TOP phần mềm thay thế Microsoft Office tốt nhất có AI hỗ trợ

Microsoft Office vẫn là bộ ứng dụng văn phòng phổ biến nhất hiện nay, nhưng không còn là lựa chọn duy nhất. Giá bản quyền ngày càng cao, nhu cầu làm việc trên nhiều nền tảng cùng sự xuất hiện của AI đã khiến nhiều người bắt đầu tìm kiếm các giải pháp thay thế linh hoạt hơn.

Hiện nay, nhiều bộ ứng dụng văn phòng không chỉ tương thích với Word, Excel và PowerPoint mà còn tích hợp AI để hỗ trợ viết nội dung, tóm tắt tài liệu, tạo bảng tính, thiết kế bài thuyết trình và tăng năng suất làm việc. Trong bài viết này, hãy cùng khám phá TOP những phần mềm thay thế Microsoft Office tốt nhất, từ các bộ ứng dụng miễn phí đến những nền tảng tích hợp AI hiện đại.

TOP phần mềm thay thế Microsoft Office tốt nhất có AI hỗ trợ

WPS Office

WPS Office là bộ ứng dụng văn phòng hỗ trợ các nền tảng Windows, Linux, Android và iOS. Bộ ứng dụng này có sẵn các ngôn ngữ: Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Ba Lan và Nga.

Phần mềm cung cấp cả gói miễn phí và gói trả phí. Gói miễn phí cho phép người dùng sử dụng Writer, Presentation và Spreadsheets - những ứng dụng thay thế cho bộ Microsoft Office với giao diện và tính năng khá tương đồng. WPS cung cấp công cụ chuyển đổi PDF sang Word nhanh chóng và dễ sử dụng; công cụ này hỗ trợ chuyển đổi hàng loạt cũng như tách hoặc gộp các tệp PDF khi cần thiết.

Bộ ứng dụng cung cấp 1GB dung lượng lưu trữ đám mây miễn phí cho người dùng iOS và PC, tuy nhiên dịch vụ này hiện chưa khả dụng trên Android.

Gói Premium cho phép người dùng kết nối tối đa 9 thiết bị cùng lúc và loại bỏ hoàn toàn các quảng cáo gây phiền toái thường thấy ở gói miễn phí.

Tính năng AI có ngay trong WPS, không cần cài đặt thêm. WPS AI hỗ trợ viết bài, chỉnh sửa văn bản, tóm tắt PDF, dịch tài liệu và tạo slide bằng AI.

OnlyOffice

OnlyOffice là bộ ứng dụng văn phòng mã nguồn mở do Ascensio Systems SIA phát triển. Phần mềm này hỗ trợ hơn 22 ngôn ngữ và tự hào khi có Oracle là một trong những khách hàng lớn.

Phiên bản hoàn toàn miễn phí, được gọi là Community Edition, phù hợp nhất với các doanh nghiệp nhỏ và cho phép tối đa 20 kết nối cùng lúc. Bộ ứng dụng này không chỉ cung cấp các tính năng thông thường như soạn thảo văn bản hay bảng tính, mà còn rất hữu ích trong việc xử lý đơn hàng và ghi lại thông tin bán hàng.

Tính năng lịch tiện dụng giúp người dùng theo dõi các công việc cá nhân cũng như công việc chuyên môn, đồng thời kiểm soát được thời hạn hoàn thành. Phần mềm cũng hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba. Bạn có thể tạo hộp thư riêng bằng công cụ Mail.

Tương tự như các bộ ứng dụng văn phòng khác, phần mềm này cho phép tạo và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính cũng như bài thuyết trình. Người dùng có thể cộng tác trong các dự án và để lại bình luận trong tệp tin khi cần thiết.

Tính năng AI của OnlyOffice bao gồm hỗ trợ plugin AI kết nối ChatGPT, Claude, Gemini và nhiều mô hình LLM khác để viết, dịch và tối ưu tài liệu.

LibreOffice

LibreOffice là sản phẩm của The Document Foundation, được tách ra từ OpenOffice vào năm 2010. Đây là bộ ứng dụng mã nguồn mở miễn phí, bao gồm các công cụ soạn thảo văn bản, bảng tính và trình chiếu, đồng thời hỗ trợ tới 110 ngôn ngữ.

Mặc dù sử dụng định dạng ODF (OpenDocument), LibreOffice vẫn hỗ trợ nhiều định dạng khác, chẳng hạn như các định dạng của Microsoft Office. LibreOffice là bộ ứng dụng mặc định trên hầu hết các bản phân phối Linux và cũng có sẵn cho Windows và macOS. Ngoài ra, còn có ứng dụng xem tài liệu LibreOffice dành cho Android.

Giống như hầu hết các phần mềm mã nguồn mở, mọi hỗ trợ kỹ thuật đều được cung cấp trực tuyến; tuy nhiên, nhờ tính dễ sử dụng của phần mềm, người dùng hiếm khi cần đến sự hỗ trợ này. Nền tảng này cũng cho phép xuất tệp tin sang định dạng PDF cùng nhiều định dạng khác.

Người dùng có thể bổ sung các tính năng cho LibreOffice thông qua các tiện ích mở rộng (extension) trên trang web của phần mềm, bao gồm cả các mẫu tài liệu bổ sung. Cũng vì thế dù chưa tích hợp AI mặc định nhưng mọi người vẫn có thể mở rộng thông qua extension hoặc kết nối với mô hình AI bên ngoài.

Google Workspace

Google Workspace là một trong những giải pháp thay thế Microsoft Office nổi bật nhất hiện nay nhờ tích hợp Gemini AI ngay trong Docs, Sheets, Slides và Gmail. Bên cạnh khả năng cộng tác trực tuyến mạnh mẽ, người dùng còn có thể sử dụng AI để viết nội dung, tóm tắt tài liệu, phân tích dữ liệu và tạo bài thuyết trình chỉ bằng ngôn ngữ tự nhiên.

Bộ ứng dụng văn phòng miễn phí của Google không cung cấp các công cụ chuyên sâu như Microsoft 365 hay nhiều đối thủ cạnh tranh khác, nhưng mọi thứ đều được sắp xếp rõ ràng, logic; đồng thời, tất cả tệp tin của bạn đều được tự động lưu và đồng bộ hóa, giúp người dùng không phải lo lắng về việc chuyển dữ liệu hay sao lưu thủ công.

Nhược điểm lớn nhất của Workspace là quy trình mở các tệp được tạo bằng phần mềm văn phòng khác khá rườm rà, và định dạng tệp không phải lúc nào cũng được chuyển đổi chính xác. Nguyên nhân một phần là do các công cụ văn phòng của Google sử dụng phông chữ web thay vì phông chữ lưu trữ cục bộ trên thiết bị, và một phần do các tài liệu Microsoft đôi khi chứa những tính năng không được Google hỗ trợ.

Ngoài ra, Google Docs còn tồn tại một số điểm khác biệt trong cách vận hành khiến nó kém thân thiện với người dùng hơn so với các phần mềm văn phòng khác. Là một phần mềm miễn phí, nó hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, nhưng nếu xét như một sản phẩm trả phí, nó vẫn thua kém Microsoft Office về mặt tính năng và công năng.

Zoho Workplace

Mặc dù Google Docs có lẽ phổ biến hơn nhờ sức mạnh thương hiệu, nhưng Zoho Workplace cũng là một sản phẩm rất chất lượng. Nó mang lại trải nghiệm gần gũi hơn với các bộ phần mềm văn phòng cài đặt trên máy tính và đủ mạnh mẽ để thu hút các doanh nghiệp lớn sử dụng thường xuyên.

Trình soạn thảo văn bản với diện mạo mới của Zoho (loại bỏ giao diện kiểu Word truyền thống để chuyển sang dùng thanh công cụ định dạng bên cạnh) có thiết kế rất đẹp mắt và cho phép tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp; đi kèm với đó là công cụ bảng tính xuất sắc và phần mềm trình chiếu khá tốt.

Zia AI được tích hợp trong Zoho Office giúp người dùng soạn email, tóm tắt tài liệu và hỗ trợ CRM, chatbot trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, đó mới chỉ là một phần nhỏ - Zoho Workplace còn bao gồm công cụ tạo trang web mạnh mẽ, giải pháp quản lý tệp tin và nhiều công cụ hỗ trợ cộng tác khác. Một số công cụ có tính năng khá đơn giản nên có thể sẽ không thay thế được các giải pháp mà bạn đang sử dụng; tuy nhiên, nếu mới bắt đầu kinh doanh ở quy mô nhỏ thì Zoho có lẽ là một điểm khởi đầu phù hợp.