Khám phá những tính năng hữu dụng của Gmail

Có lẽ bạn đã nắm vững các tính năng cơ bản của dịch vụ Gmail như thiết lập danh bạ, gửi email... Tuy nhiên, Gmail còn nhiều công dụng hữu ích khác mà có thể bạn chưa biết...

Nếu đang sử dụng dịch vụ thư điện tử miễn phí này bạn đừng bỏ qua chuyên mục Gmail của Quantrimang.com nhé, sẽ có nhiều hướng dẫn sử dụng Gmail, thủ thuật, mẹo để bạn thực sự làm chủ Gmail đấy.

Dưới đây, chúng tôi sẽ mách cho bạn 9 mẹo dùng Gmail khá hữu ích mà ít khi được đề cập đến. Nếu bạn biết nhiều mẹo hay hơn, hãy chia sẻ với chúng tôi và những bạn đọc khác bằng cách bình luận bên dưới bài viết nhé.

Gửi và lưu trữ thư trong cùng một thao tác

Nếu bạn gửi tin nhắn và ngay lập tức lưu trữ các cuộc trò chuyện, bạn có thể tiết kiệm cho mình một bước bằng cách thêm một nút Send & Archive (Gửi và lưu trữ). Hãy mở mục Cài đặt/Settings và kích hoạt tính năng này bằng cách click vào nút Send & Archive/Hiển thị nút "Gửi và lưu trữ" trong trả lời.

Gắn nhanh nhiều file đính kèm đến một email

Trong những trường hợp một email của bạn đòi hỏi phải gắn nhiều file đính kèm, thông thường bạn sẽ phải tải lên từng tập tin một. Nhưng có một mẹo đơn giản là nếu bạn muốn gửi nhiều file từ một folder, hãy giữ phím Ctrl và click vào từng file bạn muốn gắn đến tin nhắn của bạn.

Khi đó nhiều file sẽ được chọn cùng lúc, bạn chỉ cần nhấn Open sau khi chọn xong file để Gmail đính kèm vào email là được.

Phân loại các thư chưa đọc và đã đọc

Tại ô tìm kiếm bạn nhập vào lệnh label:unread label:inbox. Ngay sau đó Gmail sẽ hiển thị toàn bộ những email chưa được mở theo trình tự thời gian cho bạn lựa chọn.

Ngược lại, để chọn ra những email đã đọc bạn nhập label:read label:inbox vào khung tìm kiếm, Gmail sẽ lọc ra các thư bạn đã đọc.

Làm sao để người khác truy cập Gmail của bạn mà không cần cho họ biết mật khẩu?

Cài đặt chế độ trả lời email tự động

Để thông báo cho những người trong danh sách liên lạc của bạn biết rằng bạn sẽ đi vắng dài ngày, hãy chọn cách cài đặt chế độ trả lời email tự động.

Tính năng Vacation response sẽ tự động gửi một thông báo cho người đã gửi email cho bạn, trừ những tin nhắn rác hay những tin nhắn được đưa vào danh sách thư từ cần sự đồng ý của bạn. Nếu một người liên lạc lại với bạn sau bốn ngày, Gmail sẽ tự động gửi một thông báo khác nhắc nhở người đó rằng bạn vẫn đang đi vắng.

Để thiết lập, click vào biểu tượng bánh răng nằm phía trên bên phải Gmail và chọn mục Cài đặt|Settings. Từ thẻ Chung|General, chọn Bật tự động trả lời thư|Vacation Responder on trong mục Tự động trả lời thư|Vacation responder. Tiếp theo, bạn chọn thời gian bật trả lời thư tự động trong Ngày đầu tiên và Ngày cuối cùng, gõ tiêu đề và nội dung tin nhắn bạn muốn người khác nhận được trong hộp Messenger.

Đánh dấu tùy chọn Only send a response to people in my Contacts (Chỉ gửi thư trả lời đến những người trong Danh bạ của tôi) nếu bạn muốn chỉ có những người trong danh sách mới có thể nhận được thông điệp này. Nhấn nút Lưu thay đổi|Save Changes để lưu lại các thay đổi vừa thiết lập.

Thao tác mail nhanh với các nút tắt

Bạn có thể sử dụng nút tắt trên bàn phím để tăng tốc độ làm việc với mail của của mình. Đầu tiên hãy bật tính năng này bằng cách kích vào liên kết Settings ở phía trên của trang Gmail. Kích vào Keyboard shortcuts on, sau đó là Save Changes.

Ngay sau đó, bạn có thể nhấn phím C để soạn mail, R để trả lời, O để mở... Để có được thêm các thông tin cần thiết về các phím tắt này, bạn hãy tham khảo phím tắt Gmail trong bài: Tất cả phím tắt Gmail giúp tiết kiệm thời gian bạn nên biết.

Tính năng Snooze

Bài viết không khuyến khích bạn trì hoãn việc trả lời các email quan trọng cho đến nhiều ngày sau đó, nhưng đôi khi bạn không có lựa chọn nào khác! Tính năng Snooze ẩn một email, sau đó đưa nó trở lại đầu hộp thư đến vào ngày và giờ bạn chỉ định.

Để hoãn lại email, chỉ cần nhấp chuột phải vào email, nhấp vào Snooze, sau đó chọn thời gian bạn muốn báo lại. Nếu thời gian được liệt kê không phù hợp với lịch trình, thì bạn có thể thay đổi tùy chọn mặc định của Snooze trong Google Keep. (Chúng cũng sẽ được áp dụng cho Gmail).

Truy cập Google Keep, nhấp vào biểu tượng răng cưa, đến phần Settings, sau đó thay đổi Reminder Defaults thành bất cứ điều gì phù hợp với bạn.

Smart Reply

Smart Reply là các phản hồi nhanh được thực hiện sẵn liên quan đến email bạn nhận được. Đây là một công cụ gọn gàng, giúp tiết kiệm thời gian, nhưng nhược điểm là chỉ có thể áp dụng chung cho các trường hợp tương tự, không có sự linh hoạt về ngôn từ.

Bảo mật

Ở mặt này, Confidential Mode là tính năng nổi bật. Nó cho phép bạn gửi các tin nhắn riêng lẻ với xác thực hai yếu tố, vì vậy người nhận cần xác nhận SMS để mở chúng. Bạn cũng có thể đặt ngày hết hạn trên các email này, để người nhận nhận được liên kết giới hạn thời gian đến email được đề cập.

Để bảo mật hơn nữa, bạn có thể kiểm soát quyền của người nhận để chuyển tiếp, tải, sao chép và thậm chí in email hoặc chặn nếu bạn gửi cho họ những bí mật mà bạn không muốn chia sẻ.

Quản lý spam

Google tuyên bố có thể chống lại 99,9% các trò gian lận và email không đáng tin cậy.

Đáng chú ý hơn, khi bạn đưa email vào thư mục Spam, Gmail sẽ hỏi bạn có muốn hủy đăng ký khỏi danh sách gửi mail của người gửi không.

Ngoài ra, nếu Gmail phát hiện ra rằng bạn không bao giờ mở email từ một số người gửi thông thường, thì nó cũng sẽ hỏi bạn có muốn chặn người gửi đó không.

Xem thêm:

• Cách lấy lại mật khẩu Gmail, mật khẩu đăng nhập Google
• Cách thiết lập máy chủ SMTP để gửi email từ tài khoản Gmail
• Cách kiểm tra hoạt động đăng nhập của Gmail
• Làm thế nào để xóa tất cả email của một người gửi cụ thể trên Gmail?
• 5 ứng dụng và extension Gmail bạn nên thử ngay hôm nay