Tại sao chỉ cần 2 màn hình để tăng năng suất làm việc?

Bạn có thể đã từng thấy những thiết lập ấn tượng với 3, 4, hoặc thậm chí nhiều màn hình hơn trải dài trên bàn làm việc của ai đó, giống như trung tâm điều khiển tại NASA. Chúng chắc chắn trông rất tuyệt trong ảnh, nhưng bất cứ ai đã sử dụng 4 màn hình sẽ nói cho bạn biết những màn hình bổ sung đó chẳng giúp ích gì nhiều cho năng suất của bạn.

Thực tế, việc thêm nhiều hơn hai màn hình có thể làm giảm năng suất của bạn. Một thiết lập màn hình kép được thiết kế tốt là tất cả những gì bạn cần để tăng năng suất làm việc.

Tại sao nên chọn thiết lập màn hình kép?

Có hai vấn đề lớn với thiết lập 4 màn hình. Thứ nhất, vì tất cả các màn hình được trang bị dần theo thời gian, chúng có kích thước, độ phân giải và nhiều cổng kết nối khác nhau. Ví dụ, một người đã sử dụng màn hình chính 24 inch của mình với DisplayPort, màn hình phụ 24 inch sử dụng HDMI, màn hình thứ ba 18 inch sử dụng VGA, và màn hình thứ tư chính là màn hình laptop.

Với những ai sử dụng tất cả các công nghệ không dây và ghét dây nhợ, thì việc có một mớ dây cáp chạy ngang qua bàn làm việc thật không đẹp mắt. Bạn chỉ có thể quản lý cáp hạn chế khi phải xử lý đủ loại adapter và độ dài cáp khác nhau. Mọi người dùng laptop vì tính di động của nó, nhưng với quá nhiều cáp kết nối, việc di chuyển laptop ra khỏi bàn làm việc trở thành một chuỗi rút phích cắm rồi cắm lại ít nhất 3 cáp chỉ dành cho màn hình.

Vấn đề tiếp theo là không gian. Nhiều người đã mất nhiều năm để xây dựng được thiết lập làm việc tại nhà tối ưu. Ngay cả với chiếc bàn đứng lớn hơn dài 63 inch và rộng 27 inch, 4 màn hình vẫn chiếm quá nhiều không gian. Chẳng mấy chốc, bạn không chỉ ngập trong cáp mà còn không còn chỗ cho các thiết bị ngoại vi khác.

Tính công thái học của thiết lập 4 màn hình cũng có thể là một vấn đề. Mặc dù điều này phần lớn phụ thuộc vào cách bạn thiết lập màn hình, nhưng hầu hết thời gian bạn sẽ thấy mình phải xoay cổ sang hai bên để nhìn màn hình. Trong thời gian dài, điều đó sẽ khiến bạn bị đau cổ.

Sử dụng nhiều hơn 2 màn hình sẽ phản tác dụng

Nhiều nghiên cứu từ các trường đại học và tổ chức tư nhân đã ghi nhận rõ ràng lợi ích về năng suất khi sử dụng nhiều màn hình. Hầu hết các nghiên cứu này đều cho thấy năng suất thường chững lại sau khi sử dụng hai màn hình.

Một nghiên cứu của Đại học Utah cho thấy 98% người dùng thích thiết lập hai màn hình hơn là một màn hình, với những cải thiện đáng kể về hiệu quả, sự thoải mái và tốc độ hoàn thành công việc. Một nghiên cứu tương tự từ Microsoft Research cho thấy năng suất tăng từ 9% đến 50% khi chuyển từ một sang hai màn hình.

Một nghiên cứu khác từ Jon Peddie Research liên tục cho thấy năng suất tăng trung bình 42% khi sử dụng hai màn hình. Tuy nhiên, nghiên cứu này không cho thấy lợi ích đáng kể nào ngoài hai màn hình đối với hầu hết người dùng.

Xu hướng chung ở đây là càng có nhiều không gian màn hình, bạn càng làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, mức tăng năng suất bị giới hạn ở một điểm nhất định. Việc điểm đó là 2 hay 4 màn hình tùy thuộc vào từng người. Điều bạn có thể chắc chắn là đối với người dùng máy tính trung bình, sử dụng hai màn hình hầu như luôn tốt hơn một.

Điều kỳ diệu của việc sử dụng hai màn hình không nằm ở việc có nhiều không gian màn hình hơn, mà là ở việc có đúng lượng màn hình cần thiết. Với hai màn hình, bạn có thể dành một màn hình cho công việc chính và màn hình còn lại cho các tác vụ hỗ trợ. Điều này tạo ra sự phân chia quy trình làm việc tự nhiên, phù hợp với cách làm việc của hầu hết chúng ta.

Một số người đã sử dụng thiết lập với 3 màn hình trở lên trong nhiều năm. Trong phần lớn thời gian làm việc, chỉ có màn hình chính và màn hình gần nhất mới thực hiện được nhiều thao tác nhất. Màn hình thứ ba và thứ tư thường chỉ dành cho YouTube Music hoặc các ứng dụng nhắn tin như Discord hay WhatsApp. Những chương trình này không cần phải được đặt ở chế độ nền trong phần lớn thời gian, đặc biệt là khi có thể điều khiển YouTube Music từ Stream Deck.

Điều cuối cùng xảy ra là hai màn hình phụ hầu như lúc nào cũng trống. Chúng nhanh chóng trở thành một khoảng trống, chỉ chực chờ trong tầm nhìn ngoại vi cho khoảnh khắc hoàn hảo. Chỉ cần một thông báo hoặc cảnh báo trực quan vang lên là bạn lại mất tập trung.

Tất nhiên, bạn có thể hưởng lợi từ việc sử dụng nhiều hơn hai màn hình. Tuy nhiên, trừ khi bạn có yêu cầu rõ ràng về màn hình thứ ba hoặc thứ tư trở đi, thì việc bổ sung thêm màn hình cũng chẳng có ích gì. Phần lớn thời gian, hai màn hình là tất cả những gì bạn cần.

Thiết lập hai màn hình cũng dễ nhìn và tiết kiệm chi phí. Màn hình dễ lắp đặt hơn, không chiếm dụng bàn làm việc, và không yêu cầu bạn phải chi tới vài chục triệu cho màn hình, giá đỡ và chiếc bàn lớn hơn để gắn tất cả những màn hình phụ đó.

Vì vậy, nếu chưa có thiết lập hai màn hình, bạn thực sự nên thử. Chỉ cần đặt màn hình đúng cách, bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ hiệu quả mà mình có thể đạt được, ngay cả khi màn hình không giống hệt nhau.