Những lựa chọn tốt nhất thay thế Microsoft Outlook

Trong phạm vi về ứng dụng Email, Microsoft Outlook là một trong những dịch vụ được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Ứng dụng này được dùng rộng rãi cả tại nhà lẫn trong văn phòng công sở bởi được tích hợp tận sâu bên trong bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office, Microsoft Windows và cả Microsoft Exchange. Tuy nhiên sự phổ biến nhất không có nghĩa đó là phần mềm tốt nhất. Vẫn có một số dịch vụ email dành cho khách hàng có chức năng tương tự, thậm chí tốt hơn so với Microsoft Outlook. Bài viết sau sẽ đề cập tới các dịch vụ được cho là ứng dụng hàng đầu trong email client.

• Top 5 ứng dụng Email Clients miễn phí tốt nhất dành cho Desktop

1. Mozilla Thunderbird

Đầu tiên phải kể đến một ứng dụng được rất nhiều người ưa chuộng đó là Mozilla Thunderbird - dịch vụ email client mã nguồn mở được phát hành bởi Mozilla. Tiện ích này ngay lập tức chiếm được cảm tình của người dùng bởi tốc độ và tính linh hoạt của nó. Bạn hoàn toàn có thể mở rộng khả năng sử dụng cho nó thông qua các plugin và add-on giống như Firefox. Đây cũng là lý do tại sao những người đã từng dùng Firefox sẽ thấy rất dễ dàng khi làm việc với Thunderbird.

Thunderbird hỗ trợ tất cả các giao thức được dùng rộng rãi nhất bao gồm POP, IMAP và SMTP. Một lợi thế khác nữa của Thunderbird là luôn có sẵn trong tất cả các nền tảng hệ điều hành, trong khi Microsoft Outlook chỉ có sẵn trong Windows (và bây giờ cũng có trong Mac OS X).

Ngoài ra Thunderbird cũng tỏ ra vượt trội hơn so với Microsoft Outlook khi sử dụng IMAP. Tuy Microsoft cũng đã thực hiện việc này trong Microsoft Outlook 2010, nhưng thường bị treo và không đáp ứng được mỗi khi kết nối tài khoản qua IMAP. Trong khi đó Thunderbird lại hoạt động rất nhanh khi dùng IMAP. Nếu bạn muốn sử dụng IMAP để truy cập email của mình, Thunderbird là sự lựa chọn tốt nhất với rất nhiều tính năng và phần mở rộng khác.

Thunderbird có một số tính năng làm cho nó trở thành lựa chọn phù hợp với tư cách là một thay thế của Microsoft Outlook:

• Các email được gắn thẻ để quản lý nhiều hội thoại.
• Sổ địa chỉ cực kỳ dễ sử dụng và quản lý.
• Các thư mục và bộ lọc thông minh giúp dễ dàng tổ chức.
• Tính năng tìm kiếm nâng cao để tìm chính xác email bạn cần.
• Mã hóa PGP để giữ email của bạn an toàn và riêng tư.
• Extension Lightning tích hợp cung cấp chức năng lịch.

Download: Mozilla Thunderbird

2. Zimbra Desktop

Zimbra Desktop là một dịch vụ email được sử dụng rất nhiều trong các văn phòng. Đây là sự hợp tác giữa các bộ phần mềm mã nguồn mở để cạnh tranh với Microsoft Exchange, có hoạt động tương tự Microsoft Outlook. Tính năng mạnh nhất của Zimbra Desktop là rất dễ sử dụng cho mọi đối tượng và có một giao diện khá thanh lịch. Khi sử dụng với IMAP, Zimbra Desktop thực sự thể hiện tốc độ vượt trội của mình mà cho tới nay chưa dịch vụ nào có thể sánh bằng.

Zimbra Desktop có thể tự động cấu hình cho các dịch vụ Yahoo mail, Gmail, Hotmail và AOL. Nó cũng bao gồm tính năng làm việc offline, tự động cache toàn bộ email cục bộ của bạn. Do đó bạn có thể truy cập vào email của mình ngay cả khi offline. Tính năng này hoạt động với giao thức IMAP, vì vậy Zimbra Desktop thực sự là nhà vô địch trong cuộc đua IMAP.

Một tính năng rất được ưa thích và sử dụng ở Zimbra Desktop đó là có thể xem các cuộc trò chuyện. Bạn có thể xem tất cả email trong một email duy nhất giống như trong Yahoo hay Hotmail, hoặc bạn có thể kết hợp nhiều email trong một cuộc hội thoại để dễ dàng theo dõi và xem lại cuộc hội thoại trước đó. Mặc định tính năng này có sẵn trong Gmail.

Phiên bản mới nhất của Zimbra Desktop cũng kết hợp các yếu tố xã hội với email bằng cách cung cấp tính năng truy cập vào tất cả tài khoản xã hội tại một nơi. Dịch vụ hỗ trợ các nền tảng như Twitter, Facebook, Digg...

Download: Zimbra Desktop

3. IncrediMail

IncrediMail là một lựa chọn khá thú vị của Microsoft Outlook. Nó cung cấp cho người dùng sự trải nghiệm đầy màu sắc trong việc gửi và kiểm tra email. Tiện ích nhỏ này hỗ trợ tất cả các tiêu chuẩn gồm POP, IMAP và SMTP. Ngoài ra nó còn cung cấp nhiều màu sắc và hình nền khi soạn thảo email. Các thông báo email được đưa ra bởi một nhân vật hoạt hình rất vui nhộn mỗi khi bạn có thư mới. Tất cả những điều đó sẽ làm cho việc sử dụng email của bạn trở nên hấp dẫn và mới mẻ hơn. Thêm nữa, IncrediMail còn có tính năng có tên PhotoMail Maker cho phép bạn có thể thêm ảnh cá nhân làm hình nền cho email.

Một điều bất lợi của IncrediMail là bạn buộc phải thay đổi công cụ tìm kiếm trên trang chủ của trình duyệt và thay vào đó là công cụ của nhà cung cấp IncrediMail. Nếu bạn đang dùng IE 9, nó sẽ cảnh báo bạn rằng một số phần mềm muốn thay đổi nhà cung cấp dịch vụ tìm kiếm. Chỉ cần kích vào “Don't Change” nếu bạn không muốn.

Download: IncrediMail

4. Opera Mail

Nếu bạn đang sử dụng Opera như là trình duyệt mặc định của mình, Opera Mail sẽ là dịch vụ được cung cấp để thay thế tốt nhất cho bất kỳ ứng dụng email client nào. Tiện ích này được tích hợp bên trong trình duyệt của Opera. Bạn có thể cấu hình Opera Mail rất dễ dàng và không cần phải mở ứng dụng email riêng biệt. Email của bạn sẽ được gửi đến và hiển thị ngay trong trình duyệt Opera.

Opera cũng có tính năng cho phép người dùng truy cập email offline, vì thế bạn có thể duyệt các email của mình khi không có kết nối internet. Do sử dụng rất ít băng thông mạng nên đây là giải pháp tối ưu cho những kết nối chậm hay khi đi du lịch. Opera Mail chỉ nạp những thông tin cần thiết nên không gây ảnh hướng tới đường truyền chung. Opera Mail được tích hợp bộ lọc thư rác thông minh, nó sẽ chặn toàn bộ các thư spam trong chế độ nền và không làm phiền đến bạn.

Đặc biệt cách tổ chức của Opera Mail gây ấn tượng rất tốt. Bạn có thể sắp xếp thư theo cách mình muốn. Bạn sẽ nhận được các thư chưa đọc trong Opera Mail dễ dàng hơn bao giờ hết. Trong khi Gmail giới thiệu các nhãn thay cho thư mục, Opera Mail đã đi một bước xa hơn bằng tính năng tự động tìm hiểu. Giờ đây các nhãn có thể học hỏi cách bạn làm thế nào để tương tác với chúng.

Download: Opera Mail

5. eM Client

eM Client là một giải pháp email tuyệt vời khác có thể cạnh tranh với Microsoft Outlook. Phiên bản mới của eM Client được thiết kế đặc biệt cho Windows Vista và Windows 7. Ứng dụng này được cung cấp miễn phí cho người dùng tại nhà còn đối với người dùng doanh nghiệp cần trả một khoản chi phí cho dịch vụ này. Nó hỗ trợ tất cả các dịch vụ email miễn phí phổ biến nhất như Hotmail, Yahoo và Gmail. Hơn nữa eM Client có khả năng import các thiết lập và email từ email client khác như Microsoft Outlook và Mozilla Thunderbird.

Tính năng tìm kiếm trong eM Client rất mạnh mẽ, bạn có thể tìm thấy bất cứ điều gì trong hộp thư đến ngay lập tức. Các tính năng khác cũng đạt tiêu chuẩn theo mặc định trong Outlook như gán thẻ cho bài viết, chữ ký và templates, các quy tắc email. Thậm chí nó còn bao gồm dịch vụ biên dịch trực tiếp bên trong hộp thư đến, giúp cho việc đọc mail trở nên dễ dàng hơn nếu chúng được viết từ những ngôn ngữ khác nhau. Bên cạnh email, eM Client còn hỗ trợ những tính năng khác như Calendaring, Instant messaging, Contacts organization...

Download: eM Client

6. Windows Mail

Nếu muốn sử dụng giao diện đơn giản nhưng đẹp cùng với các bức ảnh background, bạn nên thử ứng dụng Mail gốc trong Windows 10. Nó không có các chức năng tuyệt vời như tích hợp Office, tạo rule hộp thư đến hoặc tùy chọn hủy đăng ký cho hàng loại email, nhưng nếu không sử dụng những tính năng này, bạn có thể thử ứng dụng Windows Mail.

Điểm cộng cho ứng dụng mail này là nhanh, đồng bộ ngay lập tức với lịch và các dịch vụ khác (với lời nhắc và thông báo lịch xuất hiện trong khu vực thông báo Windows) và bạn có thể xem qua email của mình trong ô live trong menu Start. Bạn thậm chí có thể pin hộp thư đến cụ thể trong menu Start.

7. Mailbird

Nếu là người dùng Windows, ghen tỵ với giao diện bóng bẩy và độ trơn tru của sản phẩm Apple thì hãy cài đặt ứng dụng email được lấy cảm hứng từ Apple Mail này. Đây là phiên bản Lite của Mailbird miễn phí. Nhược điểm của nó là chỉ có thể xử lý được ba địa chỉ email nhưng chúng ta cũng không cần sử dụng nhiều địa chỉ đến vậy.

Mặc dù thiếu các tính năng tiến tiến của Outlook, nhưng nó cũng có những tính năng thú vị riêng như cho phép bạn kết nối với tài khoản Facebook để đồng bộ ảnh profile và danh bạ, cũng như tích hợp với nền tảng làm việc phổ biến Slack và ứng dụng chat WhatsApp. Mailbird là ứng dụng email máy tính để bàn cho thế hệ truyền thông xã hội.

Download: Mailbird

8. EssentialPIM

Giống như Microsoft Outlook, EssentialPIM không chỉ là một ứng dụng email, nó là một trình quản lý thông tin cá nhân. Nó là một one-stop shop (cung cấp tất cả dịch vụ tại một điểm đến) để xử lý tất cả các thông tin liên lạc và nhiệm vụ của bạn trong một điểm trung tâm, giúp bạn sắp xếp hợp lý và giảm bớt công việc.

EssentialPIM có thiết kế đẹp, hiện đại và nhiều chức năng với bộ cục giống với hầu hết các ứng dụng email trên máy tính để bàn khác mà bạn đã sử dụng trước đây. Phiên bản miễn phí có tất cả các tính năng cơ bản:

• Không giới hạn số lượng tài khoản email.
• Thư mục và bộ lọc giúp tổ chức email linh hoạt.
• Định dạng xuất và nhập: XML, CSV, iCal, vCard, v.v…
• Đồng bộ hóa với Android và iOS.

Phiên bản nâng cấp có thêm các tính năng:

• Gói đồng bộ hóa: Google, Outlook, iCloud, v.v..
• Mã hóa AES 256 bit để bảo mật và riêng tư.
• Bản sao lưu nâng cao để không bao giờ mất dữ liệu.
• Chủ đề nhóm email liên quan vào cuộc hội thoại.
• Mẫu email chuyên nghiệp và tùy chỉnh.

Ngoài email, EssentialPIM còn có các tính năng Lịch, Công việc, Ghi chú, Danh bạ và Mật khẩu. Với 2 USD mỗi tháng hoặc 20 USD mỗi năm, bạn có thể nhận được gói EssentialPIM Cloud lưu trữ và đồng bộ hóa tất cả các tính năng không phải email ở trên. Nó được mã hóa an toàn, hoạt động như một bản sao lưu và cho phép bạn truy cập dữ liệu của mình từ bất cứ đâu chỉ bằng trình duyệt web.

Một lưu ý cuối cùng, EssentialPIM có một phiên bản portable, có thể tải lên một ổ USB flash hoặc ổ cứng ngoài và sử dụng trên bất kỳ máy tính nào, thích hợp cho sinh viên và những người đi du lịch thường xuyên.

• Những ứng dụng Portable dành cho PC tốt nhất mọi thời đại (Phần 1)

Download: EssentialPIM

9. Gmail

Gmail không phải là ứng dụng email dành cho máy tính để bàn. Mặc dù về mặt kỹ thuật điều này là đúng, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên khi biết rằng Gmail có thể sử dụng trong chế độ “Desktop mode” với một vài thủ thuật đơn giản. Thực thế, khi sử dụng ở chế độ này bạn sẽ cảm thấy Gmail tốt hơn hầu hết các giải pháp dựa trên máy tính để bàn khác (ngoại trừ môi trường doanh nghiệp phức tạp).

Sự thật là, Gmail có thể được thiết lập để tái tạo nhiều tính năng và chức năng của ứng dụng dành máy tính để bàn. Ví dụ:

• Tạo phím tắt trên màn hình và chạy trong cửa sổ riêng của nó.
• Tự động liên kết và mở các liên kết email.
• Chuyển đổi giữa nhiều tài khoản email.
• Truy cập và đọc email ngay cả khi ngoại tuyến.
• Sắp xếp email bằng cách sử dụng nhãn và bộ lọc.
• Điều hướng bằng phím tắt.

Nếu muốn sử dụng Gmail như ứng dụng dành cho desktop bạn có thể tham khảo bài viết 7 bước đơn giản biến Gmail thành ứng dụng trên desktop. Quá trình thực hiện rất đơn giản, chỉ mất vài phút.

Và với tư cách là người dùng Google, Gmail giúp dễ dàng tích hợp với các ứng dụng web năng suất khác của Google, bao gồm Google Calendar, Google Keep, bộ Google Docs.

Xem thêm:

• Những ứng dụng email tốt và tiện dụng trên iOS
• 10 chương trình Email miễn phí cho Windows 2018
• 8 dịch vụ email bảo mật tốt nhất đảm bảo sự riêng tư của bạn