21 thủ thuật Gmail trên giao diện mới mà bạn nên biết

Google vừa ra mắt phiên bản Gmail mới với nhiều nâng cấp đáng chú ý cả về hiệu năng lẫn thiết kế. Mặc dù đây chưa phải là bản cập nhật hoàn chỉnh vì một số tính năng Google hứa hẹn vẫn chưa có và sẽ được cập nhật trong vài tuần tới. Tuy nhiên, giao diện thiết kế mới của Gmail thực sự khá thú vị, bắt mắt hơn và đỡ nhàm chán hơn giao diện cũ.

Nếu bạn đã tiến hành cập nhật giao diện Gmail mới và đang trải nghiệm thì những thủ thuật Gmail trên giao diện mới dưới đây sẽ cực kỳ hữu ích.

1. Tối giản menu

Để làm cho menu bên trái gọn hơn và có nhiều không gian hơn, bạn có thể thiết lập bằng cách bấm vào nút Main menu ở góc trên cùng bên trái giống như hình dưới đây.

2. Gửi thư tự hủy

Một tính năng khá thú vị trên Gmail giao diện mới đó là gửi thư tự hủy sau một khoảng thời gian hay còn gọi là Confidential mode. Hiểu một cách đơn giản, khi bạn gửi thư dạng này đi cho một ai đó thì sau khi hết thời hạn mà bạn định sẵn trước đó, nếu vào đọc thư lúc này sẽ có thông báo là “thư đã hết hạn”. Tuy nhiên, hiện tính năng này chỉ cung cấp đến một số người dùng nhất định chứ không phải tất cả.

3. Thanh công cụ Add-on

Nếu để ý kỹ bạn sẽ thấy ở bên phải giao diện Gmaiil mới có xuất hiện một thanh công cụ mới với ba công cụ mặc định là Calendar (Lịch), Keep (Ghi chú) và Tasks (Tác vụ). Đây được đánh giá là một tính năng hợp nhất rất hay của Gmail khi bạn có thể truy xuất nhanh đến các note trong lịch, các ghi chú dùng từ ứng dụng Keep hay danh sách các việc cần làm ở phần Tasks.

Ngoài ra, bạn cũng có thể dễ dàng thêm mục mới (add-on) bằng cách bấm vào nút dấu cộng ở dưới cùng.

4. Hẹn giờ xem lại mail

Khi rê chuột vào một tiêu đề email bất kỳ, bạn sẽ được cung cấp 4 tùy chọn bao gồm: Archive (Lưu trữ), Delete (Xóa), Mark as Unread/Read (Đánh dấu là chưa đọc/đã đọc) và nút Snooze (tạm dịch là nút Hẹn đọc sau).

Trong đó, nút Snooze có chức năng sẽ hiển thị lại vào một thời điểm mà bạn đã chọn. Chẳng hạn như, bạn có một bức email thông báo về một buổi hẹn đối tác khách hàng vào tuần tới thì bạn có thể dùng tính năng này để nó hiện lại vào trước ngày họp và nhắc cho bạn nhớ, phòng trường hợp đôi khi nhiều việc mà quên mất.

5. Bật bộ gõ tiếng Việt

Trên Chrome, bộ gõ tiếng Việt đã được đưa ra thành một biểu tượng trên giao diện chính rất thuận lợi cho người dùng sử dùng. Để bật bộ gõ tiếng Việt này, bạn thao tác lần lượt như sau:

Trước hết, bạn chọn vào biểu tượng bàn phím > Nhấn chọn Input Tools Settings.

Bổ sung thêm vào hai bộ gõ Telex hay VNI, tùy theo sở thích và thói quen mà bạn chọn cho phù hợp với mình.

Cuối cùng, bạn hãy chọn lại biểu tượng bàn phím và chọn bàn phím bạn mới thêm vào để bắt đầu gõ tiếng Việt mà không cần bộ gõ.

6. Themes

Cập nhật Gmail giao diện mới, người dùng vẫn được hỗ trợ các theme. Có rất nhiều theme để bạn tha hồ lựa chọn trong phần Settings > Themes.

7. Bật tắt các tab phân nhóm

Theo mặc định, giao diện Gmail chia email thành ba tab: Primary, Social và Promotions.

• Primary là nơi lưu trữ những thư cá nhân quan trọng nhất của bạn.
• Social là toàn bộ các email có liên quan đến tương tác trên mạng xã hội.
• Promotions chứa các mail quảng cáo.

Ngoài ba tab này, thì hộp thư Gmail còn có hai tab là Updates và Forums, để trải nghiệm thử bạn có thể bật lên trong mục Settings > Display mailbox.

8. Chuyển đổi qua lại giữa ba giao diện

Cả ba giao diện này về cơ bản là giống nhau, tuy nhiên vẫn có một chút sự khác biệt về cách thể hiện email để phù hợp với sở thích của từng người. Bạn có thể tùy chỉnh và lựa chọn cách hiển thị chi tiết hay đơn giản bằng cách nhấn vào nút Settings > chọn Display density.

Sau đó, chọn một trong ba tùy chọn là Default, Comfortable hay Compact rồi OK để chuyển đổi.

9. Quay trở về giao diện Gmail cũ

Trải nghiệm giao diện Gmail mới của Google một thời gian, nếu bạn không thích thì hoàn toàn có thể quay trở lại về giao diện cũ một cách đơn giản và dễ dàng. Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần bấm vào nút Settings > chọn Go back to classic Gmail là xong.

10. Hover actions cho phép bạn thao tác với các email nhanh hơn

Di chuột qua bất kỳ email nào trong hộp thư đến của bạn và bạn sẽ thấy một loạt các nút xuất hiện.

Chúng được gọi là Hover actions (hành động di chuột) và chúng cho phép bạn nhanh chóng thao tác trên email chỉ bằng một cú nhấp chuột. Bạn có thể lưu trữ email, xóa chúng, đánh dấu chúng là chưa đọc hoặc thậm chí là tạm ẩn chúng. Đó là một tính năng nhỏ, nhưng chắc chắn, nó làm cho việc tương tác với email nhanh hơn rất nhiều.

11. Tạm ẩn email để giải quyết chúng sau

Khi nói về hover actions ở trên, bài viết đã đề cập đến việc người dùng Gmail hiện có thể tạm ẩn email mà không cần bất kỳ tiện ích bổ sung nào của trình duyệt. Thao tác này sẽ chỉ xóa email khỏi hộp thư đến của bạn và đưa chúng trở lại sau, điều này hoàn hảo cho bất kỳ email nào bạn cần phải xử lý sau cùng chứ không phải ngay bây giờ.

Chức năng này rất đơn giản. Chỉ cần nhấp vào chức năng Snooze hover và chọn thời điểm bạn muốn xem lại email. Khi đến thời gian đã hẹn, thông báo sẽ hiển thị lại trong Inbox (hộp thư đến) của bạn.

Đây là một tính năng phải có cho bất kỳ ai muốn giữ hộp thư đến của mình gọn gàng, vì vậy hãy thử qua nó nhé!

12. Lời nhắc về email chưa xử lý

Tất cả chúng ta đều có những email bắt buộc phải hồi đáp, nhưng không bao giờ ta nỗ lực để làm điều đó. Gmail sẽ thông báo khi điều này xảy ra và nhắc bạn trả lời, như đã thấy ở trên.

Một số người thích tính năng này, nhưng một số người khác lại thấy khó chịu. Tin vui là bạn có thể tắt tính năng này trong Settings > General.

13. Gmail đề xuất trả lời và có thể tự động hoàn thành câu

“I hope you’re well”, “Looking forward to hearing from you”, “I hope you have a great day.” (Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn/Chúc bạn có một ngày tuyệt vời, v.v…). Email có xu hướng bao gồm rất nhiều câu như thế. Chúng hoàn toàn giống nhau nhưng bạn buộc phải gõ đi, gõ lại chúng cả trăm lần.

Gmail có thể giúp bạn tránh khỏi việc này, nhờ tính năng Smart Compose, về cơ bản, nó viết email cho bạn. Bạn có thể bật tính năng này trong phần Settings, sử dụng AI để dự đoán nội dung bạn sắp nhập. Nếu dự đoán của AI là chính xác, câu sẽ tự động hoàn thành. Thật đáng sợ (chắc chắn rồi) nhưng cũng khá hữu ích.

Ngoài ra còn có một tính năng gọi là Smart Reply (trả lời thông minh), chỉ khả dụng trên thiết bị di động. Bạn sẽ thấy các nút như thế này bên dưới email:

Nhấp vào một nút và câu trả lời sẽ được tạo cho email đó, sau đó bạn có thể viết thêm nhiều nội dung hơn hoặc chỉ cần nhấp vào "Send". Đó là một công cụ nhỏ giúp tiết kiệm thời gian, nhưng cũng khá hữu ích, đúng không?

14. Hỗ trợ ngoại tuyến cho phép bạn làm việc mà không cần kết nối Internet

Thực tế là, bạn không thể luôn trực tuyến, đó là lý do Gmail mới cung cấp tính năng hỗ trợ ngoại tuyến. Nhưng nó chỉ hoạt động trong Google Chrome, nhưng còn tốt hơn là không có gì. Truy cập vào phần Settings của Gmail, sau đó nhấp vào tab Offline như được hiển thị ở trên. Chọn “Enable Offline Mail” và bạn đã hoàn tất.

15. Chỉ xem thông báo quan trọng

Các thông báo có thể hữu ích, nhưng nhìn thấy thông báo cho mỗi email bạn nhận được là quá mức cần thiết. Gmail hiện cho phép bạn chỉ xem thông báo đối với các email quan trọng. Bạn sẽ tìm thấy nút chuyển đổi cho cài đặt này trong phần Settings của cả ứng dụng dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động. Hiển nhiên là bạn nên bật tính năng này.

16. Bảng điều khiển mở rộng cung cấp quyền truy cập nhanh vào các dịch vụ khác

Đây có lẽ là thay đổi dễ thấy nhất trong Gmail mới: Bảng điều khiển bên. Theo mặc định Calendar, Keep và Tasks nằm trong khu vực này, nhưng bạn có thể thêm các dịch vụ của bên thứ ba như Trello.

Bạn không thể thêm Google Contacts vào thanh bên này, vì một số lý do ngu ngốc, nhưng có nhiều cách để nhanh chóng truy cập Google Contacts nếu bạn cần.

17. Tích hợp với Google Drive

Bạn có ghét phải tải xuống file đính kèm vào thiết bị của mình không? Hãy mở file đính kèm và lưu chúng trực tiếp vào Google Drive. Bạn có 15GB bộ nhớ miễn phí. Giờ đây, bạn có thể lưu tất cả các file đính kèm của mình ở một nơi dễ dàng, bất kể bạn đang sử dụng thiết bị nào để mở thư. Bạn thậm chí có thể upload lên file đính kèm trực tiếp từ Drive.

18. Sắp xếp tin nhắn của bạn

Tổ chức là một trong những tính năng Gmail tốt nhất cho nhiều người dùng. Nhãn là giải pháp của Gmail dành cho các thư mục, ngoại trừ bạn có thể thêm nhiều nhãn vào một thư. Bạn có thể thêm, thay đổi và xóa nhãn bất kỳ lúc nào. Bạn cũng có thể tạo bộ lọc để tự động sắp xếp thư của mình.

Ngoài ra còn có ba tab mặc định trong Gmail tự động sắp xếp thư theo hộp thư đến tiêu chuẩn, quảng cáo và xã hội. Bạn có thể thay đổi bộ lọc và nhãn để đảm bảo thư của bạn tiếp cận đúng tab bạn cần.

19. Hãy là người đầu tiên dùng thử các tính năng của Gmail

Một số tính năng Gmail tốt nhất đến từ Gmail Labs. Nhận các tính năng mới nhất, ngay cả trước khi chúng được phát hành cho công chúng. Đây là những tính năng bổ sung mà bạn có thể thêm vào Gmail để giúp sắp xếp thư, điều hướng và thậm chí lấy lại thư trước khi chúng được gửi dễ dàng hơn. Bạn có thể tìm thấy Labs trong phần Settings.

20. Nhiều tài khoản với một địa chỉ

Việc chuyển đổi qua lại nhiều địa chỉ email không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng với Gmail, bạn có thể sử dụng cùng một địa chỉ, nhưng chỉ cần thêm một khoảng thời gian để biến địa chỉ đó thành một địa chỉ hoàn toàn mới. Gmail không phân biệt giữa email@gmail.com và em.ail@gmail.com. Các trang web khác sẽ thấy nó như hai địa chỉ khác nhau.

Một số người dùng sử dụng thủ thuật này để quản lý các loại thư khác nhau. Ví dụ, họ sẽ sử dụng một địa chỉ cho các trang mạng xã hội, một địa chỉ dành cho mua sắm trực tuyến và một địa chỉ dành cho các email công việc. Đó là cách nhanh chóng để sắp xếp các email.

21. Xem người gửi được xác minh để tránh lừa đảo

Mặc dù đây không phải là một trong những tính năng phổ biến nhất nhưng nó vẫn được cho là một trong những tính năng tốt nhất của Gmail. Tính năng Google Labs này hiển thị biểu tượng xác thực cho người gửi được xác minh và giúp bạn xác định xem thư có phải từ một công ty hợp pháp hay không. Mặc dù nó chỉ có sẵn cho các công ty lớn hơn, chẳng hạn như PayPal hoặc Amazon, đây là một cách hay để tránh mở một tin nhắn lừa đảo.

Chuyển đến Settings > Labs và nhấp vào Enable bên cạnh biểu tượng Xác thực cho người gửi đã xác minh.

Hy vọng bài viết hữu ích với bạn!

Xem thêm:

• Đây là diện mạo mới của Gmail
• Hướng dẫn tạo Group, nhóm Email trong Gmail
• Bật xác minh 2 bước để bảo mật 2 lớp cho Gmail, gửi mã xác nhận về điện thoại khi đăng nhập
• Nhiều người dùng Gmail nhận được thư spam - từ chính mình