Cách quản lý Google Drive chuyên nghiệp hơn

Google Drive là dịch vụ lưu trữ file được nhiều người sử dụng hiện nay, với cách sử dụng rất đơn giản khi bạn chỉ cần có tài khoản Google để dùng Google Drive là được. Và qua thời gian lưu trữ thì số lượng file trên Google Drive sẽ rất nhiều, khiến việc quản lý file tương đối khó khăn dẫn đến việc tìm kiếm sau này mất nhiều thời gian. Dưới đây là một số mẹo mà bạn có thể tham khảo để quản lý Google Drive hiệu quả hơn.

1. Thêm lối tắt trên Google Drive

Tính năng thêm lối tắt Google Drive này sẽ giúp chúng ta tìm kiếm tệp nhanh hơn. Lối tắt là đường liên kết dẫn tới tệp hay thư mục đang lưu trữ. Bạn có thể sử dụng lối tắt này để truy cập nhanh tệp hay thư mục.

Chúng ta nhấn chuột phải vào tệp hay thư mục rồi chọn Thêm lối tắt, sau đó chọn thư mục hay vị trí để tạo lối tắt đó.

2. Sắp xếp lại tệp trên Google Drive

Nếu bạn không muốn dùng cách sắp xếp mặc định trong Google Drive thì có thể lựa chọn cách hiển thị tệp khác để phù hợp với cách quản lý của mình hơn. Nhấn vào kiểu Tên rồi chọn kiểu hiển thị khác trong danh sách hỗ trợ.

3. Cách chọn nhiều file trên Google Drive

Một mẹo chọn nhanh nhiều file trên Google Drive đó chính là nhấn Shift rồi dùng chuột di đến những file hay tệp muốn chọn. Tất nhiên để chọn theo kiểu này thì thư mục và tệp cần phải đặt gần nhau.

4. Thủ thuật tìm kiếm trên Google Drive

Trên Google Drive có sẵn công cụ tìm kiếm để người dùng có thể tìm kiếm nhanh tập tin. Nếu số lượng file lưu trữ ít thì bạn có thể sử dụng ngay công cụ tìm kiếm file đơn giản.

Nếu muốn có công cụ tìm kiếm chuyên nghiệp hơn thì bạn nhấn Công cụ tìm kiếm khác. Lúc này giao diện tìm kiếm sẽ chi tiết hơn khi có thêm tùy chọn về Loại, Chủ sở hữu, Địa điểm…

• Thủ thuật tìm kiếm trên Google Drive

5. Chọn màu cho thư mục Google Drive

Chọn màu cho thư mục trên Google Drive cũng là cách để bạn quản lý dễ dàng và tìm kiếm nhanh hơn khi có thể nhìn thấy ngay thư mục quan trọng hay đặc biệt qua màu sắc.

6. Xem trước tài liệu trên Google Drive

Để kiểm tra nhanh có phải tài liệu cần chọn hay không thì bạn chỉ cần nhấn vào tài liệu đó, rồi nhấn tiếp vào biểu tượng con mắt ở thanh công cụ để xem trước. Ngay sau đó Google Drive sẽ mở nội dung để xem bạn qua.

7. Xem lịch sử chỉnh sửa tệp Google Drive

Để kiểm soát tất cả phiên bản lịch sử chỉnh sửa tệp Google Drive để có thể khôi phục lịch sử tệp trên Google Docs với văn bản chẳng hạn thì bạn có thể xem ngay trong Google Drive. Nhấn chuột phải vào tệp rồi chọn Xem chi tiết.

Lúc này ở cạnh phải màn hình hiển thị cột thông tin tệp, nhấn vào Hoạt động để xem những lần chỉnh sửa nội dung.