7 mẹo tìm kiếm file tốt hơn trên Google Drive

Google Drive là công cụ tuyệt vời để lưu trữ và chia sẻ file, nhưng việc tìm kiếm file bạn cần đôi khi có thể là một thách thức, đặc biệt là khi bạn không nhớ tên file. May mắn thay, có những cách thông minh hơn để tìm kiếm, lọc và điều hướng Drive, giúp bạn nhanh chóng tìm thấy chính xác những gì mình cần.

7. Lọc file theo loại để tìm kiếm nhanh chóng

Tìm kiếm PDF, tài liệu, trang tính trong tích tắc

Một cách đơn giản nhưng hiệu quả để thu hẹp kết quả tìm kiếm trong Google Drive là tìm kiếm theo loại file. Thay vì phải cuộn qua một danh sách dài kết quả, bạn có thể yêu cầu Google Drive tập trung vào loại file bạn thực sự đang tìm kiếm.

Google Drive cho phép bạn lọc theo tài liệu, bảng tính, bài thuyết trình, PDF, hình ảnh, video và thậm chí cả thư mục.

6. Tìm file theo chủ sở hữu hoặc ngày sửa đổi gần nhất

Theo dõi file theo ngày, không phải theo trí nhớ

Đôi khi, chỉ lọc theo loại file là không đủ, đặc biệt là khi Google Drive của bạn chứa đầy các file tương tự. Đó là lúc tìm kiếm theo người dùng hoặc ngày sửa đổi gần nhất có thể hữu ích.

Nếu bạn nhớ ai đã tạo hoặc chia sẻ file, menu  drop-down People sẽ là lựa chọn tốt nhất. Nhập tên người đó, di chuột qua tên và chọn các tùy chọn như All, Owner, Creator, Shared by hoặc Shared with.

5. Tìm kiếm bên trong file để tìm chính xác những gì bạn đang tìm kiếm

Không chỉ dừng lại ở tên file

Ngay cả khi gặp khó khăn trong việc nhớ tên file, bạn vẫn có thể nhớ một từ hoặc cụm từ trong đó. Tin tốt là thanh tìm kiếm của Google Drive có thể giúp bạn tìm file dựa trên thông tin đó. Nó có thể quét nội dung tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình của bạn để tìm các từ hoặc cụm từ bạn nhớ.

Bạn có thể kết hợp tính năng này với các bộ lọc khác như loại file, người dùng hoặc ngày sửa đổi gần nhất. Việc tìm kiếm tập tin khó nắm bắt không còn giống như mò kim đáy bể nữa mà giống như lật thẳng đến đúng trang trong một tập hồ sơ được sắp xếp gọn gàng.

4. Làm chủ công cụ Advanced Search của Google Drive

Advanced Search không hề đáng sợ

Hầu hết, các bộ lọc tìm kiếm cơ bản là đủ để tìm thấy những gì bạn cần. Nhưng khi không đủ, Advanced Search của Google Drive sẽ giúp bạn. Nhấp vào biểu tượng Advanced Search bên cạnh thanh tìm kiếm và bạn sẽ có thể kết hợp tất cả các bộ lọc vào một nơi.

Từ menu này, bạn có thể thu hẹp tìm kiếm theo loại file, chủ sở hữu, vị trí, ngày sửa đổi và thậm chí cả từ khóa bên trong file. Tính năng này hoàn hảo cho những trường hợp bạn nhớ một số chi tiết về file nhưng không nhớ chính xác tên của file.

3. Sử dụng toán tử tìm kiếm

Biến từ khóa thành siêu năng lực tìm kiếm

Giống như Gmail, Google Drive cũng hỗ trợ toán tử Boolean. Nếu không muốn nhấp qua menu, bạn có thể nhập các từ khóa cụ thể vào thanh tìm kiếm để có kết quả chính xác cao.

Ví dụ, type:pdf sẽ chỉ hiển thị các file PDF, trong khi owner:me sẽ giới hạn kết quả trong các file bạn sở hữu. Nếu bạn nhớ thông tin gì đó từ tiêu đề, hãy sử dụng title: theo sau là từ khóa của bạn. Bạn cũng có thể tìm kiếm theo từ bên trong file bằng toán tử content:. Điều kỳ diệu thực sự xảy ra khi bạn kết hợp các toán tử này, ví dụ: type:docx owner:me content:routine để tìm các tài liệu Word bạn đã tạo có chứa từ "routine".

2. Truy cập file qua thư mục gần đây và đã gắn dấu sao

Lối tắt đến các file bạn sử dụng nhiều nhất

Đôi khi, cách nhanh nhất để tìm file không phải là tìm kiếm. Cả thư mục Recent và Starred đều dễ bị bỏ qua, nhưng chúng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Thư mục Recent của Google Drive liệt kê các file bạn đã mở hoặc chỉnh sửa gần đây nhất, rất lý tưởng khi bạn đang làm việc trên những dự án mới và không thể nhớ chính xác tên file.

Một tính năng tiện dụng khác là thư mục Starred. Nếu có những file bạn thường xuyên cần đến - như báo cáo hàng tháng, bài thuyết trình nhóm hoặc tài liệu tham khảo - bạn có thể gắn dấu sao cho chúng để dễ dàng truy cập. Ngoài ra, tất nhiên, bạn cũng có thể tạo thư mục và sử dụng mã màu để sắp xếp các file Google Drive của mình.

1. Tìm kiếm trực tiếp từ thanh địa chỉ của trình duyệt

Bỏ qua các lần nhấp chuột bổ sung

Bạn không phải lúc nào cũng cần mở Google Drive để bắt đầu tìm kiếm. Hầu hết các trình duyệt cho phép bạn tìm kiếm Drive trực tiếp từ thanh địa chỉ. Bằng cách này, bạn có thể mở một tab mới, nhập @Drive theo sau là tên file hoặc từ khóa vào thanh địa chỉ và chuyển thẳng đến kết quả.

Trong Chrome, bạn có thể thiết lập tính năng này bằng cách vào Settings > Search engine > Manage search engine and site search. Trong phần Site search, nhấp vào Add. Nhập Google Drive làm tên công cụ tìm kiếm, @Drive làm shortcut và dán địa chỉ sau vào trường URL.

https://drive.google.com/drive/search?q=%s

Cuối cùng, nhấp vào lưu và bạn đã sẵn sàng để tìm kiếm ngay lập tức. Thủ thuật này cũng hoạt động trong Edge và hầu hết các trình duyệt khác.

• Những thủ thuật nên biết với tập tin PDF trên Google Drive