Cách sao lưu email Outlook bằng File History trên Windows 10

Bạn nên sao lưu dữ liệu trên máy tính của mình thường xuyên. Nếu bạn sử dụng Outlook để quản lý email của mình, bạn cũng cần phải giữ cho thông tin trong đó được sao lưu. Nếu không, bạn có nguy cơ mất email, danh bạ, công việc và nhiều thứ khác.

Windows 10 được tích hợp sẵn một tiện ích sao lưu có tên là File History. Bài viết sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng File History để tạo bản sao file Outlook, đồng thời nêu một số sai lầm bạn cần tránh.

Cách sử dụng File History

Mặc dù có các chương trình của bên thứ ba với nhiều tính năng phong phú hơn, File History được tích hợp sẵn với Windows 10 và sẽ cho phép bạn sao lưu các file của mình vào một ổ đĩa khác. Sau đó bạn có thể khôi phục chúng nếu các file gốc bị loại bỏ bằng cách nào đó.

Để bắt đầu, nhấn phím Windows + I để mở Settings. Điều hướng đến Update & Security > Backup.

Chọn một ổ đĩa sao lưu

Bạn sẽ thấy tùy chọn Add a drive. Nhấp vào đây để chọn ổ đĩa bạn muốn sao lưu các file của mình.

Nếu có thể, bạn sẽ thấy rằng bạn có khả năng chọn các ổ đĩa khác trong chính hệ thống. Tuy nhiên, việc sử dụng ổ đĩa ngoài sẽ thích hợp hơn. Điều này là bởi vì nếu một điều gì đó xảy ra với máy tính của bạn, có nhiều cơ hội của ổ đĩa ngoài không bị ảnh hưởng. Nó cũng sẽ làm cho việc chuyển dữ liệu giữa các hệ thống dễ dàng hơn.

Nếu bạn không thấy tùy chọn thêm ổ đĩa, điều đó có nghĩa là một ổ đĩa đã được chọn. Nhấp vào tùy chọn More để tìm ra ổ đĩa đó, trên dòng bắt đầu bằng Total space on. Nếu đó không phải là ổ đĩa bạn muốn, hãy cuộn xuống và nhấp vào Stop using drive. Điều hướng trở lại trang trước và làm theo hướng dẫn ở trên.

Khi bạn đã chọn ổ đĩa, File History sẽ được bật tự động. Nếu không, chỉ cần chuyển Automatically back up my files sang trạng thái On.

Thiết lập tần suất sao lưu

Khi ổ đĩa đã được chọn, bạn cần quyết định tần suất của File History.

Menu Back up my files được đặt thành Every hour theo mặc định. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi điều này thành các khoảng thời gian khác hoặc hàng ngày, tùy thuộc vào cách bạn muốn cập nhật các bản sao lưu của mình.

Menu Keep my backups xác định khoảng thời gian cho đến khi các bản sao lưu của bạn bị xóa khỏi ổ đĩa. Chúng được đặt để giữ vĩnh viễn (Forever) theo mặc định, nhưng bạn có thể thay đổi điều này thành các khoảng thời gian theo tháng hoặc năm khác nhau. Ngoài ra, tùy chọn Until space chỉ cần để xóa các file khi ổ đĩa đầy.

Chọn thư mục để sao lưu

Tiếp theo, đã đến lúc chọn những thứ bạn muốn được sao lưu. Nếu bạn đang ở trên trang Backup chính, hãy nhấp vào More.

Có một phần trên trang này được gọi là Back up these folders. Theo mặc định, một số thư mục được bao gồm trong tài khoản người dùng của bạn, như Downloads, Documents, Pictures và các thư mục khác.

Nếu muốn sao lưu một trong các thư mục này, vui lòng tham khảo bài viết: Hướng dẫn sử dụng File History để sao lưu, khôi phục dữ liệu.

File Outlook của bạn được lưu trữ trong C:\Users\NAME\Documents\Outlook Files, vì vậy chúng sẽ tự động được bao gồm.

Hãy nhấp vào Add a folder. Sau đó, bạn có thể duyệt đến thư mục Outlook trong Documents rồi chọn Choose this folder.

Để xóa một thư mục khỏi danh sách, chỉ cần chọn thư mục đó và nhấp vào Remove.

Bạn cũng có thể loại trừ các thư mục khỏi bản sao lưu. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn sao lưu một thư mục bao gồm nhiều thư mục con, và có một số thư mục bạn muốn loại trừ.

Cuộn đến phần Exclude these folders và nhấp vào Add a folder. Duyệt đến thư mục bạn muốn loại trừ, sau đó nhấp vào Choose this folder.

File History và Outlook

Trước khi sử dụng File History để sao lưu các file Outlook, có một số điều cần lưu ý.

File History sẽ chỉ sao lưu các file không được sử dụng trong khi nó chạy. Điều đó có nghĩa là nếu bạn mở Outlook, các file của bạn sẽ không được sao lưu.

Như vậy, cách tốt nhất để chắc chắn rằng các file Outlook của bạn được sao lưu là đóng chương trình trong khi File History đang chạy hoặc đặt tần suất đủ thường xuyên để nắm bắt mọi thứ (xem phần Thiết lập tần suất sao lưu ở trên).

Việc các file Outlook có kích thước lên đến gigabyte cũng khá phổ biến.

File History không quản lý bản sao lưu của nó theo cách đặc biệt thông minh. Mặc dù một số tiện ích sẽ sao lưu từng bước, chỉ cập nhật các file đã thay đổi kể từ lần quét cuối cùng và xóa các file cũ, nhưng File History không làm điều đó.

Thay vào đó, File History sẽ thông báo rằng dữ liệu đã thay đổi và sao lưu toàn bộ file một lần nữa. Nếu file Outlook của bạn quá lớn, bạn sẽ sớm dùng hết dung lượng trên ổ đĩa. Để khắc phục điều này, hãy cài đặt File History để giữ các bản sao lưu cho đến khi ổ đĩa đầy.

Ngoài ra, định kỳ bạn có thể đi tới Settings > Update & Security > Backup > More options > See advanced settings > Advanced settings > Clean up versions.

Tại đây bạn có thể xóa các bản sao lưu của mình dựa trên ngày hình thành. Sử dụng menu Delete files, đặt nó thành All but the lasted one và nhấp vào Clean up.

Thay thế cho File History

Nếu bạn chỉ muốn một cách để tự động sao lưu Outlook và File History không làm điều đó cho bạn, hãy xem bài viết: Hướng dẫn 4 cách đơn giản sao lưu dữ liệu Outlook.

Bài viết này cho bạn thấy cách sử dụng Outlook để tự động tạo một file lưu trữ mà bạn có thể đặt để lưu trữ trên ổ đĩa ngoài của mình.

Bản lưu trữ cập nhật liên tục này có thể chạy khi bạn mở Outlook, do đó, đây là giải pháp thay thế tuyệt vời nếu các phương pháp nêu trên gặp phải vấn đề.

Bằng cách làm theo các lời khuyên trên, bạn sẽ đảm bảo rằng các file Outlook của bạn được giữ an toàn. Hãy nhớ rằng, động tác sao lưu có vẻ không quan trọng cho đến khi bạn bị mất dữ liệu. Tại thời điểm đó, bạn sẽ luôn luôn muốn sao lưu dữ liệu, vì vậy hãy thực hiện việc này ngay hôm nay để tự bảo vệ mình.

Chúc bạn thành công!

Xem thêm:

• Hướng dẫn các bước cơ bản để sao lưu dữ liệu Outlook
• Sao lưu dữ liệu trong Outlook Express dễ dàng hơn
• Sao lưu và khôi phục lại chữ ký trong Outlook 2013