Cách khóa một vùng dữ liệu trên Word

Để bảo vệ tài liệu Word chúng ta có thể đặt mật khẩu và chỉ khi nhập đúng mật khẩu, người dùng mới có thể đọc file hay chỉnh sửa nội dung. Và thay vì đặt mật khẩu cho toàn bộ nội dung, người dùng có thể chỉ đặt mật khẩu cho 1 vùng dữ liệu, khóa 1 vùng văn bản Word mà thôi.

Khi khóa 1 vùng dữ liệu người khác vẫn có thể xem nội dung như bình thường, nhưng các thao tác sao chép hoặc chỉnh sửa sẽ không thể thực hiện được. Điều này sẽ hạn chế tình trạng sao chép dữ liệu khi chưa cho phép. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách khóa 1 vùng dữ liệu trên Word.

• Cách tạo mật khẩu bảo vệ cho sheet Excel
• Cách khóa công thức trên Excel
• Hướng dẫn cách đặt mật khẩu bảo vệ an toàn file Excel

1. Cách khóa 1 section tùy ý trên Word

Bước 1:

Bạn lựa chọn section muốn khóa bằng cách đặt trỏ chuột tại ví trí muốn tạo section rồi nhấn vào tab Page Layout chọn Breaks rồi chọn tiếp Continous.

Bước 2:

Nhấn tiếp vào tab Review rồi chọn vào mục Protect Document, rồi nhấn chọn tiếp Restrict Formatting and editing.

Bước 3:

Xuất hiện thêm giao diện chỉnh sửa ở bên phải màn hình. Trong phần 2. Editing restrictions tích chọn vào mục Allow only this type of editing in the document rồi bạn lựa chọn Filling in forms.

Bước 4:

Tiếp tục nhấn vào phần Select sections… ở bên dưới để chọn vùng dữ liệu muốn khóa.

Bước 5:

Một bảng nhỏ xuất hiện để người dùng lựa chọn section muốn khóa trong nội dung. Section Protection sẽ hiển thị đầy đủ section có trong tài liệu. Để khóa section nào thì cần tích chọn vào section đó rồi nhấn nút OK ở bên dưới là xong.

Quay trở lại giao diện chỉnh sửa nhấn chọn vào nút Yes, start Enforcing Protection.

Bước 6:

Trong hộp thoại Start Enforcing Protection nhập mật khẩu bảo mật vùng dữ liệu rồi nhấn OK ở bên dưới.

Kết quả chúng ta sẽ được section 1 bị khóa và section 2 vẫn có thể sửa chữa được. Bạn chỉ có thể bôi đen nội dung trong section 1 nhưng không thể click chuột phải để chỉnh sửa, hay nhập nội dung.

Bước 7:

Để mở khóa vùng dữ liệu đã đặt mật khẩu, nhấn vào tab Review, chọn Restrict Formatting and editing, chọn tiếp Editing Restriction. Nhìn xuống dưới nhấn vào nút Stop Protection.

Bước 8:

Nhập đúng mật khẩu đã tạo để bảo mật vùng dữ liệu, rồi nhấn OK để mở khóa vùng dữ liệu là xong.

2. Khóa 1 phần, 1 vùng nhỏ dữ liệu Word

Bước 1:

Trước hết bạn cần đưa tab Develop ra ngoài giao diện Word.

Với Word 2007, bạn nhấn vào biểu tượng Office rồi chọn Word Options. Sau đó nhấn vào mục Popular rồi nhìn sang bên phải tích chọn vào mục Show Developer tab in the Ribbon.

Với bản Word 2010 trở lên cũng mở phần Word Options chọn Custom Ribbon rồi nhìn sang bên phải phần Customize the Ribbon, chọn Main Tabs, rồi tích chọn vào Developer để hiển thị trên thanh công cụ.

Bước 1:

Bạn bôi đen vùng dữ liệu muốn khóa rồi nhấn vào tab Develop rồi click tiếp vào biểu tượng Rich text.

Bước 2:

Tiếp đến nhấn vào biểu tượng Control Properties và sẽ xuất hiện hộp thoại Content Control Properties.

Tại hộp thoại này bạn cần nhập các nội dung bao gồm:

• Title: Nhập tiêu đề cho vùng dữ liệu muốn khóa.
• Locking: Tích chọn vào 2 mục Content Control canot be delete và Content canot be edit.

Cuối cùng nhấn OK để lưu lại.

Bước 3:

Nhấn vào tab Developer rồi chọn Protect Document chọn tiếp Restrict Formatting and Editing.

Bước 4:

Cũng xuất hiện giao diện bên phải. Tại đây phần Formating restrictions tích chọn mục Limit Formating to a selection of styles.

Nhấn tiếp vào nút Yes start Enforcing Protection ở bên dưới.

Bước 5:

Xuất hiện hộp thoại nhập mật khẩu để bảo vệ vùng dữ liệu đã chọn. Nhấn OK để hoàn thành.

Cuối cùng vùng dữ liệu bạn chọn cũng đã được khóa và không thể chỉnh sửa. Khi nhấp chuột vào vùng này bạn sẽ thấy khung xanh bao xung quanh, kèm tiêu đề đã đặt cho nội dung.

Cách mở thì chúng ta cũng chỉ cần nhấn vào Stop Protection và nhập đúng mật khẩu đã đặt là xong.

Như vậy bạn đã có thêm cách bảo mật tài liệu Word với việc khóa toàn bộ 1 section trong Word hoặc khóa một vùng dữ liệu. Người khác chỉ có thể đọc nội dung nhưng không thể chỉnh sửa, trừ khi nhập đúng mật khẩu mà bạn đã tạo.

Xem thêm:

• Cách cài đặt mật khẩu file PDF bằng Adobe Acrobat
• Làm sao để tạo mật khẩu, tăng cường bảo mật cho file PDF?
• Cách bảo mật file PDF với 2 lớp khóa

Chúc các bạn thực hiện thành công!