6 thói quen định dạng Microsoft Excel cần bỏ

Cho dù bạn là người mới dùng Excel hay sử dụng thành thạo thì việc tránh những thói quen định dạng không đúng sẽ giúp chúng ta xử lý bảng dữ liệu nhanh chóng hơn, tăng tốc quy trình làm việc và đảm bảo dữ liệu trong Excel được hoạt động đúng. Dưới đây là một số định dạng Excel cần bỏ khi làm việc.

Hợp nhất các ô trong Excel

Chẳng hạn có một hàng trong Excel dữ liệu giống ở mỗi ô. Thay vì lặp lại cùng một giá trị nhiều lần, bạn thực hiện gộp ô qua Merge And Center. Tuy nhiên định dạng dữ liệu như vậy sẽ ảnh hưởng tới bảng, do Excel hoạt động tốt nhất khi lưới các ô riêng lẻ được sắp xếp theo hàng và cột thống nhất.

Vì vậy bạn hãy sử dụng tùy chọn Center Across Selection. Bạn chọn hàng cần hợp nhất rồi nhấn biểu tượng mũi tên tại Alignment để mở rộng.

Sau đó bạn chọn Center Across Selection là được.

Căn chỉnh số ở giữa và sang trái

Khi bạn nhập văn bản vào ô trong Microsoft Excel, văn bản sẽ căn chỉnh sang trái và khi bạn nhập giá trị số, văn bản sẽ căn chỉnh sang phải.

Nhiều người lựa chọn căn giữa cho dữ liệu, nhưng một vài trường hợp Excel tự động đặt các giá trị số vào bên phải ô.

Việc căn chỉnh tất cả các số sang bên phải sẽ giúp chúng dễ đọc và so sánh hơn so với việc căn giữa. Mặt khác, việc căn phải các con số giúp phân biệt dễ dàng hơn giữa các loại dữ liệu khác nhau.

Không sử dụng định dạng ngày tháng

Khi nhập giá trị mà Excel nhận dạng là định dạng ngày tháng, thì sẽ hiển thị dữ liệu thành định dạng ngày tháng.

Tuy nhiên nếu Excel vẫn hiển thị định dạng General cho ngày tháng thì nghĩa là ô đó được hiểu là dạng văn bản. Như vậy chúng ta không dùng được các hàm Excel liên quan tới ngày tháng.

Để khắc phục bạn hãy xóa ô đó rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+1 mở Format Cells và nhấp vào Date để đặt định dạng.

Tô màu toàn bộ cột hoặc hàng

Chẳng hạn bạn có một cột tổng hoặc cột giá trị ở cuối bảng cần làm nổi bật, thì không nên tô màu toàn bộ cột, mà nên định dạng dữ liệu dưới dạng bảng Excel và in đậm cột ngoài cùng bên phải.

Nhấn vào Format As Table để lựa chọn định dạng dữ liệu dưới dạng bảng.

Sau đó tích chọn vào ô Last Column để làm nổi bật hơn cột giá trị tổng hoặc cột cần nổi bật cuối bảng.

Sử dụng các phông chữ khác nhau

Việc trộn lẫn các kiểu chữ trong Excel khiến bảng tính lộn xộn, thiếu chuyên nghiệp, đồng thời có thể gây khó khăn cho người đọc dữ liệu. Tốt nhất chọn phông chữ chung nhất, dễ đọc.

Định dạng bảng thủ công

Trong Microsoft Excel, bạn có thể áp dụng định dạng thủ công cho dữ liệu nếu muốn làm nổi bật một vài dữ liệu. Trên thực tế, việc định dạng bảng theo cách thủ công có thể gây ra nhiều vấn đề khác sau này.

Thay vào đó bạn hay chọn đúng kiểu định dạng bảng Excel tại Format As Table.