh Bold, Italic và Underline

1. Chọn (các) ô bạn muốn sửa đổi.

2. Nhấp vào lệnh Bold (B), Italic (I) hoặc Underline (U) trên tab Home. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ làm in đậm các ô đã chọn.

3. Kiểu đã chọn sẽ được áp dụng cho văn bản.

Bạn cũng có thể nhấn Ctrl + B trên bàn phím để bôi đậm văn bản được chọn, Ctrl + I để in nghiêng chữ và Ctrl + U để gạch chân dưới văn bản.

Viền ô và màu tô

Viền ô và màu tô cho phép bạn tạo ra các đường viền rõ ràng và xác định giữa các phần khác nhau của bảng tính. Dưới đây, chúng ta sẽ thêm viền ô và tô màu cho các ô tiêu đề giúp phân biệt chúng với phần còn lại của bảng tính.

Thêm màu tô

1. Chọn (các) ô bạn muốn sửa đổi.

2. Trên tab Home, nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh lệnh Fill Color (Tô màu), sau đó chọn màu tô màu bạn muốn sử dụng. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn màu xám đậm.

3. Màu tô được chọn sẽ xuất hiện trong các ô đã chọn. Chúng tôi cũng thay đổi phông thành màu trắng để có thể đọc được với màu tối hơn.

Thêm đường viền

1. Chọn (các) ô bạn muốn sửa đổi.

2. Trên tab Home, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh lệnh Borders, sau đó chọn kiểu đường viền bạn muốn sử dụng. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn hiển thị All Borders.

3. Kiểu đường viền đã chọn sẽ xuất hiện.

Bạn có thể vẽ đường viền, thay đổi kiểu đường viền và màu sắc của đường viền bằng công cụ Draw Borders ở cuối trình đơn thả xuống Borders.

Các kiểu định dạng ô (Cell)

Thay vì định dạng ô theo cách thủ công, bạn có thể sử dụng các kiểu ô đã được định sẵn của Excel. Cell styles là cách nhanh chóng để bao gồm định dạng chuyên nghiệp cho các phần khác nhau của bảng tính, chẳng hạn nhan đề và tiêu đề.

Áp dụng Cell styles (Kiểu ô)

Trong ví dụ, chúng tôi sẽ áp dụng một kiểu ô mới cho ô nhan đề và ô tiêu đề hiện tại.

1. Chọn (các) ô bạn muốn sửa đổi.

2. Nhấp vào lệnh Cell Styles trên tab Home, sau đó chọn kiểu mong muốn từ trình đơn thả xuống.

Lưu ý: Áp dụng một kiểu ô sẽ thay thế bất kỳ định dạng ô hiện có nào, ngoại trừ việc căn chỉnh văn bản. Bạn có thể không muốn sử dụng kiểu ô nếu đã thêm nhiều định dạng vào bảng tính của mình.

Căn chỉnh văn bản

Theo mặc định, bất kỳ văn bản nào được nhập vào bảng tính sẽ được căn lề vào phía dưới bên trái của một ô, trong khi số sẽ được căn chỉnh vào phía dưới cùng bên phải. Thay đổi liên kết nội dung ô cho phép bạn chọn cách nội dung được hiển thị trong bất kỳ ô nào, có thể làm cho nội dung ô của bạn dễ đọc hơn.

• Left Align: Căn lề trái.

• Center Align: Căn lề giữa.

• Right Align: Căn lề phải.

• Top Align: Căn chỉnh nội dung với đường viền trên cùng của ô.

• Middle Align: Căn giữa nội dung với khoảng cách bằng nhau từ trên xuống và dưới lên của ô

• Bottom Align: Căn chỉnh nội dung với đường viền phía dưới của ô.

Căn chỉnh văn bản theo chiều ngang

Trong ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ sửa đổi sắp xếp ô tiêu đề để dễ quan sát và phân biệt hơn so với phần còn lại của bảng tính.

1. Chọn (các) ô bạn muốn sửa đổi.

2. Chọn một trong ba lệnh căn chỉnh theo chiều ngang trên tab Home. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn Center Align (Căn giữa).

3. Văn bản sẽ được căn chỉnh lại.

Căn chỉnh văn bản theo chiều dọc

1. Chọn (các) ô bạn muốn sửa đổi.

2. Chọn một trong ba lệnh căn chỉnh theo chiều dọc trên tab Home. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn Middle Align (Căn giữa).

3. Văn bản sẽ được căn chỉnh lại:

Lưu ý: Bạn có thể áp dụng cả căn chỉnh theo chiều dọc và căn chỉnh theo chiều ngang cho bất kỳ ô nào.

Sao chép định dạng (Format Painter)

Nếu muốn sao chép định dạng từ ô này sang ô khác, bạn có thể sử dụng lệnh Format Painter trên tab Home. Khi bạn nhấp vào Format Painter, nó sẽ sao chép tất cả các định dạng từ các ô được chọn. Sau đó, bạn có thể nhấp và kéo qua bất kỳ ô nào bạn muốn dán định dạng vào.

Xem video dưới đây tìm hiểu hai cách sử dụng Format Painter khác nhau:

Chúc các bạn vui vẻ!