5 sai lầm thường mắc phải khi sao lưu email

Bạn bắt đầu sao lưu email của mình sau một lần vô tình xóa nhầm. Tuy nhiên, thật không may, mọi người thường mắc rất nhiều lỗi trong quá trình này. Nếu bạn sao lưu email theo cách chiếu lệ hoặc không sao lưu thì những lỗi này có thể khiến bạn hối hận.

5. Chờ quá lâu giữa các lần sao lưu

Thật dễ dàng để cho rằng email của bạn an toàn trong hộp thư đến và trì hoãn việc sao lưu lâu hơn mức cần thiết. Nhưng mọi thứ có thể trở nên tồi tệ trong thời gian chờ đợi. Ví dụ, bạn có thể bị khóa khỏi tài khoản Google của mình hoặc vô tình xóa một hoặc nhiều email và file đính kèm. Trên thực tế, nhiều người từng nghĩ rằng mình có thể sao lưu hàng tháng cho đến khi mất toàn bộ một chuỗi email quan trọng.

May mắn thay, bạn có thể dễ dàng tạo thói quen sao lưu email hàng ngày hoặc thậm chí hàng tuần. Các bước thực hiện sao lưu sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp email của bạn. Tuy nhiên, đối với Gmail, một trong những nhà cung cấp email phổ biến nhất, bạn có thể sử dụng Google Takeout để xuất dữ liệu của mình. Sau đó, bạn có thể lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng ngoài, dịch vụ đám mây hoặc một vị trí tương tự khác mà bạn có thể dễ dàng truy cập.

4. Chỉ sao lưu các thư mục đã chọn

Có vẻ như chỉ sao lưu các email đã chọn hoặc những email trong một thư mục cụ thể là một ý tưởng hay, nhưng đôi khi điều này có thể phản tác dụng. Các chi tiết quan trọng có thể bị mất trong email ở những nơi mà bạn không nghĩ đến việc sao lưu, như Promotions hoặc Sent Folder.

Tất nhiên, chỉ bạn mới có thể quyết định những gì đáng sao lưu. Nhưng một quy tắc mà bạn nên tuân theo là sao lưu dữ liệu quan trọng 2 lần (một lần trên đám mây và một lần cục bộ), trong khi những thứ không quá quan trọng chỉ được sao lưu 1 lần. Bạn cũng có thể chọn sao lưu tất cả các file lớn hơn của mình 2 lần vì chúng thường là những file khó khôi phục nhất nếu bị mất. Các file đính kèm như hợp đồng và tài liệu nhiều trang, nói riêng, nên được ưu tiên để bạn luôn có thể truy cập vào chúng.

3. Không kiểm tra xem bản sao lưu có khôi phục được không

Khi bắt đầu sao lưu dữ liệu, bạn sẽ không nhận ra rằng các file của mình đang xuất không đúng cách. Bạn cho rằng mình đã tải xuống các file và chúng đã sẵn sàng để sao lưu vào vị trí lưu trữ của mình. Bạn chỉ nhận ra có điều gì đó không ổn khi cố gắng khôi phục một số email trong đó.

Nếu may mắn, bạn có thể phát hiện ra lỗi này khá sớm và không mất bất kỳ dữ liệu nào quá quan trọng. Vì vậy, nếu mới bắt đầu sao lưu email, hãy đảm bảo rằng bạn kiểm tra xem mình có thể khôi phục dữ liệu theo thời gian hay không. Mở nội dung của các file sao lưu và kiểm tra xem mọi thứ có load đúng cách và bạn có thể truy cập tất cả dữ liệu của mình không.

2. Đếm trên một vị trí sao lưu duy nhất

​​​​​​​​Dựa vào một phương pháp sao lưu duy nhất có thể gây nên thảm họa. Hãy nghĩ về điều này: Bạn sẽ làm gì nếu tất cả các bản sao lưu của mình được lưu trữ trên máy tính xách tay và laptop đó đột nhiên bị hỏng hoặc bị mất? Đó là loại tình huống mà bạn không muốn gặp phải, đặc biệt là khi thực sự phải lấy lại một email cũ.

Ngay cả những vị trí lưu trữ an toàn nhất cũng có thể bị lỗi. Ví dụ, ổ cứng có thể bị hỏng, trong khi các dịch vụ đám mây có thể bị hack. Đó là lý do tại sao tốt nhất là bạn nên sao lưu ở ít nhất một vài nơi khác nhau. Lý tưởng nhất là bạn muốn một nơi là vị trí vật lý và nơi còn lại là dịch vụ đám mây. Bạn cũng có thể áp dụng quy tắc 3-2-1, về cơ bản có nghĩa là:

• Bạn tạo 3 bản sao của tất cả các email và file đính kèm quan trọng theo định kỳ.
• Bạn chọn 2 loại vị trí lưu trữ để giảm thiểu khả năng mất dữ liệu do lỗi phần cứng hoặc bất kỳ sự cố nào về tài khoản/kết nối.
• Cuối cùng, 1 bản sao dữ liệu của bạn phải được gửi đến một vị trí vật lý bên ngoài.

1. Không mã hóa bản sao lưu

Bất kỳ loại dữ liệu nào bạn sao lưu đều phải được mã hóa để bảo vệ chống lại truy cập trái phép. Nhiều người thích giữ mọi thứ đơn giản, vì vậy họ đã không mã hóa bản sao lưu email của mình trong thời gian dài nhất. Nhưng nếu đang xử lý thông tin nhạy cảm, thì đây không phải là điều bạn nên trì hoãn. Có vẻ như đây là một bước không cần thiết, nhưng nó có thể giúp bảo vệ dữ liệu rất nhiều nếu ai đó cố gắng truy cập vào file của bạn.

Nếu bạn quyết định mã hóa dữ liệu, hãy đảm bảo lưu trữ khóa mã hóa ở nơi an toàn và tách biệt với bản sao lưu để bạn không bị mất. Hãy nhớ rằng nếu không có khóa, dữ liệu của bạn cũng giống như bị mất.

Nhiều người từng nghĩ rằng mình không bao giờ phải sao lưu email vì chúng an toàn trong hộp thư đến và họ không muốn làm mọi thứ trở nên phức tạp đối với bản thân. Chỉ đến khi bắt đầu sao lưu email của mình, bạn mới nhận ra rằng thực ra việc này không quá khó. Sự an tâm đến từ việc biết rằng mình có thể truy cập bất kỳ email hoặc file đính kèm bất kỳ lúc nào cũng xứng đáng với công sức bỏ ra. Nếu bạn đã trì hoãn việc sao lưu email hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác, hãy làm quen với các mẹo sao lưu có thể thiết lập nhanh chóng để giúp bạn duy trì đúng hướng.