Cách sử dụng Hidden Text trong tài liệu Word

Microsoft Word cho phép bạn ẩn các đoạn văn bản, để bạn có thể đọc hoặc in tài liệu của mình như thể các đoạn văn bản không có ở đó. Điều này có vẻ vô nghĩa. Tại sao không xóa các đoạn văn bản đó đi, nếu bạn không muốn ai đó đọc nó? Đó là vì các hidden text (văn bản ẩn) có một số cách sử dụng thú vị. Hãy xem hidden text là gì, tại sao bạn muốn ẩn một đoạn văn bản và cách thực hiện quá trình này như thế nào.

Hidden text là gì?

Word ẩn văn bản bằng cách sử dụng dấu định dạng, giống như cách bạn định dạng văn bản dưới dạng in đậm hoặc in nghiêng. Thay vì xóa văn bản, Word áp dụng một nhãn định dạng mang ý nghĩa là "không hiển thị văn bản này".

Bởi vì hidden text chỉ là đoạn văn bản chuẩn với các nhãn định dạng được áp dụng, nên bất kỳ ai có quyền chỉnh sửa tài liệu đều có thể tìm kiếm hidden text và hiển thị văn bản đó. Vì vậy, nó không phải là một biện pháp bảo mật, và bạn không bao giờ nên dựa vào hidden text để ngăn một người xem một phần nào đó trong tài liệu của bạn. Nếu bạn không muốn ai đó đọc nội dung bạn đã viết, hãy xóa hoàn toàn văn bản hoặc không gửi tài liệu cho họ.

Tại sao bạn lại muốn ẩn một đoạn văn bản?

Việc ẩn văn bản có công dụng của riêng nó. Nếu bạn muốn in một tài liệu mà không có một số đoạn văn bản hiển thị, bạn có thể thực hiện điều đó với hidden text (mặc dù cần chắc chắn rằng bạn chưa bật tùy chọn in văn bản ẩn). Một cách sử dụng tuyệt vời của hidden text là nếu bạn có tài liệu bạn muốn in và phát cho khán giả, trong khi vẫn giữ một phiên bản khác của tài liệu chứa các ghi chú chỉ của riêng bạn.

Bạn cũng có thể muốn những người khác nhau xem xét từng phần của tài liệu và hidden text cung cấp cho bạn một cách đơn giản để chỉ hiển thị những phần mà bạn cần một người đánh giá (miễn là bạn không thấy phiền khi họ nhìn thấy các hidden text, nếu họ tìm thấy chúng).

Bạn cũng có thể ẩn hình ảnh và các đối tượng được nhúng khác trong tài liệu, những thứ có thể cắt giảm thời gian và chi phí in ấn cũng như làm cho tài liệu của bạn dễ đọc hơn, nếu bạn chỉ muốn văn bản thuần túy.

Lưu ý: Bạn chỉ có thể thực hiện việc này trong ứng dụng Word trên máy tính của mình. Các ứng dụng Word Online và Word dành cho Android và iPhone chưa cho phép bạn ẩn các đoạn văn bản.

Làm thế nào để bạn ẩn văn bản?

Việc ẩn một đoạn văn bản rất đơn giản. Chọn văn bản bạn muốn ẩn, chuyển sang tab "Home" trên Ribbon và sau đó nhấp vào mũi tên ở dưới cùng bên phải của phần "Font".

Cửa sổ Font sẽ mở ra. Kích hoạt tùy chọn “Hidden” và sau đó nhấp vào nút “OK”.

Đó là tất cả những gì bạn cần làm. Văn bản bạn đã chọn không còn hiển thị nữa, như thể bạn đã xóa nó khỏi tài liệu. Nếu bạn thấy các thao tác trên hơi dài dòng, thì cũng có phím tắt để giúp bạn ẩn các đoạn văn bản một cách nhanh chóng, bằng cách chọn đoạn văn bản cần ẩn và nhấn Ctrl + Shift + H.

Làm thế nào để bạn ẩn các đối tượng như hình ảnh?

Bạn ẩn các đối tượng này theo cùng một cách bạn ẩn văn bản, tức là bằng cách chọn chúng và đánh dấu vào trường "Hidden" trong phần Font (hoặc sử dụng Ctrl + Shift + H). Phương thức này chỉ hoạt động nếu đối tượng bạn muốn ẩn sử dụng tùy chọn gói văn bản mặc định là “In line with text”, đó là khi Word xử lý một đối tượng giống như một phần văn bản khác. Nếu đối tượng của bạn có một tùy chọn gói văn bản khác, nhưng bạn vẫn muốn ẩn nó, bạn sẽ phải ẩn toàn bộ đoạn văn bản mà đối tượng đó được đặt. Bước này làm ẩn luôn các đối tượng khác có trong đoạn.

Làm thế nào để bạn bỏ ẩn một đoạn văn bản?

Để bỏ ẩn một đoạn văn bản, hãy đảo ngược quá trình. Chọn nó và nhấn Ctrl + Shift + H hoặc bỏ chọn trường "Hidden" trong phần Font.

Tuy nhiên, làm thế nào để bạn chọn văn bản ẩn, nếu bạn không thể nhìn thấy nó? Bởi vì văn bản ẩn chỉ là văn bản bình thường với các nhãn định dạng được áp dụng, bạn cần hiển thị tất cả các nhãn định dạng. Điều này cho phép bạn nhìn thấy các đoạn văn bản đã ẩn của mình.

Để hiển thị tất cả các nhãn định dạng, bấm Home > Show/Hide. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl + Shift + 8 nếu muốn. Điều này cho thấy tất cả các ký tự không được in trong tài liệu của bạn, những thứ như dấu đoạn, dấu cách và ký tự tab.

Hidden text có một đường chấm chấm bên dưới, để phân biệt nó với văn bản thông thường.

Chọn hidden text và sử dụng Ctrl + Shift + H hoặc cài đặt Font > Hidden để hiện văn bản.

Nếu bạn có nhiều hidden text muốn bỏ ẩn hoặc bạn không muốn tìm kiếm hidden text trong toàn bộ tài liệu, không có vấn đề gì. Chọn tất cả văn bản trong tài liệu bằng cách nhấn Ctrl + A và sau đó sử dụng một trong hai phương thức tương tự (Ctrl + Shift + H hoặc Font > Hidden) để hiện tất cả hidden text trong toàn bộ tài liệu (ngoại trừ phần header or footer, thứ mà bạn sẽ phải bỏ ẩn bằng một cách riêng biệt).

Nhấp vào Home > Show/Hide hoặc nhấn Ctrl + Shift + 8 lần nữa để ẩn các dấu định dạng.

Như đã đề cập ở đầu bài viết này, bạn chỉ có thể ẩn hoặc bỏ ẩn văn bản trong ứng dụng Word client và không thể áp dụng trong Word Online. Điều tương tự cũng xảy ra khi hiển thị các nhãn định dạng mà bạn có thể thực hiện trong ứng dụng Word trên máy tính.

Bạn có thể xóa tất cả các văn bản ẩn cùng một lúc không?

Có, và trước đây, bạn đã được hướng dẫn cách thực hiện việc này bằng cách sử dụng Find and Replace. Bạn có thể sử dụng phương thức đó để chọn văn bản ẩn cần xóa, nhưng nếu bạn chỉ muốn đảm bảo rằng mọi văn bản ẩn sẽ bị xóa, hãy chuyển đến File > Check For Issues > Inspect Document.

Tùy chọn bạn đang tìm kiếm ở ngay dưới cùng và được gọi là “Hidden Text”. Đảm bảo mọi tùy chọn khác được tắt (trừ khi bạn muốn sử dụng chúng cùng một lúc) và nhấp vào nút “Inspect”.

Nếu Document Inspector (Trình kiểm tra tài liệu) tìm thấy bất kỳ hidden text nào, nó sẽ hiển thị cho bạn nút "Remove All". Nhấp vào đây để xóa tất cả hidden text trong tài liệu.

Bạn không thể hoàn tác hành động này, vì vậy, hãy đảm bảo bạn thực sự muốn xóa tất cả các hidden text hoặc bạn đã lưu bản sao tài liệu ở một nơi khác.

Điều này có hoạt động với tài liệu được chia sẻ không?

Nếu bạn sử dụng OneDrive hoặc SharePoint, bạn có thể chia sẻ tài liệu của mình với người khác. Hidden text vẫn được ẩn, khi những người mà bạn đã chia sẻ tài liệu xem nó trong Word Online vì Word Online không cho phép bạn ẩn hay bỏ ẩn văn bản hoặc hiển thị các nhãn định dạng. Họ vẫn có thể tải xuống một bản sao và xem nó trong ứng dụng Word. Khi thực hiện điều đó, họ có thể nhấp vào Home > Show/Hide và xem các hidden text. Vì vậy, một lần nữa, không chia sẻ tài liệu với văn bản ẩn, trừ khi bạn chấp nhận việc những người khác có thể nhìn thấy những gì bạn đã ẩn.

Xem thêm:

• Cách đổi dấu phẩy thành dấu chấm trên Word
• Cách giảm kích thước file Word
• Bạn dành bao nhiêu thời gian làm việc với một file word? Đây là cách kiểm tra