Dùng các nhãn Gmail để chế ngự hộp thư đến của bạn

Sớm hay muộn, hộp thư đến Gmail của mọi người cũng sẽ trở thành một mớ hỗn độn. Có rất nhiều thủ thuật để đối phó với tình trạng quá tải email, nhưng có một mẹo nhỏ quen thuộc mà có thể bạn chưa sử dụng: nhãn Gmail.

Các nhãn này đã tồn tại một thời gian dài trong Gmail, tuy nhiên chúng được rất ít người dùng biết đến. Các nhãn có thể hoàn toàn thay đổi cách người dùng tiếp cận email, thậm chí có thể chế ngự hộp thư đến của họ.

Việc sử dụng nhãn có thành công hay không phụ thuộc vào một số nguyên tắc năng suất cốt lõi, giống như bất kỳ hệ thống quản lý công việc nào. Dưới đây là các thủ thuật hữu ích khi dùng nhãn trong Gmail.

Các nhãn không nên khiến bạn phải suy nghĩ

Đây có lẽ là phần quan trọng nhất trong việc sử dụng nhãn trong Gmail. Ban đầu, bạn sẽ thấy hứng thú và đưa ra một danh sách dài các nhãn. “Mỗi tác vụ hoặc email là duy nhất”, bạn sẽ tự nhủ như vậy. Tránh rơi vào cái bẫy này. Bạn càng có nhiều nhãn, bạn càng phải nghĩ nhiều, có nghĩa là bạn càng mất nhiều thời gian hơn. Bạn phải chủ động chiến đấu với một quyết định mệt mỏi: Những gì nên được gắn nhãn.

Dùng ít nhãn nhất có thể. Mỗi nhãn nên phục vụ cho một mục đích duy nhất. Theo quy tắc ngón tay cái, hãy sử dụng các nhãn chính này và thêm 5 nhãn khác phù hợp với nhu cầu công việc của bạn.

5 nhãn chính: Today, Done, Waiting For, To-Do, Reply

Một số chuyên gia khuyên bạn nên thực hiện quét email hàng ngày vào buổi sáng, vậy bạn biết phải làm gì với từng email không? Hãy coi việc quét này là thời gian để sắp xếp hộp thư đến của bạn, giống như bạn sắp xếp danh sách việc cần làm của mình.

Quy tắc quản lý email: Nếu bạn có thể xóa nó, hãy xóa nó đi. Đối với các thư bạn không thể xóa, bạn thường có thể phân loại chúng với năm nhãn chính sau:

• Today: Đánh dấu điều này trên bất kỳ email nào có hành động cần được thực hiện ngay hôm nay. Bạn có thể gắn nhãn Today hoặc một cái gì đó khác tương tự; miễn là bạn biết được cần giải quyết email này trong ngày hôm nay.
• To-do: Nếu email có chứa một dự án hoặc công việc bạn cần làm hôm nay, hãy đánh dấu nó bằng nhãn này. Điểm mấu chốt là nhiệm vụ cần làm với các email có nhãn này, nhiều hơn là chỉ trả lời email đó. Bạn có thể thử kết hợp Gmail với một ứng dụng khác để biến các email có nhãn To-do thành một bảng nhiệm vụ (ví dụ như Trello). Vui lòng tham khảo thêm bài viết Những ứng dụng biến Gmail thành công cụ hợp tác hiệu quả.
• Reply: Đánh dấu bằng nhãn này vào bất kỳ email nào cần trả lời. Vì vậy, một email có thể được đánh dấu bằng cả 3 nhãn "Today + To-Do + Reply" để chỉ ra rằng nó có chứa một nhiệm vụ và phải được giải quyết vào cuối ngày.
• Waiting For: Đánh dấu nhãn này trên bất kỳ email nào quan trọng đối với bạn, nhưng bạn phải chờ một người khác thực hiện hành động.
• Done: Đây là nhãn quan trọng nhất. Bất kỳ email nào không còn yêu cầu bạn phải thực hiện hành động nữa, hãy đánh dấu nó là Done. Ngay cả khi bạn đã chuyển email vào phần lưu trữ, thư trả lời từ người gửi sẽ đưa nó trở lại trong hộp thư đến của bạn. Bạn cần nhãn “Done” để đánh dấu rằng việc này đã hoàn thành.

Nhãn Gmail cũng tuyệt vời như một liều thuốc trấn an vậy!

Bất cứ khi nào bạn nhận được một thông báo email mới, bản năng đầu tiên của bạn là mở, đọc, trả lời hoặc xóa. Nhưng những email này sẽ gây rối cho công việc của bạn vì chúng làm bạn mất tập trung, vì vậy bạn cần một giải pháp để giải quyết vấn đề này.

Bây giờ, bạn chỉ cần áp dụng một nhãn cho email đó và trở lại làm việc, rồi quay lại giải quyết email sau, khi công việc hiện tại của bạn đã hoàn thành. Áp dụng một nhãn sẽ mang lại cho bạn tinh thần thoải mái, khi tương tác hoặc giải quyết email, mà không làm tốn thời gian quý giá của bạn.

Nhãn là một liều thuốc trấn an tuyệt vời cho những người bắt buộc phải sắp xếp số lượng email lớn trong hộp thư đến.

Nhãn nên dễ truy cập, áp dụng và xác định

Gmail có nhiều công cụ để làm cho các nhãn thân thiện với người dùng nhất có thể. Hãy dành một chút thời gian để tùy chỉnh sự xuất hiện của nhãn, nó sẽ thúc đẩy hiệu quả việc sử dụng các nhãn của bạn.

Chuyển đến biểu tượng bánh răng, rồi vào Settings > Labels để xem tất cả các nhãn của bạn và quản lý chúng. Bạn nên ẩn hầu hết các mục khác mà bạn thấy trong thanh bên bên trái, như Sent Mail, Drafts, Important, Categories, Circles và các mục khác nữa. Nếu nhãn của bạn xuất hiện đầu tiên, sẽ dễ dàng phát hiện chúng hơn, cũng như kéo và thả vào email.

Đồng thời, hãy tô màu cho các nhãn của bạn. Nhấp vào menu thả xuống nhỏ trong bất kỳ nhãn nào trong thanh bên để chọn màu cho nó. Các màu đơn giản được áp dụng cho các nhãn chính của bạn sẽ giúp bạn xác định chúng một cách dễ dàng. Ví dụ, bạn có thể sử dụng nhãn màu xanh lá cây cho "Done", để giúp bạn dễ dàng xem và biết rằng bạn không còn phải bận tâm với email đó nữa. Tương tự, hãy đánh dấu nhãn "Today" với màu đỏ tươi để nó luôn thu hút sự chú ý của bạn.

Không tiện ích mở rộng, không kiểu cách rườm rà

Công dụng của nhãn là nó được tích hợp trực tiếp vào Gmail. Bạn không cần bất kỳ tiện ích mở rộng nào để sử dụng nó trên Google Chrome hay ứng dụng Gmail cho thiết bị di động. Nó hoạt động hoàn hảo bất cứ khi nào bạn mở hộp thư đến của mình. Các nhãn Gmail giúp bạn thoát ra khỏi lối mòn hiện tại và nâng cao năng suất lao động.

Nếu bạn có mẹo sử dụng nhãn hiệu quả hơn trong Gmail, chúng tôi rất muốn lắng nghe về nó! Hãy để lại ý kiến hoặc bất kỳ câu hỏi nào bạn có trong phần bình luận bên dưới nhé!

Xem thêm:

• Cách thay đổi hình nền Gmail theo ý thích
• Cách xem ứng dụng nào đang đọc Gmail của bạn
• Hướng dẫn sử dụng chế độ bí mật khi gửi email trên Gmail